Ban Quản lý có được cắt điện nước khi cư dân nợ phí dịch vụ?

Quá trình quản lý và vận hành chung cư, tình trạng cư dân chậm đóng hoặc chưa thanh toán phí dịch vụ vẫn thường xuyên xảy ra. Vậy Ban Quản lý có được cắt điện nước khi cư dân nợ phí dịch vụ? Đâu là cách xử lý công nợ phù hợp, đúng quy định pháp luật?

Ban Quản lý có được cắt điện nước khi cư dân nợ phí dịch vụ?

Đơn vị quản lý vận hành chung cư không được tự ý cắt điện, nước sinh hoạt chỉ vì cư dân chưa thanh toán phí quản lý vận hành chung cư.

Theo Luật Nhà ở số 27/2023/QH15, việc xác định giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư phải đảm bảo công khai, minh bạch. Tại Điều 151, luật quy định về nguyên tắc xác định giá dịch vụ và trách nhiệm thanh toán theo thỏa thuận giữa các bên.

Bên cạnh đó, Điều 5 Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư có trách nhiệm đóng kinh phí quản lý vận hành và các khoản phí liên quan theo quy định.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ hai khoản nghĩa vụ:

• Phí quản lý vận hành chung cư: Khoản tiền cư dân đóng để duy trì các hoạt động như vệ sinh, bảo vệ, chăm sóc cảnh quan, vận hành hệ thống kỹ thuật và các dịch vụ chung.
• Tiền điện, nước sinh hoạt: Khoản chi phí phát sinh từ việc sử dụng điện, nước của từng căn hộ, được thanh toán theo cơ chế cung cấp dịch vụ tương ứng.

Việc cư dân nợ phí quản lý vận hành không đồng nghĩa với việc cư dân đang nợ tiền điện, nước. BQL không nên tự động cắt hệ thống điện, nước.

Cư dân nợ phí dịch vụ, BQL nên giải quyết như thế nào?

BQL không có quyền tự cắt điện, nước của cư dân. Nhưng Ban quản lý cần có những phương án hợp pháp để xử lý tình trạng cư dân chậm đóng phí dịch vụ chung cư.

Tùy vào mức độ hợp tác của cư dân và tình hình công nợ, BQL có thể tham khảo các cách sau:

Cách 1: Đối chiếu công nợ và gửi thông báo nhắc phí lần đầu

BQL rà soát lịch sử thanh toán, xác định số tiền còn thiếu và thời gian phát sinh công nợ. Sau khi xác nhận thông tin, BQL gửi thông báo nhắc phí lần đầu đến cư dân qua văn bản, email hoặc qua các kênh liên lạc chính thức. Nội dung nên bao gồm số tiền còn nợ, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và thông tin liên hệ hỗ trợ…

Cách 2: Chủ động liên hệ và gửi thông báo nhắc phí lần tiếp theo

Nếu cư dân chưa phản hồi hoặc chưa hoàn tất thanh toán sau lần nhắc đầu tiên, BQL có thể chủ động liên hệ để tìm hiểu nguyên nhân, hỗ trợ đối chiếu các khoản phí và giải đáp thắc mắc. Đồng thời, gửi thông báo nhắc phí lần tiếp theo để cư dân nắm rõ tình trạng công nợ và thời hạn cần hoàn thành.

Cách 3: Phối hợp với Ban Quản trị để thống nhất phương án

Trường hợp công nợ vẫn chưa được giải quyết, BQL cần phối hợp với Ban Quản trị (BQT) rà soát hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành, nội quy nhà chung cư và các thỏa thuận liên quan để thống nhất phương án xử lý phù hợp.

Cách 4: Thực hiện các thủ tục giải quyết tranh chấp khi cần thiết

Nếu các bên không thể thống nhất về nghĩa vụ thanh toán, BQL và BQT có thể tiến hành trao đổi, hòa giải hoặc thực hiện thủ tục yêu cầu cơ quan có thẩm quyền, Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.

Những lưu ý pháp lý khi cư dân chậm thanh toán phí dịch vụ chung cư 

Để hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình thu hồi công nợ, BQL cần chú ý:

• Không tự ý ngừng cung cấp điện, nước sinh hoạt của cư dân để thu hồi phí quản lý còn tồn đọng. 
• Công khai mức phí, phương thức thu và các khoản chi phí liên quan.
• Lưu trữ đầy đủ thông báo nhắc nợ, chứng từ thanh toán và biên bản đối chiếu công nợ.
• Thực hiện đúng các thỏa thuận trong hợp đồng quản lý vận hành và nội quy chung cư.
• Phối hợp với BQT để thống nhất phương án xử lý đối với những trường hợp nợ phí kéo dài.

Đặc biệt, BQL cần phân định rõ trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành, BQT và đơn vị cung cấp điện, nước. Việc ngừng cung cấp điện hoặc nước do vi phạm nghĩa vụ thanh toán tiền điện, nước phải được xem xét theo quy định riêng và thẩm quyền của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Số hóa quản lý công nợ chung cư để hạn chế tình trạng chậm đóng phí

Bên cạnh việc xây dựng quy trình thu hồi công nợ đúng quy định, ứng dụng công nghệ cũng là giải pháp giúp BQL nâng cao hiệu quả quản lý vận hành chung cư.

Thay vì theo dõi thủ công bằng Excel, sổ sách hoặc nhiều nguồn dữ liệu rời rạc, BQL có thể sử dụng nền tảng quản lý tòa nhà để tập trung thông tin phí dịch vụ, lịch sử thanh toán và tình trạng công nợ của từng căn hộ. 

Hiện nay, nhiều nền tảng quản lý vận hành trong đó có phần mềm quản lý tòa nhà Building Care đang hướng đến việc số hóa các nghiệp vụ quản lý tòa nhà, hỗ trợ BQL tập trung thông tin và tối ưu quy trình làm việc. Đây cũng là một trong những hướng tiếp cận giúp hoạt động quản lý công nợ trở nên minh bạch, nhất quán và thuận tiện hơn.

TÌM HIỂU THÊM VỀ PHẦN MỀM: https://buildingcare.biz/uu-dai-14-ngay-trai-nghiem-phan-mem-quan-ly-toa-nha-building-care/ 

Kết luận

Ban Quản lý không được tự ý cắt điện, nước sinh hoạt của cư dân chỉ vì cư dân nợ phí quản lý vận hành. Thay vào đó, việc thu hồi công nợ cần được thực hiện dựa trên hợp đồng, nội quy và quy định pháp luật. Một quy trình quản lý minh bạch sẽ giúp Ban quản lý kiểm soát công nợ hiệu quả và hạn chế tranh chấp trong quá trình vận hành chung cư.