Quy mô và thiết kế các tòa nhà chung cư hiện nay ngày càng lớn. Việc quản lý vận hành chính vì thế cũng khó khăn hơn cho ban quản lý tòa nhà nếu muốn duy trì tòa nhà hoạt động ổn định và hiệu quả. Vì vậy, để tòa nhà hoạt động hiệu quả ban quản lý cần kiểm soát chặt chẽ 6 dịch vụ trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà.
Nội dung chính
Quản lý dịch vụ vệ sinh trong tòa nhà
Thắt chặt quản lý dịch vụ vệ sinh trong tòa nhà là yếu tố cần thiết mà ban quản lý quan tâm, bởi vấn đề vệ sinh ảnh hưởng trực tiếp tới bộ mặt của dự án. Vì thế nên quản lý chặt chẽ dịch vụ vệ sinh luôn cần được chú trọng quan tâm hơn cả nhằm đảm bảo nâng cao giá trị dự án tốt nhất.
Ban quản lý có thể thuê đơn vị nhà thầu vệ sinh chuyên nghiệp, hoặc thuê nhân viên vệ sinh cố định cho tòa nhà. Nhưng đi kèm với đó thì ban quản lý cần phải có cách thức kiểm soát và quản lý vệ sinh tòa nhà chặt chẽ, sắp xếp hợp lý nhằm đảm bảo dọn dẹp vệ sinh được toàn bộ các khu vực trong tòa nhà, cam kết giữ gìn vệ sinh tòa nhà hàng ngày.
2 – Quản lý tài chính tòa nhà trên phần mềm
Làm sao để quản lý tài chính tòa nhà công khai, minh bạch vẫn luôn là vấn đề cần quan tâm hàng đầu của ban quản lý tòa nhà. Nhất là những khoản chi phí vận hành tòa nhà để duy trì hoạt động hàng tháng, phí dịch vụ của cư dân như chi phí điện, nước, hay chi phí thuê vệ sinh, bảo vệ, chăm sóc cây xanh,….
Tất cả các khoản chi phí trong tòa nhà luôn cần phải đảm bảo minh bạch, công khai các khoản thu – chi với cư dân và khách hàng. Đồng thời tài chính tòa nhà cũng cần có báo cáo rõ ràng tới ban quản trị, chủ đầu tư. Điều này đòi hỏi ban quản lý tòa nhà cần phải có giải pháp quản lý tài chính chặt chẽ.
3 – Quản lý dịch vụ an ninh tại tòa nhà
Quản lý dịch vụ an ninh cho tòa nhà cũng là vấn đề trọng điểm cần ban quản lý quan tâm. Trong đó ban quản lý tòa nhà cần phải nắm bắt được lượng người ra – vào tòa nhà, có hệ thống quản lý bãi đỗ xe nghiêm ngặt. Thắt chặt quản lý an ninh tòa nhà sẽ giúp ban quản lý giảm thiểu mâu thuẫn trong tòa nhà. Việc ứng dụng hệ thống camera giám sát cùng các kỹ thuật quản lý trên phần mềm để quản lý an ninh tòa nhà chính là giải pháp cần thiết giúp ban quản lý đảm bảo an toàn tuyệt đối cho cư dân cùng khách hàng.
4 – Quản lý vận hành, bảo trì kỹ thuật tòa nhà
Quản lý vận hành và bảo trì kỹ thuật tòa nhà là công việc mà ban quản lý cần phải thực hiện thường xuyên. Việc sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà Building Care chính là phương án quản lý vận hành, bảo trì tối ưu nhất cho ban quản lý.
Với Building Care, ban quản lý có thể kiểm soát chặt chẽ quá trình vận hành, thực trạng bảo trì và lên kế hoạch bảo trì toàn diện cho hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà. Tính năng này giúp ban quản lý đảm bảo vận hành các thiết bị kỹ thuật chính xác và hiệu quả, quy trình bảo trì hệ thống kỹ thuật cũng được thực hiện trơn tru và xử lý kịp thời khi có sự cố hư hại.
Ngoài ra, ban quản lý dễ dàng lên kế hoạch bảo trì, kiểm soát quá trình vận hành và thường xuyên kiểm tra, giám sát được hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà. Quá trình sửa chữa và bảo trì cơ sở vật chất cũng sẽ được quản lý chặt chẽ trên phần mềm.
5 – Quản lý hợp đồng tòa nhà
Quản lý hợp đồng với các đơn vị nhà thầu, người thuê mặt bằng là một phần trong quản lý dịch vụ tòa nhà. Ban quản lý khi quản lý hợp đồng cần phải quản lý chặt chẽ các quy trình ký hợp đồng, thực thi hợp đồng với các nhà thầu làm vệ sinh, an ninh, xử lý côn trùng,…. Cho tới hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng thuê nhân sự cùng các loại hình hợp đồng dịch vụ khác.
Việc sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Building Care để quản lý hợp đồng sẽ giúp ban quản lý giám sát và đảm bảo chất lượng dịch vụ chặt chẽ, kiểm soát chi tiết hợp đồng thuê mặt bằng và có thể quản lý quy trình thanh lý hợp đồng đúng đắn khi hết hợp đồng.
6 – Quản lý hành chính, nhân sự
Quản lý hành chính, nhân sự là công việc cần xử lý các tài liệu hành chính, tổng kết báo cáo và các văn bản khác liên quan tới tòa nhà. Công việc quản lý hành chính nhân sự thường khá rườm rà và phức tạp, cần có quy trình quản lý khoa học.
