Hướng dẫn thao tác trên phần mềm dành cho Ban Quản Lý

Building Care là giải pháp số hóa quản lý vận hành tòa nhà do S-TECH phát triển, hỗ trợ Ban quản lý tổ chức dữ liệu, theo dõi công việc và quản lý các nghiệp vụ vận hành trên hệ thống.

Tài liệu này cung cấp thông tin tổng quan về cách sử dụng Building Care dành cho Ban quản lý, giúp các bộ phận nắm được vai trò của mình, hiểu phạm vi các nghiệp vụ có thể thực hiện và phối hợp thống nhất trong quá trình vận hành tòa nhà.

1. Tổng quan về hệ thống Building Care

Building Care hỗ trợ Ban quản lý số hóa các nghiệp vụ vận hành tòa nhà thông qua các nền tảng dành cho nhân sự quản lý và cư dân.

  • Web Admin: Nền tảng quản lý dành cho Ban quản lý, hỗ trợ theo dõi dữ liệu và thực hiện các nghiệp vụ theo quyền được cấp.
  • App Admin: Ứng dụng dành cho nhân sự Ban quản lý, hỗ trợ sử dụng các chức năng phục vụ công việc theo phạm vi phân quyền.
  • App cư dân: Ứng dụng dành cho cư dân, hỗ trợ tiếp nhận thông báo, tương tác với Ban quản lý và sử dụng các tiện ích được triển khai tại tòa nhà.

NỀN TẢNG QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ BUILDING CARE

Các chức năng cụ thể phụ thuộc vào phạm vi triển khai và cấu hình thực tế của từng dự án.

2. Bắt đầu sử dụng Building Care

Sau buổi đào tạo và hướng dẫn sử dụng Building Care cho các bộ phận trong Ban quản lý tòa nhà, người được giao phụ trách quản trị hệ thống (Admin) đã được hướng dẫn cách quản lý tài khoản và phân quyền sử dụng cho từng nhân sự theo vai trò, nhiệm vụ được giao.

Để đảm bảo quá trình sử dụng phần mềm thống nhất và hiệu quả, Ban quản lý cần lưu ý:

  • Quản lý tài khoản và phân quyền: Admin quản lý tài khoản người dùng, thiết lập quyền truy cập phù hợp với chức năng và phạm vi công việc của từng nhân sự.
  • Cập nhật thông tin trên hệ thống: Các bộ phận chủ động cập nhật dữ liệu, tiến độ và kết quả xử lý công việc theo nghiệp vụ phụ trách, đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác.
  • Thực hiện theo quy trình thống nhất: Nhân sự sử dụng các chức năng đã được hướng dẫn, phối hợp giữa các bộ phận và cập nhật thông tin theo quy trình vận hành của tòa nhà.
  • Tiếp nhận hỗ trợ khi cần thiết: Khi phát sinh vướng mắc trong quá trình sử dụng, nhân sự liên hệ Admin hoặc đầu mối hỗ trợ Building Care để được hướng dẫn.

3. Hướng dẫn sử dụng theo nghiệp vụ

Building Care hỗ trợ Ban quản lý tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ vận hành tòa nhà trên hệ thống. Tùy theo vai trò và phạm vi công việc, nhân sự có thể tham khảo các nhóm nghiệp vụ sau:

  • Quản lý dữ liệu: Quản lý thông tin tòa nhà, khối nhà, tầng, căn hộ, mặt bằng, cư dân, khách thuê và các danh mục dữ liệu phục vụ hoạt động vận hành.
  • Quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự, thông tin bộ phận, chức vụ, tài khoản người dùng và phân quyền truy cập theo vai trò, nhiệm vụ được giao.
  • Quản lý công việc: Tiếp nhận và phân công công việc, theo dõi tiến độ thực hiện, cập nhật trạng thái, ghi nhận kết quả xử lý và kiểm soát các công việc đang thực hiện hoặc quá hạn.
  • Quản lý tài sản và kho: Quản lý danh mục tài sản, thiết bị, vật tư; theo dõi thông tin nhập kho, xuất kho, tồn kho và tình hình sử dụng vật tư phục vụ vận hành tòa nhà.
  • Kỹ thuật, bảo trì và bảo dưỡng: Quản lý thông tin thiết bị kỹ thuật, theo dõi kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, ghi nhận sự cố, quá trình xử lý và lịch sử bảo trì thiết bị.
  • Kế toán tài chính: Quản lý các khoản phí dịch vụ, thông tin thu phí, công nợ, thanh toán và các nghiệp vụ thu chi liên quan đến hoạt động vận hành theo phạm vi chức năng được triển khai.
  • Tương tác cư dân: Quản lý thông báo, tiếp nhận ý kiến và phản ánh của cư dân, theo dõi yêu cầu hỗ trợ, trao đổi thông tin và cập nhật tình trạng xử lý.
  • Giám sát bãi xe: Quản lý thông tin phương tiện, đăng ký phương tiện, thông tin thẻ xe và các nghiệp vụ kiểm soát hoạt động bãi xe theo hệ thống được triển khai.

Tùy theo nhu cầu quản lý và phạm vi chức năng được triển khai tại từng tòa nhà, Ban quản lý có thể lựa chọn nhóm nghiệp vụ phù hợp để tra cứu và áp dụng vào công việc thực tế.

4. Một số lưu ý khi sử dụng Building Care trong công tác vận hành

Để dữ liệu trên hệ thống được duy trì nhất quán và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quản lý, Ban quản lý cần thống nhất một số nguyên tắc sử dụng:

  • Đúng tài khoản, đúng quyền hạn: Mỗi nhân sự sử dụng tài khoản được cấp và thực hiện nghiệp vụ trong phạm vi được phân quyền.
  • Đầy đủ và chính xác: Thông tin cần được cập nhật kịp thời, hạn chế sai lệch giữa dữ liệu trên hệ thống và tình hình thực tế.
  • Rõ trách nhiệm xử lý: Mỗi công việc cần có bộ phận hoặc nhân sự phụ trách, cùng với việc cập nhật tiến độ và kết quả thực hiện.
  • Phối hợp trên hệ thống: Các bộ phận chủ động cập nhật thông tin liên quan để hỗ trợ việc theo dõi, kiểm tra và phối hợp công việc.
  • Đảm bảo an toàn thông tin: Tuân thủ quy định về quản lý tài khoản, phân quyền và bảo mật dữ liệu trong quá trình sử dụng.

Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm quản lý tài khoản người dùng, kiểm soát việc phân quyền và phối hợp với các bộ phận để đảm bảo phần mềm được sử dụng đúng mục đích, đúng phạm vi công việc. Đồng thời, cần thường xuyên rà soát thông tin, duy trì việc cập nhật dữ liệu và kịp thời điều chỉnh quyền truy cập khi có thay đổi về nhân sự hoặc nhiệm vụ được giao.

Việc tuân thủ các nguyên tắc trên giúp duy trì tính nhất quán của dữ liệu, nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận và hỗ trợ Ban quản lý kiểm soát hoạt động vận hành trên Building Care.

5. Câu hỏi thường gặp

  1. Ai phụ trách quản lý tài khoản và phân quyền trên Building Care?

Người được giao vai trò Admin tại dự án, có thể là Giám đốc dự án, Trưởng ban, Phó ban quản lý hoặc nhân sự được ủy quyền, chịu trách nhiệm quản lý tài khoản và phân quyền người dùng theo vai trò, nhiệm vụ và phạm vi công việc được giao.

  1. Tại sao một số nhân sự không truy cập được chức năng cần sử dụng?

Khả năng truy cập phụ thuộc vào tài khoản, quyền được phân công và phạm vi chức năng triển khai tại dự án. Khi không thể truy cập chức năng cần thiết, nhân sự liên hệ Admin dự án để kiểm tra và điều chỉnh quyền truy cập nếu phù hợp.

  1. Tôi cần làm gì khi gặp vướng mắc trong quá trình sử dụng phần mềm?

Nhân sự có thể liên hệ Admin dự án để được hướng dẫn trong phạm vi quản trị nội bộ. Đối với các vấn đề liên quan đến chức năng hoặc kỹ thuật của hệ thống, Admin hoặc người phụ trách dự án liên hệ đội ngũ Support Building Care để được hỗ trợ.

  1. Liên hệ ở đâu khi cần hỗ trợ sử dụng Building Care?

Nhân sự, Admin hoặc người phụ trách dự án liên hệ đội ngũ Support Building Care để được hỗ trợ nghiệp vụ và hướng dẫn xử lý các vấn đề phát sinh. Khi gửi yêu cầu, nên cung cấp mô tả vấn đề, nghiệp vụ liên quan và hình ảnh minh họa (nếu có) để thuận tiện cho quá trình kiểm tra và hỗ trợ.