Hiện nay, khu chung cư là một khu nhà tập thể các nhà ở chứa một lượng lớn cộng đồng dân cư đông đúc. Do đó, ban quản lý nhà chung cư đã được thành lập để quản lý và tổ chức các hoạt động để đảm bảo an ninh trật tự cho khu dân cư. Ban quản lý nhà chung cư đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc điều hành tình hình của toàn bộ tòa nhà. Sau đây, Building Care sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cơ cấu vận hành cũng như trách nhiệm của Ban quản lý tòa nhà theo quy định của pháp luật.
Nội dung chính
1. Mô hình phổ biến của ban quản lý nhà chung cư
Ban quản lý nhà chung cư là tổ chức đại diện cho các chủ sở hữu nhà chung cư. Quản lý và vận hành nhà chung cư theo quy định về Luật Nhà ở của Việt Nam hiện nay.
Theo khoản 2 Điều 103 Luật Nhà ở 2014 có quy định rằng: Ban quản lý nhà chung cư có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng. Tổ chức này hoạt động theo mô hình ban kiểm soát công ty cổ phần hoặc mô hình chủ nhiệm hợp tác xã.
1.1. Chủ đầu tư tự quản lý
Theo quy định, trước khi bàn giao căn hộ cho khách hàng, chủ đầu tư sẽ thành lập tổ quản lý và vận hành chung cư một mình. Nguyên nhân của việc hình thành mô hình này nằm ở chỗ, nhà đầu tư là chủ thể xây dựng và thiết kế. Do đó, chủ đầu tư có mối quan hệ chặt chẽ hơn với tòa nhà và khách hàng so với các bộ phận quản lý khác.
Quản lý theo mô hình này sẽ có những ưu điểm lớn sau đây:
- Thứ nhất, chủ nhà đầu tư có thể tiết kiệm một khoản chi phí kha khá cho việc quản lý và vận hành chung cư.
- Thứ hai, có thể tự mình kiểm soát và quản lý được tình trạng hoạt động của chung cư
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi thế cũng xuất hiện một số điểm hạn chế theo mô hình quản lý này:
- Có nguy cơ phát sinh mâu thuẫn lợi ích giữa dân cư và chủ thầu.
- Chủ đầu tư sẽ phải tự xử lý nhiều công việc liên quan đến quản lý vận hành chung cư do đó có thể làm gián đoạn xử lý các vấn đề phát sinh đột xuất, cũng như có thể bỏ xót một số việc cần giải quyết ngay lập tức.
1.2. Chủ đầu tư tự quản lý đồng thời thuê bên thứ ba hỗ trợ
Mô hình này được áp dụng cho các nhà đầu tư có chuyên môn trong các lĩnh vực như môi trường, bảo vệ và vệ sinh. Đồng thời, các chủ đầu tư này sẽ thuê thêm một đơn vị quản lý chung cư, nhà cao tầng chuyên nghiệp để hỗ trợ hoạt động của các khu vực khác mà họ không có khả năng chuyên môn.
Ưu điểm của mô hình này có thể kể đến là:
- Các nhà đầu tư không cần phải tự xử lý quá nhiều công việc cùng một lúc.
- Đơn vị dịch vụ quản lý chuyên ngành hỗ trợ nhà đầu tư trong những lĩnh vực mà họ không chuyên sâu.
- Tiết kiệm đáng kể thời gian trong các hoạt động hành chính và tác nghiệp
- Tất cả các khâu quản lý chung cư đều được thực hiện bằng phần mềm thông minh đảm bảo hiệu quả và nhịp nhàng.
Bên cạnh đó, mô hình này cũng sẽ có một số điểm hạn chế như sau:
- Mô hình quản lý kết hợp chủ đầu tư – bên thứ ba chỉ phù hợp với những căn hộ có diện tích vừa phải, không áp dụng cho những chung cư có nhiều căn hộ lớn.
- Không phù hợp với những nhà đầu tư sở hữu nhiều căn hộ hoặc bất động sản.
1.3. Ban quản trị tòa chung cư tự quản lý
Hội đồng quản lý chung cư là một đơn vị được hình thành bởi lá phiếu của những cư dân sống trong tòa nhà. Do đó, các cư dân sẽ tổ chức một cuộc họp chung cư để bầu ra một ban quản trị thực hiện việc quản lý và vận hành tòa nhà. Tổ chức này giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí vận hành và bảo trì chung cư.
Tuy nhiên, Ban điều hành này không có tư cách pháp nhân và hoạt động hành chính của Ban điều hành bị hạn chế trong một số thủ tục tố tụng. Vì vậy, dù muốn tham gia ký kết dịch vụ cũng phải thông qua nhà đầu tư. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu chuyên nghiệp và trì trệ trong vận hành và quản lý nhà ở.
Tham khảo:>> Ban quản trị nhà chung cư được thành lập khi nào?
1.4. Thuê đội ngũ quản lý chung cư chuyên nghiệp
Khi triển khai mô hình này, ban quản trị sẽ thuê công ty quản lý chung cư chuyên nghiệp. Ngoài ra, các thiết bị cho thuê yêu cầu phải có giấy phép hoạt động hợp pháp. Ngoài ra, đơn vị phải đảm bảo các hoạt động đời sống của người dân diễn ra bình thường, có chất lượng tốt, không có xung đột lợi ích.
Thuê đơn vị vận hành chuyên nghiệp đang là giải pháp quản lý chung cư phổ biến hiện nay nhờ sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự cùng với quy trình vận hành hiện đại, rõ ràng. Hơn nữa, việc áp dụng mô hình này mang lại sự thống nhất và minh bạch cho các hoạt động và tổ chức của căn hộ.
2. Trách nhiệm công việc của ban quản lý nhà chung cư
- Trực tiếp quản lý nhà điều hành, giám sát hoạt động của nhân viên để đảm bảo tiến độ công việc diễn ra suôn sẻ, tránh những thiệt hại không đáng có.
- Kiểm tra, giám sát thường xuyên, liên tục các hoạt động, hệ thống vận hành của khu chung cư, bao gồm thang máy, hệ thống PCCC, hệ thống cấp thoát nước, máy phát điện dự phòng, môi trường, thiết bị vệ sinh, camera, giám sát an ninh…. Nếu hệ thống vận hành chung cư bị hư hỏng thì phải tìm một kế hoạch sửa chữa sớm.
- Hội đồng quản lý nhà ở có thể sử dụng các dịch vụ trong tòa nhà để tăng doanh thu, chia sẻ lợi nhuận với người quản lý tòa nhà và sử dụng công quỹ vì lợi ích của cư dân chung cư.
- Có trách nhiệm bồi thường cho chủ đầu tư hoặc người ở trong căn hộ trong trường hợp bị thiệt hại về tài chính và sức khỏe.
3. Quy trình vận hành của ban quản lý nhà chung cư như thế nào?
3.1. Bộ phận quản lý dịch vụ trong khu chung cư
- Để mang đến cho cư dân một môi trường sống hoàn hảo và tiện nghi, ban quản lý cần chú trọng đến các dịch vụ như an ninh, bảo vệ, kỹ thuật và bảo trì cảnh quan.
- Các dịch vụ này đóng vai trò quan trọng sử dụng đầy đủ các tiện ích và hiện thực hóa một môi trường sống thoải mái.
3.2. Bộ phận quản lý tài chính của khu chung cư
- Phí dịch vụ vệ sinh, an ninh, cảnh quan, rác thải… là những yếu tố cần thiết để các hoạt động trong quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Ban quản lý nên lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm gửi chủ đầu tư để hướng dẫn và tối ưu hóa hoạt động chung cư.
- Ngoài ra, ban quản lý cũng có thẩm quyền thu tiền thuê và các quỹ chung đối với căn hộ và nhà chung cư, với điều kiện chủ đầu tư ủy quyền và phê duyệt công việc một cách rõ ràng và minh bạch.
3.3. Bộ phận quản trị nhân sự
Phải có nhiều người tham gia quản lý, vận hành nhà chung cư. Vì vậy, hội đồng quản trị cần chuẩn bị một kế hoạch quản lý nhân sự chi tiết và cụ thể:
- Tổ chức đào tạo liên tục các nhân viên theo từng bộ phận
- Phân công nhân sự làm việc tại tòa nhà hợp lý
- Quản lý chấm công, theo dõi thời gian làm việc của từng nhân sự
- Cải thiện kỹ năng của nhân viên hàng năm
- Thực hiện các cuộc phỏng vấn đánh giá ít nhất hai lần một năm
- Hướng dẫn nhân viên tuân thủ các chính sách của công ty
- Xây dựng và cập nhật kế hoạch khẩn cấp cho các quy trình sơ tán và hỗ trợ sơ tán khẩn cấp.
3.4. Bộ phận kiểm soát khách hàng ra vào khu chung cư
Nhiều người chuyển đến cho thuê và căn hộ mỗi ngày, vì vậy:
- Ban quản lý phải quản lý và giám sát chặt chẽ các hoạt động như: an ninh, vệ sinh, kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho căn hộ và cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể cho khách hàng.
- Ngoài ra, người quản lý có trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh từ cư dân và khách thuê.
- Xây dựng, phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và cư dân.
- Tham mưu cho ban lãnh đạo các giải pháp nâng cao chất lượng công nghệ tòa nhà.
- Trả lời khiếu nại và tham vấn từ cư dân
- Lên lịch bảo trì tòa nhà thường xuyên và các dịch vụ an ninh
3.5. Bộ phận giám sát vận hành chung cư
- Giám sát của tất cả mọi người và nhà thầu
- Hoạt động của các bộ phận tuân theo quy trình / tiêu chuẩn của công ty.
- Đảm bảo rằng tất cả các công việc vận hành và bảo trì được thực hiện theo đúng yêu cầu.
- Thường xuyên kiểm tra các tòa nhà để tìm các dấu hiệu hư hỏng hoặc hao mòn.
4. Chuyển đổi số trong công tác quản lý vận hành tòa nhà
Với việc ứng dụng công nghệ 4.0 vào công tác và vận hành quản lý tòa nhà đang được nhiều Chủ đầu tư, Ban quản lý áp dụng nhằm tối ưu công việc, tăng hiệu suất làm việc hướng tới vận hành tòa nhà một cách hiệu quả. Được ra mắt bởi Công ty TNHH Công Nghệ S-TECH, Building Care hiện đang là một trong số các phần mềm quản lý tòa nhà đáp ứng đầy đủ các nhu cầu vận hành tốt nhất thị trường hiện nay.
Phần mềm quản lý vận hành tòa nhà Building Care là nền tảng chuyển đổi số toàn diện trong lĩnh vực quản lý tòa nhà. Với những tiện ích, tính năng thiết thực, từ việc quản lý thông báo, phàn hồi ý kiến của cư dân, cho đến theo dõi công việc, tính toán công nợ và kết nối cộng đồng cư dân,…
Ứng dụng Building Care là sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại và sự tận tâm của đội ngũ chuyên gia hàng đầu, mang đến một giải pháp quản lý và vận hành tòa nhà một cách toàn diện.
- Tích hợp trên 2 nền tảng Web và App Admin.
- Cư dân kết nối, tương tác thông qua App cư dân.
Ứng dụng công nghệ vào trong công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ giúp Ban quản lý tòa nhà không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đem đến cơ hội trải nghiệm toàn bộ 20+ tính năng và được support phần mềm trong thời gian xuyên suốt. Đừng bỏ lỡ cơ hội này, hãy liên hệ với Building Care ngay hôm nay để biết thêm thông tin chi tiết và được demo phần mềm miễn phí.
Mọi thông tin liên quan tới phần mềm, quý khách hàng có thể liên hệ số Hotline: 094.836.9191 để được tư vấn tốt nhất về phần mềm hoặc có thể liên hệ với thông tin:
Công ty TNHH Công Nghệ S-TECH
Địa chỉ: Tầng 18, Center Building, 85 Vũ Trọng Phụng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội
Hotline: 094.836.9191
Website phần mềm: https://buildingcare.biz
Mail: [email protected]
Lời kết
Hiện nay, đang có những ý kiến phản đối, khiếu kiện ở nhiều nơi về phương thức quản lý nhà chung cư. Vì vậy, Building Care đã có những chia sẻ trong bài viết trên về trách nhiệm và cách thức vận hành của ban quản lý nhà chung cư như thế nào, mọi người có thể tham khảo nhé.
Nguồn: Buildingcare.biz
