Quản lý vận hành toà nhà – Chìa khoá “vàng” trong việc nắm giữ lòng tin khách hàng

Trong thời gian gần đây, quản lý vận hành toà nhà vẫn luôn là chủ đề nhận được nhiều sự quan tâm của các chủ đầu tư. Sau đây, Building Care sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu lý do tại sao quản lý vận hành toà nhà lại có vai trò quan trọng như vậy nhé!

1. Mục đích, tầm quan trọng của quản lý vận hành toà nhà

1.1. Quản lý vận hành toà nhà là gì?

Quản lý vận hành toà nhà là một lĩnh vực kinh doanh quản lý vận hành đảm bảo mọi hoạt động trong tòa nhà luôn vận hành một cách trơn chu và hiệu quả như:  đảm bảo an ninh, bảo trì bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, vệ sinh tòa nhà, PCCC,…giúp kiến tạo một môi trường sống lành mạnh, an toàn bên trong tòa nhà.

​

Quản lý vận hành toà nhà

1.2. Mục đích chính của việc quản lý vận hành toà nhà là:

Bằng cách vận hành tòa nhà một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, giúp tỷ lệ khách hàng thuê – mua căn hộ trong tòa nhà tăng lên nhanh chóng. Bên cạnh đó, quản lý vận hành toà nhà còn có những mục đích khác như:

• Đảm bảo anh ninh cho dân cư và toà nhà

Cung cấp một môi trường sống an toàn và lành mạnh của toàn bộ cư dân sống và làm việc trong toà nhà là một trong những nhiệm vụ hàng đầu và cấp thiết nhất trong quản lý vận hành toà nhà.

Bộ phần an ninh sẽ chịu trách nhiệm xây dựng các biện pháp kiểm soát an ninh tòa nhà. Bao gồm cả bảo vệ tài sản, quản lý hàng hóa ra vào, kiểm soát khách ra vào tòa nhà, xử lý các sự cố an ninh. Ngoài ra, trong tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn ra thì đây chính là những người tiên phong trong việc phòng chống, bảo đảm sự an toàn của dân cư.

• Giảm thiểu rủi ro trong các tình huống như: 

Nguy cơ hỏng hóc hệ thống của máy móc thiết bị là vấn đề luôn cần được kiểm tra thường xuyên. Chúng tôi muốn bạn hài lòng với việc kiểm tra và bảo trì càng sớm càng tốt. Mục đích của việc bảo trì là sớm giải quyết các vấn đề và mang đến sự hài lòng của người dân. 

• Nâng tầm giá trị của toà nhà 

Nếu quy trình quản lý vận hành toà nhà chuyên nghiệp và hiệu quả thì giá trị tòa nhà sẽ không ngừng được nâng lên. Không chỉ gia tăng giá trị từng sản phẩm bất động sản mà còn mang lại giá trị niềm tin của khách hàng cho chủ đầu tư. Đây cũng chính là yếu tố giúp “giữ chân” khách hàng của bạn.

2. Quy trình vận hành toà nhà diễn ra như thế nào?

Mỗi một quy trình vận hành toà nhà, từ đảm bảo an ninh, quản lý vệ sinh đến khâu giám sát vận hành kỹ thuật,… đều cần được thực hiện đồng bộ từng bước một.

2.1. Quy trình triển khai và thực hiện công tác đảm bảo an ninh

Quy trình thực hiện được tiến hành như sau:

• Khảo sát từ chi tiết đến tổng thể tòa nhà kết hợp khảo sát an ninh khu vực. Tiếp theo, xem xét và lên kế hoạch thực hiện cụ thể cho các hoạt động bảo vệ tòa nhà, lập phương án giám sát tất cả các lối ra vào tòa nhà.
• Đánh giá tình hình và thực trạng an ninh bên trong tòa nhà.
• Đề xuất các phương án bảo vệ và bố trí nhân sự.
• Lên kế hoạch triển khai công việc cụ thể ở từng chốt bảo vệ.
• Xây dựng thêm một kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố.

2.2. Quy trình quản lý vệ sinh toà nhà

Công tác vệ sinh tòa nhà cần được duy trì tiến hành thường xuyên hàng ngày, hàng giờ, bởi nơi đây thường xuyên có nhiều người lui tới. Trước khi triển khai dịch vụ, bạn cần phải hoàn thành các tác vụ sau:

• Khảo sát, đánh giá thực tế từng hạng mục, vị trí của tòa nhà và toàn bộ diện tích bề mặt của các hạng mục đó.
• Đánh giá tình trạng vệ sinh thực tế của tòa nhà và lập kế hoạch vệ sinh cho từng hạng mục cụ thể.
• Cho triển khai thực hiện công tác vệ sinh ở từng hạng mục.
• Xây dựng thêm các phương án hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo tính đồng nhất và hiệu quả công việc.

2.3. Quy trình giám sát và vận hành kỹ thuật.

Quy trình thực hiện phương án như sau:

• Khảo sát đánh giá toàn bộ hệ thống trang thiết bị tòa nhà nhằm góp phần phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
• Đánh giá tình trạng của từng thiết bị và toàn bộ hệ thống, tìm cách khắc phục các sự cố hiện có.
• Đưa ra phương án vận hành cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật của tòa mà vẫn đảm bảo an ninh tối đa.
• Lên các phương án giải quyết trong trường hợp hệ thống thiết bị kỹ thuật gặp sự cố.

2.4. Quy trình thực hiện quản lý tài chính

Dưới đây là chi tiết của quá trình này: 

• Xây dựng và triển khai thực hiện quy trình thu chi quỹ.
• Xây dựng quy trình báo cáo kế hoạch thu chi thường xuyên và định kỳ.
• Có phương án, kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận khác để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

2.5. Quy trình thực hiện công tác quản lý hành chính

Việc thực hiện các thủ tục hành chính như sau: 

• Xây dựng các quy trình chuẩn chỉnh trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, tài liệu, văn bản
• Xây dựng quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến của khách hàng.
• Xây dựng quy trình thực hiện báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
• Có phương án kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác kiểm soát, quản lý tài chính.

2.6. Quy trình quản lý khách hàng

Lượng khách hàng rất lớn và đa dạng của các tòa nhà hiện nay đòi hỏi ban quản lý xây dựng một quy trình quản lý khách hàng phù hợp để việc quản lý và kiểm soát khách hàng được hiệu quả hơn. Quy trình quản lý khách hàng cụ thể như sau:

• Lập danh sách khách hàng cần quản lý, xoá bỏ những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ và bổ sung thêm những khách hàng mới.
• Luôn tiếp nhận và lắng nghe ý kiến đóng góp đồng thời giải quyết tất cả mọi thắc mắc của khách hàng.
• Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi đến làm việc, thăm hỏi tại tòa nhà.
• Lên phương án kế hoạch phối hợp với bộ phận bảo vệ để đảm bảo công tác an ninh, trật tự tại tòa nhà.

2.7. Quy trình thực hiện công tác nhân sự

Để hoạt động vận hành tòa nhà đạt được sự chuyên nghiệp và chất lượng cao, nhân sự phải được đào tạo bài bản và đầy đủ. Vì thế, cần có các giải pháp về quản lý, kế hoạch đào tạo nhân sự để đáp ứng tốt các yêu cầu công việc. Quy trình cụ thể như sau:

• Xây dựng kế hoạch, phương án tuyển dụng và đào tạo nhân sự nhằm đáp ứng cho nhu cầu của tòa nhà.
• Thiết lập hệ thống quản lý, và phân phối hợp lý nguồn nhân sự phù hợp cho từng bộ phận.
• Lên kế hoạch phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để thực hiện công việc hiệu quả hơn.

Tham khảo: >> Các công ty quản lý tòa nhà tại Hà Nội

Lời kết

Hoạt động vận hành toà nhà đóng góp đáng kể vào sự an toàn, bảo trì các giá trị của toà nhà. Qua bài viết trên, Builiding Care hy vọng rằng giúp các bạn hiểu hơn phần nào về vận hành quản lý toà nhà. Đừng quên đón đọc phần tiếp theo trong các vận hành quản lý toà nhà nhé!

Nguồn: https://buildingcare.biz