Tìm hiểu giải pháp tối ưu hóa quy trình ghi chỉ số điện, nước tại chung cư với công nghệ hiện đại. Building Care giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhân lực và nâng cao hiệu quả quản lý!
Quản lý chỉ số điện, nước tại các tòa nhà chung cư luôn là bài toán khó với ban quản lý, đặc biệt trong các tòa nhà có quy mô lớn. Quy trình ghi chép thủ công không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực mà còn dễ phát sinh sai sót, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và đem đến sự hài lòng cho cư dân.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những bất cập trong cách làm truyền thống và tìm hiểu giải pháp công nghệ số hiện đại để ghi chỉ số điện, nước nhanh chóng và chính xác hơn.
Nội dung chính
Chỉ Số Điện, Nước Là Gì?
Chỉ số điện, nước là số liệu đo lường mức tiêu thụ điện và nước tại các căn hộ, khu vực chung trong tòa nhà hoặc chung cư. Thông qua các chỉ số này, ban quản lý có thể tính toán phí dịch vụ cần thu từ cư dân hoặc các doanh nghiệp đang thuê mặt bằng tại tòa nhà.
Thông thường, chỉ số điện, nước được đo thông qua đồng hồ đo lường chuyên dụng lắp đặt tại từng căn hộ hoặc khu vực chung như hành lang, tầng hầm, … Bên cạnh việc phản ánh mức tiêu thụ năng lượng của từng căn hộ, còn hỗ trợ bộ phận kế toán dựa vào đó tính toán phí dịch vụ điện – nước và gửi thông báo phí dịch vụ tòa nhà đến cư dân hàng tháng.
Thực Trạng Quy Trình Ghi Chỉ Số Điện, Nước Hiện Nay Tại Các Chung Cư
Ở nhiều chung cư, ban quản lý tòa nhà vẫn áp dụng cách ghi nhận chỉ số điện, nước bằng phương pháp thủ công. Quy trình này thường bao gồm các bước:
– Nhân viên kỹ thuật trực tiếp đến từng tầng, khu vực căn hộ để kiểm tra đồng hồ đo.
– Ghi nhận chỉ số vào sổ tay hoặc bảng biểu giấy.
– Nhập liệu thủ công lên hệ thống quản lý hoặc bảng tính Excel.
– Kế toán sử dụng dữ liệu này để tính toán phí dịch vụ và gửi thông báo đến cư dân.
Với quy trình và các bước thủ công kể trên, không ít những bất cập và phát sinh:
– Tiêu tốn thời gian và công sức: Cần nhiều nhân sự kỹ thuật để đi đến các tòa và khu vực căn hộ ( nơi đặt đồng hồ điện – nước) và thực hiện việc ghi chép trên giấy để ghi nhận dữ liệu thông tin.
– Sai sót trong công tác ghi nhận thủ công: Nhầm lẫn trong quá trình ghi chép hoặc nhập liệu là điều khó tránh khỏi khi phải cùng lúc ghi chép tại nhiều tòa, nhiều tầng căn hộ. Vô tình dẫn đến việc tính toán phí sai lệch, cư dân hiểu lầm về việc tính phí của ban quản lý.
– Chậm trễ trong việc gửi thông báo phí: Thời gian ghi nhận lên hệ thống, xử lý dữ liệu chậm có thể khiến việc gửi thông báo phí không đúng theo khung thời gian cư dân nhận thông báo phí hàng tháng, ảnh hưởng đến sự hài lòng.
– Thiếu minh bạch: Cư dân không có thông tin như hình ảnh, chỉ số cụ thể để kiểm tra tính chính xác của chỉ số hay mức phí mà cư dân chi trả.
Ứng Dụng Công Nghệ Số Để Tối Ưu Việc Ghi Chỉ Số Điện, Nước
Công nghệ số đang thay đổi cách thức quản lý vận hành tòa nhà. Hạn chế hay nói cách khác là loại bỏ các phương pháp thủ công, nhiều ban quản lý đã áp dụng các giải pháp hiện đại để ghi nhận chỉ số điện, nước một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
Lợi ích của số hóa quy trình ghi chỉ số điện – nước:
– Tự động hóa quy trình: Thay vì ghi chép thủ công, dữ liệu được ghi nhận và cập nhật tức thì lên hệ thống qua ứng dụng di động.
– Giảm thiểu sai sót: Công nghệ giúp loại bỏ rủi ro từ việc ghi chép thủ công, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
– Tiết kiệm thời gian: Nhân viên kỹ thuật có thể hoàn thành công việc nhanh chóng mà không cần tốn thêm nhiều nguồn lực.
– Minh bạch và tiện lợi: Hình ảnh chỉ số điện – nước, kèm thời gian, địa điểm được lưu trữ, giúp cư dân dễ dàng tra cứu, đảm bảo tính minh bạch của việc ghi nhận.
Tính Năng Chụp Chốt Và Ghi Nhận Chỉ Số Điện, Nước Trên Building Care
Bộ giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà Building Care mang đến một quy trình quản lý và vận hành toàn diện để tối ưu hóa việc ghi nhận chỉ số điện, nước tại các chung cư.
Với tính năng Quản lý chỉ số điện nước, Building Care không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu, nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong việc ghi nhận thông tin.
– Chụp ảnh chỉ số đồng hồ: Nhân viên kỹ thuật sử dụng ứng dụng Building Care Admin để chụp ảnh chỉ số đồng hồ điện, nước tại các tòa nhà.
– Hệ thống tự động lưu trữ: Hình ảnh chỉ số kèm thông tin về thời gian và địa điểm, đảm bảo tính minh bạch và xác thực.
– Cập nhật dữ liệu tức thì lên hệ thống quản trị: Sau khi chụp ảnh, dữ liệu được đồng bộ ngay lập tức lên hệ thống quản trị Building Care.
– Bộ phận kế toán dễ dàng ghi nhận dữ liệu, check kiểm tra và tính toán phí dịch vụ.
– Tự động tính toán phí dịch vụ: Hệ thống tự động tính toán chi phí điện, nước dựa trên chỉ số đã ghi nhận.
– Thông báo phí được gửi đến cư dân qua ứng dụng Building Care V10, giúp cư dân dễ dàng đối soát và thanh toán phí nhanh chóng.
– Giảm áp lực cho nhân viên: Nhân viên kỹ thuật không cần mang theo nhiều sổ sách, thiết bị, khi chỉ cần một chiếc smartphone để hoàn thành công việc.
– Dữ liệu được lưu trữ an toàn, hỗ trợ tra cứu và xử lý khi cần.
Không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận chỉ số điện nước, Building Care còn mang đến một hệ sinh thái quản lý vận hành toàn diện với hơn 50+ tính năng vượt trội, với các phân hệ Quản lý dữ liệu, vận hành kỹ thuật, kế toán công nợ và tương tác cư dân.
Đăng ký trải nghiệm ngay hôm nay để dùng thử tính năng Quản lý chỉ số điện, nước trên Building Care cùng hơn 50+ tính năng hỗ trợ vận hành tòa nhà khác.
Nguồn: buildingcare.biz
