Ban quản trị có phải đăng ký mã số thuế hay không?

Từ trước đến nay, trong hoạt động của ban quản trị nhà chung cư có rất nhiều phát sinh vướng mắc liên quan đến vấn đề thuế. Bài viết sau đây xin được hệ thống lại một số nội dung cơ bản để các ban quản trị có thể vận dụng, cụ thể như sau:

1.Ban quản trị có phải đăng ký mã số thuế hay không?

Theo Luật nhà ở: “Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được tổ chức và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc mô hình Ban chủ nhiệm của hợp tác xã, có tư cách pháp nhân, có con dấu…” nhưng “khi bầu, bãi miễn thành viên Ban quản trị nhà chung cư, các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư không phải thành lập công ty cổ phần hoặc thành lập hợp tác xã…”. Nên có thể hiểu là một “pháp nhân phi thương mại” dạng tổ chức xã hội (theo điều 76 Bộ luật dân sự).

Nếu không thành lập công ty cổ phần hoặc hợp tác xã, thì không phải đăng ký mã số thuế, hơn nữa trong hệ thống pháp luật liên quan cũng không có quy định ban quản trị phải đăng ký mã số thuế, nên không nhất thiết phải đăng ký mã số thuế.

Nếu đăng ký mã số thuế, các tài khoản ngân hàng khác do ban quản trị làm chủ tài khoản (các tài khoản tiền gửi quỹ bảo trì…), cơ quan thuế vẫn quản lý được và theo dõi việc thu nộp thuế. Cùng với đó là phải chấp hành các chế độ kế toán, báo cáo, quyết toán thuế.., theo quy định của pháp luật. Ban quản trị nếu không có nhân sự đảm nhiệm được sẽ phải đi thuê kế toán thuế, phát sinh thêm chi phí… Ban quản trị nếu không chấp hành đúng sẽ bị phạt truy thu thuế.

Có quan điểm cho rằng, ban quản trị phải đăng ký mã số thuế, vì ban quản trị, như phân tích đầu tiên, có thể được coi là: “Tổ chức được thành lập bởi cơ quan có thẩm quyền không có hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước” (theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định đối tượng đăng ký thuế), nên phải đăng ký mã số thuế. Điều này hợp lý trong trường hợp ban quản trị tự thu, tự chi, giao khoán từng hạng mục cho đơn vị quản lý vận hành.

2.Tiền lãi quỹ bảo trì có phải nộp thuế?

Tiền lãi quỹ bảo trì thực chất là tiền lãi gửi ngân hàng, không phải nộp thuế giá trị gia tăng, nếu là của doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (Theo điều 7 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung theo điều 5 Thông tư 96/2015/TT-BTC), còn cá nhân chưa phải chịu thuế. Mức thuế suất thuế TNDN mới nhất hiện nay được quy định tại điều 11 của TT 78/2014/TT-BTC là 20%. Theo phân tích ở trên, ban quản trị không phải là doanh nghiệp, quỹ bảo trì được hình thành trên đóng góp của các cá nhân của chủ sở hữu, nên có thể hiểu không phải chịu thuế.

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định chi tiết, nên tiền lãi quỹ bảo trì chưa phải nộp thuế. Nếu ban quản trị chưa yên tâm, có thể để số tiền trên vào tài khoản tạm thu, để sau này nếu phải truy thu thì sẽ sử dụng, nếu không sẽ được nhập vào quỹ bảo trì.

Trong thực tế, tại một số tòa nhà tiền lãi trên phải nộp thuế, nếu ban quản trị đăng ký mã số thuế, vấn đề này sẽ làm rõ ở phần sau. Số thuế phải nộp căn cứ vào đăng ký phương pháp kê khai thuế của ban quản trị (theo phương pháp tính trực tiếp hoặc khấu trừ).

3.Phương pháp kê khai nộp thuế (trong trường hợp đăng ký mã số thuế):

Ban quản trị đăng ký một trong hai hình thức kê khai dưới đây (theo Thông tư 219/2013/TT-BTC):

Một là, theo phương pháp tính trực tiếp trên giá trị gia tăng (GTGT) thì các hoạt động dịch vụ như phí quản lý, gửi xe, cho thuê mặt bằng, cho thuê quảng cáo (nếu có)…, tỷ lệ tính GTGT trên doanh thu là 5%, thu tiền nước của cư dân (nếu có) thì tỷ lệ là 5%. Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) kê khai nộp thuế tính theo tỷ lệ % trên doanh thu đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ (phí quản lý, gửi xe, cho thuê mặt bằng, bao gồm cả lãi tiền gửi, lãi tiền cho vay…) thuế suất 5%, nếu có thu tiền nước của cư dân thì nộp thuế TNDN là 1% trên doanh thu. Tuy nhiên, với phương pháp trên thì toàn bộ thuế GTGT của các hóa đơn đầu vào sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.

Hai là, theo phương pháp khấu trừ thì các hoạt động kinh doanh dịch vụ như phí quản lý, gửi xe, cho thuê mặt bằng, quảng cáo…, khai thuế GTGT theo thuế suất 10%, riêng tiền nước thuế suất 5% và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Thuế TNDN sẽ nộp là 20% trên lợi nhuận (doanh thu trừ chi phí).

Ban quản trị cần xem xét doanh thu và chi phí để tính toán, lựa chọn phương pháp kê khai thuế nào là có lợi nhất. Vì việc thu tiền từ hoạt động cho thuê tiện ích, giữ xe sẽ không có hóa đơn đầu vào hay chi phí khấu hao tài sản nên nếu lựa chọn phương pháp nộp thuế khấu trừ thì sẽ ít có chi phí đầu vào có thể dẫn đến nộp thuế TNDN cao và phải mở sổ kế toán, khai thuế như một doanh nghiệp thông thường.

Nếu ban quản trị hoạt động với mô hình tự thu, tự chi, giao khoán từng hạng mục cho đơn vị quản lý vận hành, thì không thể nghĩ rằng hoạt động thu chi này là chuyện nội bộ của chung cư, nên không xuất hóa đơn các khoản thu phí quản lý, gửi xe, tiền nước…, sẽ có thể bị cơ quan thuế kiểm tra, truy thu, phạt thuế GTGT (trường hợp chung cư New Saigon, hay còn gọi là chung cư Hoàng Anh Gia Lai 3- đường Nguyễn Hữu Thọ, Xã Phước Kiển, Huyện Nhà Bè, Thành phố Hồ Chí Minh).

Ban quản trị nên thuê đơn vị dịch vụ kế toán để thực hiện kê khai nộp thuế, lập sổ kế toán, để được tư vấn, giảm được rủi ro truy thu tiền thuế…

Tham khảo:>> Phí dịch vụ quản lý vận hành chung cư: Quy định Cư Dân cần biết!

4.Trách nhiệm của ban quản trị nhà chung cư khi bị truy thu nộp thuế:

Hiện nay pháp luật chỉ quy định chung chung về nghĩa vụ của ban quản trị nhà chung cư, không có quy định ban quản trị phải chịu trách nhiệm khi bị xử phạt hành chính, truy thu nộp thuế.

Hoạt động thu chi của ban quản trị phải tuân thủ Quy chế tài chính được Hội nghị nhà chung cư thông qua, ban quản trị không có tài sản riêng nên khi bị truy thu nộp thuế cũng không có tài sản để chi trả. Phí bảo trì không được sử dụng trong trường hợp này, nếu tòa nhà có kết dư từ vận hành nếu có muốn dùng để đóng thuế cũng phải được Hội nghị nhà chung cư thông qua mới được chi. Nhưng theo luật về quản lý thuế, cơ quan thuế có quyền yêu cầu các ngân hàng đang giữ tiền của ban quản trị phải trích tài khoản để cưỡng chế về thuế nộp ngân sách Nhà nước. Lúc này, phải có người chịu trách nhiệm trước số tiền của toàn thể cư dân giao cho ban quản trị làm đại diện quản lý thu, chi. Nếu ban quản trị làm đúng quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư thì trách nhiệm này thuộc về toàn bộ các chủ sở hữu nhà chung cư.

5.Hoạt động thu chi của ban quản trị nên lựa chọn mô hình nào?

Một là, ban quản trị giao khoán toàn bộ cho đơn vị quản lý vận hành tòa nhà. Đối với trường hợp này, ban quản trị ký hợp đồng giao khoán toàn bộ việc quản lý vận hành nhà chung cư cho đơn vị quản lý theo một mức phí thỏa thuận và đơn vị quản lý phải đáp ứng được các tiêu chí vận hành nhà chung cư do ban quản trị đưa ra. Mô hình này theo đúng tinh thần hướng dẫn trong Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư của Bộ Xây dựng (Văn bản hợp nhất số 05): Ban quản trị chỉ theo dõi tiền gửi ngân hàng, lãi tiền gửi ngân hàng, và chi phí sử dụng quỹ bảo trì. Việc lập hóa đơn, kê khai nộp thuế đối với các hoạt động thu phí quản lý vận hành, cho thuê tiện ích, tiền nước, giữ xe… sẽ thuộc về đơn vị quản lý vận hành.

Nếu đăng ký mã số thuế, hàng quý ban quản trị kê khai tiền thuế lãi ngân hàng (không có thuế GTGT) và chi phí bảo trì tòa nhà. Cuối năm, nếu thu lãi tiền gửi ngân hàng nhiều hơn chi phí bảo trì tòa nhà thì nộp thuế TNDN 20% trên số tiền chênh lệch nếu ban quản trị kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Nếu kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu thì lãi tiền gửi ngân hàng được xem là doanh thu nên không phải nộp thuế GTGT, nhưng phải nộp thuế TNDN 5%.

Hai là, với mô hình tự thu, tự chi, giao khoán từng hạng mục cho đơn vị quản lý vận hành. Các hoạt động thu tiền phí quản lý, gửi xe, nước sinh hoạt, cho thuê tiện ích: hồ bơi, phòng gym, trạm phát sóng viễn thông, bãi xe taxi, cây ATM, phát hành thẻ giữ xe, thẻ ra vào tòa nhà…, là nguồn thu thường ban quản trị nhờ ban quản lý thu hộ. Sau đó ban quản trị sẽ chi thuê khoán cho đơn vị vận hành tất cả hay từng hạng mục: quản lý vận hành, bảo vệ, vệ sinh, cây xanh… Tất cả các hoạt động trên đều có thể coi là hoạt động kinh doanh như một doanh nghiệp thông thường nhằm mục đích sinh lợi, không vì mục tiêu chia lợi nhuận mà có kết dư kinh phí để sửa chữa, cải tạo tòa nhà, tăng thêm tiện ích, giảm đóng góp của cư dân…

Cho nên đối với mô hình này, theo luật thuế, ban quản trị phải có trách nhiệm xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế GTGT, TNDN cho tất cả các hoạt động thu chi trên, với thuế suất 10% (nếu kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ). Riêng tiền nước nếu công ty cấp nước cung cấp qua đồng hồ tổng thì ban quản trị phải xuất hóa đơn GTGT với thuế suất là 5% (Hoạt động thu tiền nước này không phải là hoạt động thu hộ, chi hộ vì công ty cấp nước không trực tiếp bán nước cho từng căn hộ mà ban quản trị vẫn hay lầm tưởng).

Đối với phí quản lý ban quản trị thu hàng tháng từ các căn hộ sau đó sau đó dùng nguồn thu này để chi cho các hoạt động quản lý vận hành, khoản phí này cũng phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế GTGT.

Khi lựa chọn mô hình này, ban quản trị nên hiểu rằng mình đang điều hành một doanh nghiệp kinh doanh, thành viên ban quản trị phải có người có kinh nghiệm quản lý, có chuyên môn về tài chính, thuế. Nếu cảm thấy không đảm bảo, nên chọn mô hình giao khoán toàn bộ.