Hiện nay, trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà, công tác lập báo cáo quản lý vận hành tòa nhà hết sức quan trọng. Đây là tài liệu giúp ban quản lý tòa nhà cũng như chủ sở hữu của tòa nhà đánh giá được công tác vận hành và đưa ra những giải pháp giúp quản lý tòa nhà tốt hơn. Trong đó, nội dung của báo cáo phải nêu rõ được các vấn đề như hiện trạng và tài chính,….Bài viết sau chỉ ra các nội dung cần có trong một báo cáo quản lý vận hành tòa nhà.
Nội dung chính
- 1 1. Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà là tài liệu gì?
- 2 2. Ý nghĩa của báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
- 3 3. Nội dung của báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
- 3.1 3.1. Báo cáo các khoản thu chi, lỗ lãi của tòa nhà
- 3.2 3.2. Tình hình thực hiện các nghĩa vụ tài chính, thuế phí của tòa nhà đối với pháp luật
- 3.3 3.3. Báo cáo tăng giảm tài sản cố định trong từng khoảng thời gian
- 3.4 3.4. Tình hình nhân sự làm việc cho tòa nhà
- 3.5 3.5. Công tác vệ sinh tòa nhà được thực hiện như thế nào?
- 3.6 3.6. Tình trạng hạ tầng, các trang thiết bị
- 3.7 3.7. Các hoạt động trong công tác bảo trì
- 3.8 3.8. Số lượng cư dân, khách hàng đang sinh sống, làm việc trong tòa nhà
- 3.9 3.9. Hướng hoạt động của tòa nhà trong thời gian tới
- 4 4. Yêu cầu đối với người làm báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
- 5 5. Những lưu ý khi làm báo cáo quản lý vận hành
- 6 6. Mẫu báo cáo quản lý vận hành tòa nhà tham khảo
1. Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà là tài liệu gì?
Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà là tài liệu tổng kết tất cả các vấn đề về tài chính, cơ sở hạ tầng, số lượng cư dân… của một tòa nhà. Báo cáo này có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với cả chủ sở hữu, nhà quản lý lẫn cư dân. Nó giúp các bên liên quan nắm được đầy đủ những vấn đề cốt lõi.
Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà được tổng hợp trong một khoảng thời gian nhất định, thường là theo quý hoặc theo năm.
2. Ý nghĩa của báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Thông qua bản báo cáo nói trên, ban quản lý, chủ sở hữu tòa nhà có thể đánh giá và rút kinh nghiệm để thực hiện các công việc quản lý tốt hơn:
- Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà giúp các thành viên tham gia quản lý vận hành tòa nhà hình dung, nắm được tình hình chung qua một quá trình thực hiện công tác trên. Từ đó đánh giá hiệu quả công việc, nhìn ra các vấn đề phát sinh, hướng giải quyết và lập kế hoạch cho công việc tiếp theo.
- Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà còn giúp chủ sở hữu tòa nhà thấy được năng lực của đơn vị quản lý từ đó có biện pháp điều chỉnh. Ví dụ, chủ sở hữu tòa nhà có thể dựa vào báo cáo để phân tích rõ ràng xem công việc quản lý đang có vấn đề ở đâu (phân chia công việc, sắp xếp nhân sự hay cách thức triển khai công việc,…), chỉ ra cho đơn vị quản lý thấy để cùng tìm cách khắc phục.
Tham khảo:>> Tìm hiểu các mô hình quản lý tòa nhà hiện nay
3. Nội dung của báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Có khoảng 11 đầu mục nội dung mà một báo cáo quản lý vận hành tòa nhà hoàn chỉnh cần thoả mãn. Với 11 đầu mục này, ban quản lý lẫn chủ sở hữu tòa nhà có thể có cái nhìn vừa bao quát vừa chi tiết về tình hình thực hiện quản lý và vận hành tòa nhà.
3.1. Báo cáo các khoản thu chi, lỗ lãi của tòa nhà
Ở phần này, bên làm báo cáo cần tổng hợp đầy đủ các khoản đã thu của khách hàng, cư dân và các khoản chi trong giai đoạn được tổng kết, từ đó tính toán lỗ lãi của tòa nhà.
3.2. Tình hình thực hiện các nghĩa vụ tài chính, thuế phí của tòa nhà đối với pháp luật
Bên làm báo cáo liệt kê đầy đủ các hạng mục nghĩa vụ tài chính, thuế phí mà tòa nhà cần phải đóng theo đúng pháp luật, ghi rõ tình trạng là đã hoàn thành hay chưa.
3.3. Báo cáo tăng giảm tài sản cố định trong từng khoảng thời gian
Bên làm báo cáo lập danh sách tất cả các hạng mục tài sản tăng, giảm trong giai đoạn được tổng kết.
3.4. Tình hình nhân sự làm việc cho tòa nhà
Báo cáo ghi rõ số lượng nhân sự, những thay đổi về nhân sự (tăng, giảm như thế nào, số người nghỉ, số người mới vào làm, số người thay đổi vị trí,…) cũng như tình hình phân chia phòng ban, phân công công việc.
Ngoài ra, đánh giá, thống kê số lượng và chỉ rõ những biến động liên quan đến nhân sự trong khoảng thời gian được tổng kết là nội dung quan trọng mà báo cáo quản lý vận hành tòa nhà phải nói được. Dựa vào tình hình nhân sự hiện tại, ban quản lý có thể vạch ra kế hoạch quản lý nhân sự trong tương lai.
3.5. Công tác vệ sinh tòa nhà được thực hiện như thế nào?
Báo cáo liệt kê đầy đủ trong khoảng thời gian được tổng kết, ban quản lý đã tiến hành vệ sinh những khu vực nào trong tòa nhà. Ngoài ra, tài liệu này còn cần có thông tin để trả lời các câu hỏi như tần suất vệ sinh như thế nào (hàng ngày hay hàng tuần, hàng tháng, mỗi tháng mấy lần), chất lượng công tác vệ sinh có tốt không, còn vấn đề gì tồn đọng,…
3.6. Tình trạng hạ tầng, các trang thiết bị
Báo cáo ghi rõ từng hạng mục hạ tầng, các trang thiết bị và tình trạng tương ứng, chia rõ hạng mục nào đang hoạt động tốt và hạng mục nào cần được bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp hay sửa chữa. Lập danh sách các vấn đề cần xử lý và giải pháp đề xuất.
3.7. Các hoạt động trong công tác bảo trì
Trong bản báo cáo, người làm báo cáo phải nêu được các hoạt động liên quan đến công tác bảo trì như đã kiểm tra bộ phận, thiết bị nào trong tòa nhà, có sửa chữa máy móc gì không, tần suất kiểm tra như thế nào. Tài liệu này cũng cần đúc rút kết quả thu được từ công tác bảo trì.
3.8. Số lượng cư dân, khách hàng đang sinh sống, làm việc trong tòa nhà
Bên làm báo cáo tổng hợp đầy đủ số lượng cư dân và khách hàng đang sinh sống, làm việc trong tòa nhà, không được thiếu sót bất kỳ trường hợp nào.
3.9. Hướng hoạt động của tòa nhà trong thời gian tới
Báo cáo đề ra phương hướng xử lý các vấn đề còn tồn tại và phương hướng hoạt động của tòa nhà trong thời gian sắp tới.
4. Yêu cầu đối với người làm báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
Báo cáo quản lý tòa nhà là một tài liệu quan trọng, do đó, cần một thành viên cốt cán, thậm chí cấp cao trong ban quản lý thực hiện. Thông thường, giám đốc Ban quản lý sẽ chịu trách nhiệm làm báo cáo quản lý vận hành tòa nhà, còn giao cho ai thì tùy từng đơn vị.
Như đã nói ở các phần trên, báo cáo cần sự chi tiết, chính xác và đầy đủ. Điều này đặt ra yêu cầu cao đối với người làm báo cáo về trình độ, kiến thức, thái độ và kỹ năng:
- Về trình độ: Người làm báo cáo cần có chuyên môn sâu về quản lý, vận hành tòa nhà. Chỉ khi có chuyên môn sâu thì người làm báo cáo mới có thể phân tích, bóc tách từng hạng mục, xác định từng vấn đề, từ đó tổng kết đầy đủ và chi tiết nội dung cần báo cáo.
- Về kiến thức thực tế: Người làm báo cáo nên nắm rõ tình hình công tác quản lý vận hành tòa nhà, bởi lẽ báo cáo cần phải lập nên dựa trên thực trạng của tòa nhà, bám sát tiến độ thực hiện từng hạng mục.
- Về thái độ: Người làm báo cáo nên có thái độ trung thực để làm nên một bản báo cáo công khai, minh bạch và đầy đủ.
- Về kỹ năng: Người làm báo cáo cần có kỹ năng tổng hợp, khái quát, phân tích,… Bởi lẽ báo cáo chia ra thành nhiều nội dung, trong mỗi nội dung lại chia ra thành các hạng mục. Vậy nên các kỹ năng như tổng hợp, khái quát và phân tích là rất cần thiết để tạo ra một bản báo cáo hoàn chỉnh và rõ ràng.
Tham khảo:>> Top 5 công ty quản lý tòa nhà UY TÍN nhất tại Hà Nội
5. Những lưu ý khi làm báo cáo quản lý vận hành
Một bản báo cáo chuẩn cần đảm bảo sự rõ ràng và chuẩn xác để làm sao tất cả các thành viên liên quan nhìn vào tài liệu này đều có thể nắm được tình hình công việc. Để làm được điều đó, khi soạn báo cáo, người thực hiện có thể bám theo các lưu ý sau:
- Cần đảm bảo mọi thông tin trong báo cáo đều phải chính xác, mang tính khách quan.
- Báo cáo phải thể hiện sự minh bạch rõ ràng.
- Đính kèm với báo cáo cần có hóa đơn, giấy tờ cần thiết cho nội dung về thu chi.
- Với thông tin về tình hình nhân sự, cần có tài liệu đính kèm hoặc thông tin liên hệ của thân nhân để xác minh, tra cứu trong trường hợp cần thiết.
- Nên làm báo cáo theo từng thời kỳ. Thời gian cụ thể phụ thuộc vào mong muốn của đơn vị sở hữu cũng như khách hàng, cư dân.
6. Mẫu báo cáo quản lý vận hành tòa nhà tham khảo
Ngoài nội dung, báo cáo quản lý vận hành tòa nhà chuẩn cũng cần đảm bảo sự rõ ràng và gọn gàng về mặt hình thức. Nếu chưa thể hình dung cụ thể về điều này, mẫu báo cáo dưới đây có thể giúp ích cho bạn:
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ….., ngày…..tháng……năm…… BÁO CÁO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH TÒA NHÀ 1. Công tác An ninh trật tự và PCCC Tòa nhà
2. Quản lý, vận hành an toàn, thực hiện kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ hệ thống kỹ thuật của Tòa nhà
…. – Công việc thực hiện trong tháng 3. Công tác vệ sinh – cảnh quan Tòa nhà 4. Cung cấp dịch vụ ăn sáng, ăn trưa tại Tòa nhà 5. Lễ tân và văn thư sảnh tầng 1 6. Nhà thầu thi công 7. Đề xuất
GIÁM ĐỐC BAN QUẢN LÝ (Ký và ghi rõ họ tên) |
Tòm lại, một báo cáo quản lý vận hành tòa nhà đạt chuẩn cần đảm bảo thống kê đủ các vấn đề về hoạt động vận hành, tài chính, nhân sự,… Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này hoặc tham khảo các biểu mẫu dành cho phía ban quản lý tòa nhà các bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY!
