Hiện nay, bàn giao căn hộ đến cho khách hàng là công việc khiến bất kỳ chủ đầu tư nào cũng gặp phải khá nhiều rắc rối, khó khăn. Khó khăn ở quy trình tiến hành bàn giao, ở việc xử lý các vấn đề khiếu kiện phát sinh liên quan đến căn hộ như chênh lệnh diện tích căn hộ, lỗi thi công- thiết kế hay vật tư trang bị không thuộc danh mục… Tất cả điều đó khiến công việc bàn giao căn hộ cho khách hàng trở nên phức tạp và nếu các chủ đầu tư – ban quản lý không xử lý triệt để thì có thể khởi nguồn cho các mâu thuẫn cố hữu sau này.
Nắm bắt được điều này, Building Care đã phát triển thêm tính năng quản lý bàn giao để khắc phục những khó khăn mà chủ đầu tư và cư dân đang gặp. Cùng chúng tôi tìm hiểu về tính năng này qua bài viết sau nhé!
Nội dung chính
Những khó khăn trong việc bàn giao chung cư hiện nay
Nhiều giấy tờ, hồ sơ cần quản lý
Trong quá trình bàn giao chung cư cho cư dân, chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà cần phải kiểm soát được toàn bộ hồ sơ về hợp đồng xây dựng, hồ sơ thiết kế, thi công công trình, bản vẽ công trình, kết quả kiểm định… Việc kiểm soát quá nhiều hồ sơ, giấy tờ mà không có công nghệ hỗ trợ sẽ rất dẫn đến những sai sót, nhầm lẫn xảy ra.
Khó khăn trong việc liên hệ với bên bàn giao
Hiện nay, khi tới thời điểm bàn giao căn hộ, bộ phận CSKH của chủ đầu tư sẽ gửi email thông báo về việc thanh toán các nghĩa vụ tài chính còn lại thường là 30% giá trị căn hộ để khách hàng đủ điều kiện nhận nhà. Sau khi khách hàng đã hoàn tất việc thanh toán sẽ chọn lịch nhận nhà trong khoảng thời gian quy định của chủ đầu tư.
Tuy nhiên một thực tế đang diễn ra, trước – trong và sau khi nhận nhà, khách hàng – cư dân luôn luôn có rất nhiều các vướng mắc cần được giải đáp và hỗ trợ. Song họ có thể gặp ai, liên hệ với ai để giải đáp những vấn đề này là điều chủ đầu tư cần lưu tâm. Bộ phận chịu trách nhiệm bàn giao của chủ đầu tư đã được chỉ định nhưng truyền thông đến khách hàng nắm được thông tin ra sao thì Email có lẽ là chưa đủ. Khách hàng cần một kênh thông tin rõ ràng, chính thức và có sự tương tác tốt hơn.
Giải pháp quản lý bàn giao căn hộ của phần mềm Building Care
Là một ứng dụng phần mềm quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp được vận hành bởi S-TECH, Building Care luôn không ngừng lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà, cư dân,.. để phát triển thêm nhiều tính năng nổi bật.
Tính năng quản lý bàn giao của phần mềm là một giải pháp tối ưu để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình bàn giao giữa chủ đầu tư và cư dân. Từ đó giúp nâng cao chất lượng quản lý vận hành tòa nhà chung cư.
Quản lý danh sách khách hàng
Với phần mềm Building Care, ban quản lý tòa nhà có thể quản lý danh sách khách hàng đã đủ điều kiện để nhận bàn giao chung cư. Danh sách này sẽ có đầy đủ các thông tin cần thiết như: tên khách hàng, số căn hộ, điện thoại, email, thời gian bàn giao dự kiến…
Ban quản lý cũng tìm kiếm được thông tin nhanh chóng thông qua bộ lọc theo tên, căn hộ, ngày bàn giao dự kiến và trạng thái xác nhận.
Không chỉ vậy, ban quản lý có thể dễ dàng thêm thông tin khách hàng từ file Excel có sẵn hoặc trích xuất danh sách ra excel để làm báo cáo.
Thông báo lịch bàn giao căn hộ
Khi đến thời gian bàn giao căn hộ, ban quản lý tòa nhà hoặc bộ phận CSKH sẽ tạo và cấp cho cư dân thông qua SMS hoặc email. Thông tin tài khoản được khởi tạo từ dữ liệu quản lý khách hàng của chủ đầu tư và import hàng loạt vào hệ thống.
Sau khi có tài khoản, cư dân tiến hành tải app Building Care trên điện thoại và thực hiện đăng nhập với tài khoản và mật khẩu được cấp. Lúc này, ban quản lý -CĐT đã có thể gửi các thông tin về tiến độ thi công, lịch bàn giao, thông tin thanh toán đến khách hàng đồng thời qua Email – SMS – App. Trong trường hợp khách hàng chưa đăng nhập app thì Email và SMS vẫn nhận được các thông tin cần thiết.
Đối với thông báo về lịch bàn giao căn hộ dự kiến, CSKH sẽ tự động phân bổ một lịch cố định. Khi nhận được thông báo, cư dân sẽ có 2 lựa chọn:
- Xác nhận đồng ý với lịch bàn giao.
- Từ chối để đổi sang một ngày khác.
Trong trường hợp từ chối, cư dân có thể điền ngày bàn giao chung cư mà mình mong muốn và gửi yêu cầu cho ban quản lý tòa nhà qua App. Họ sẽ tiếp nhận và nhanh chóng xử lý yêu cầu này.
Giải quyết các kiến nghị của cư dân
Trong quá trình bàn giao căn hộ, nếu cư dân có bất kỳ phản hồi nào về tình trạng của chung cư như phát hiện nhà bị lỗi, diện tích không đúng như trong hợp đồng… thì đều có thể dễ dàng gửi yêu cầu, kiến nghị thông qua app Building Care.
Chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà sẽ nhanh chóng tiếp nhận và giải quyết tất cả các vấn đề này. Nhờ vậy mà quy trình bàn giao căn hộ sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Thống kê tình trạng bàn giao căn hộ
Với sự hỗ trợ của tính năng quản lý bàn giao trên app Building Care, bộ phận bàn giao có thể thống kê kết quả bàn giao hàng ngày, số căn hộ đã bàn giao thành công… để lập báo cáo gửi chủ đầu tư.
Quản lý giấy tờ, tài liệu bàn giao
Các hồ sơ, giấy tờ, biên bản bàn giao cũng như bản vẽ thiết kế căn hộ, điện nước được lưu trữ trên phần mềm theo từng căn hộ. Cư dân khi đăng nhập vào app Building Care đã có trong tay toàn bộ các tài liệu cần thiết.
Những lợi ích khi sử dụng phần mềm Building Care để quản lý bàn giao căn hộ
- Chủ đầu tư, ban quản trị tòa nhà có thể quản lý thông tin bàn giao chung cư một cách chặt chẽ và khoa học nhất.
- Giảm thiểu tối đa những sai sót, mâu thuẫn phát sinh trong quá trình bàn giao.
- Mọi hồ sơ liên quan đến bàn giao chung cư đều được quản lý tự động trên phần mềm, hạn chế tối đa tình trạng bị mất dữ liệu.
- Nâng cao hiệu quả quản lý, vận hành tòa nhà chung cư.
- Dễ dàng quản lý tình trạng của các căn hộ đã được bàn giao hoặc chưa bàn giao thành công.
- Cư dân có thể dễ dàng tương tác, gửi yêu cầu, kiến nghị với chủ đầu tư thông qua tính năng “Kiến nghị” của phần mềm.
- Chủ đầu tư, ban quản trị nhanh chóng tiếp nhận và xử lý gọi yêu cầu, thắc mắc của cư dân.
Hy vọng với những thông tin trên, các bạn đã hiểu rõ hơn về tính năng quản lý bàn giao căn hộ trên phần mềm Building Care. Đây là một giải pháp tối ưu giúp khắc phục những khó khăn, bất cập trong quá trình bàn giao hiện nay. Để tìm hiểu rõ hơn về phần mềm Building Care vui lòng liên hệ Hotline: 0948.36.9191/0376.146.102 hoặc truy cập trang web https://buildingcare.biz/
Nguồn: Buildingcare.biz
