Trong bối cảnh thị trường bất động sản ngày càng phát triển và hiện đại, việc đấu thầu lựa chọn đơn vị quản lý vận hành chung cư trở nên quan trọng hơn bao giờ hết nhằm đảm bảo sự an toàn cũng như chất lượng dịch vụ, và tiết kiệm chi phí cho chủ đầu tư.
Nội dung chính
- 1 Sự cần thiết của việc đấu thầu lựa chọn đơn vị quản lý vận hành tòa nhà
- 2 Những thông tin cần có trong hồ sơ dự thầu
- 3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định thắng thầu
- 4 Một số sai lầm thường gặp khi thuyết trình dự thầu cần tránh
- 5 Building Care – Giải pháp toàn diện và hợp lý trong quản lý vận hành chung cư
Sự cần thiết của việc đấu thầu lựa chọn đơn vị quản lý vận hành tòa nhà
Đấu thầu quản lý vận hành tòa nhà là giải pháp giúp quá trình lựa chọn đơn vị quản lý, mua sắm vật tư, và dịch vụ trong công tác vận hành chung cư trở nên minh bạch, hiệu quả và rõ ràng hơn. Đấu thầu không chỉ tạo điều kiện cho các đơn vị vận hành toà nhà và chủ đầu tư có thêm nhiều sự lựa chọn phù hợp về đối tác, nhà cung cấp mà còn giúp tối ưu hoá hiệu quả quản lý.
Hiện nay, công tác quản lý vận hành tòa nhà tại các đô thị lớn vẫn còn khá phức tạp, thường xuyên xảy ra tranh chấp và mâu thuẫn trong quá trình vận hành. Việc đấu thầu lựa chọn đơn vị quản lý vận hành tòa nhà là vô cùng quan trọng khi mà việc đấu thầu quản lý tòa nhà sẽ giúp tối ưu hóa chi tiêu và sử dụng nguồn tài chính một cách hiệu quả. Đấu thầu còn thúc đẩy cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo lợi ích lâu dài cho cư dân.
Những thông tin cần có trong hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp tham gia đấu thầu và xin được trúng thầu các gói thầu. Việc nộp đầy đủ, chính xác và kịp thời hồ sơ dự thầu là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có cơ hội trúng thầu. Dưới đây là các thông tin về giấy tờ và biểu mẫu ví dụ: đơn chào giá, giấy uỷ quyền, bảng tổng hợp chào giá, bảng kê khai nhân sự, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng và một số những giấy tờ liên quan khác.
Ban quản trị hoặc chủ đầu tư – đơn vị tổ chức đấu thầu – cần nắm rõ quy trình, quy định của luật đấu thầu và các văn bản hướng dẫn liên quan để đảm bảo quá trình mời thầu diễn ra thuận lợi.
Quy trình mời thầu và xét thầu dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà bao gồm:
- Lập, thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu.
- Tổ chức lựa chọn nhà thầu, phát hành và làm rõ hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu.
- Đánh giá hồ sơ dự thầu, kiểm tra tính hợp lệ và xếp hạng nhà thầu.
- Thương thảo hợp đồng với đơn vị được chọn.
- Trình duyệt, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Hoàn thiện và ký kết hợp đồng.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định thắng thầu
Một dự án đấu thầu thường bao gồm 5 nhân tố chính để có thể quyết định sự thắng thầu hay không. Đó là giá thầu, chất lượng, nguồn lực, thời gian và kinh nghiệm.
Giá thầu
Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của chủ đầu tư. Một mức giá cạnh tranh sẽ tạo lợi thế, nhưng nếu quá thấp có thể khiến hội đồng xét thầu nghi ngờ về khả năng đảm bảo chất lượng dịch vụ. Do đó, đơn vị dự thầu cần đưa ra mức giá hợp lý, phản ánh đúng giá trị mà họ có thể cung cấp, đồng thời minh bạch trong cách tính toán để tránh các khoản phát sinh không cần thiết.
Chất lượng
Tuy nhiên, một mức giá tốt sẽ không có ý nghĩa nếu chất lượng dịch vụ không đáp ứng được kỳ vọng. Hội đồng xét thầu thường đánh giá cao những đơn vị có phương án quản lý vận hành tối ưu, đảm bảo an toàn, tiện nghi và mang lại trải nghiệm sống tốt cho cư dân. Việc áp dụng công nghệ vào quản lý, nâng cao hiệu quả vận hành và tiết kiệm chi phí cũng là một điểm cộng lớn. Do đó, một hồ sơ thầu chất lượng cần nhấn mạnh được các giá trị mà đơn vị có thể mang lại thay vì chỉ tập trung vào chi phí.
Nguồn lực
Một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và tay nghề cao sẽ đảm bảo quá trình vận hành tòa nhà diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, việc sở hữu hệ thống quản lý hiện đại, quy trình bài bản và nguồn tài chính ổn định giúp tăng độ tin cậy và khả năng thực thi các cam kết trong hợp đồng.
Thời gian
Thời gian triển khai cũng là một tiêu chí quan trọng trong quá trình đánh giá. Một đơn vị có khả năng tiếp quản vận hành nhanh chóng, đảm bảo tiến độ bàn giao và sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh. Hơn nữa, việc duy trì bảo trì, bảo dưỡng định kỳ cũng cần được cam kết rõ ràng để đảm bảo tòa nhà luôn vận hành ổn định, tránh gián đoạn dịch vụ.
Kinh nghiệm
Kinh nghiệm là yếu tố giúp doanh nghiệp tạo niềm tin với chủ đầu tư. Những đơn vị có bề dày kinh nghiệm, từng vận hành các dự án tương tự và nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng sẽ có lợi thế lớn.
Một mức giá hợp lý, dịch vụ chất lượng, đội ngũ chuyên nghiệp, thời gian triển khai hiệu quả và bề dày kinh nghiệm sẽ tạo lợi thế cạnh tranh. Việc chuẩn bị hồ sơ thầu chặt chẽ, minh bạch và nhấn mạnh năng lực thực tế sẽ giúp đơn vị nâng cao cơ hội thắng thầu, đồng thời khẳng định uy tín trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà.
Một số sai lầm thường gặp khi thuyết trình dự thầu cần tránh
Khi thuyết trình dự thầu quản lý vận hành chung cư, việc trình bày thiếu chuẩn bị hoặc mắc sai lầm có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng thắng thầu. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp mà các đơn vị tham gia dự thầu cần tránh.
Thiếu sự chuẩn bị
Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất bao gồm việc không nghiên cứu kỹ về dự án, không nắm rõ nhu cầu của chủ đầu tư hoặc ban quản trị. Ngoài ra, nhiều đơn vị còn chưa hiểu rõ các yêu cầu cụ thể trong hồ sơ mời thầu, dẫn đến việc trình bày thiếu chính xác. Việc thiếu sự chuẩn bị về nội dung và bố cục bài thuyết trình cũng có thể khiến buổi thuyết trình trở nên lộn xộn và thiếu thuyết phục.
Trong quá trình thuyết trình, hội đồng xét thầu thường đặt ra những câu hỏi phản biện để kiểm tra năng lực thực sự của đơn vị. Việc trả lời không thuyết phục hoặc né tránh các câu hỏi khó cho thấy sự thiếu chuẩn bị. Quan trọng hơn, không có phương án dự phòng cho những điểm yếu của đơn vị sẽ làm giảm lòng tin của hội đồng xét thầu.
Để tăng khả năng thắng thầu trong quản lý vận hành tòa nhà, các đơn vị dự thầu cần có sự chuẩn bị một cách kĩ càng và chính xác và khi đó cơ hội thắng thầu sẽ được nâng cao hơn.
Thuyết trình dàn trải, thiếu trọng tâm
Việc trình bày dàn trải, đi sâu vào các chi tiết kỹ thuật mà không làm rõ lợi ích thiết thực cho chủ đầu tư và cư dân cũng sẽ khiến cho việc thuyết trình dự án thầu gặp khó khăn. Bài thuyết trình nên tập trung vào các giá trị cốt lõi, làm nổi bật thế mạnh của đơn vị dự thầu thay vì sa đà vào những thông tin không liên quan. Một nội dung không có trọng tâm sẽ khó thuyết phục hội đồng xét thầu.
Thiếu số liệu, dẫn chứng thực tế
Việc đưa ra những cam kết chung chung mà không có số liệu hoặc dẫn chứng thực tế là một sai lầm nghiêm trọng. Chủ đầu tư cần thấy được các kết quả rõ ràng từ những dự án thành công trước đây, điều này giúp họ tin tưởng hơn vào năng lực của đơn vị dự thầu. Việc thiếu minh chứng cụ thể sẽ khiến bài thuyết trình trở nên mơ hồ và kém thuyết phục.
Building Care – Giải pháp toàn diện và hợp lý trong quản lý vận hành chung cư
Để nâng cao hiệu quả quản lý vận hành tòa nhà, việc lựa chọn đơn vị để có thể ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý tòa nhà là điều vô cùng quan trọng. Một trong những phần mềm được đánh giá cao hiện nay là Building Care – phần mềm được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ S-TECH. Phần mềm sẽ hỗ trợ tối ưu hóa quy trình vận hành, giúp ban quản lý kiểm soát toàn diện một cách hiệu quả và minh bạch.
>>Xem thêm: Tinh gọn vận hành quản lý toà nhà 2025
Building Care mang đến nhiều tính năng ưu việt nổi bật như giám sát từ xa, tự động hóa quy trình, quản lý tài chính minh bạch, tương tác đa chiều với cư dân và nâng cao chất lượng dịch vụ. Ban quản lý sẽ tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực và đảm bảo tòa nhà vận hành một cách trơn tru và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, Building Care còn có App Building Care Cư dân, hỗ trợ việc tương tác, kết nối nhanh chóng giữa Ban Quản lý và Cư dân, tạo môi trường sống hiện đại, tiện nghi và an toàn hơn. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, Building Care là công cụ đắc lực giúp nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ quản lý, đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của cư dân và chủ đầu tư.
Hãy đăng ký để có cơ hội trải nghiệm miễn phí phần mềm Building care ngay hôm nay!
