Trong bối cảnh đô thị hóa ngày càng mạnh mẽ, các chung cư, tòa nhà văn phòng, khu phức hợp mọc lên ngày càng nhiều, kéo theo đó là nhu cầu quản lý vận hành một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và minh bạch. Tuy nhiên, không ít ban quản lý và đơn vị vận hành vẫn đang loay hoay với phương pháp quản lý thủ công, dẫn đến nhiều bất cập, sai sót và phiền toái cho cả cư dân lẫn ban quản lý. Đó là lý do vì sao phần mềm quản lý tòa nhà Building Care đang trở thành giải pháp công nghệ được nhiều chủ đầu tư, ban quản lý lựa chọn nhằm số hóa, tối ưu toàn bộ quy trình vận hành.
Nội dung chính
Khó khăn khi quản lý tòa nhà theo phương pháp thủ công
Quản lý vận hành một tòa nhà tưởng chừng chỉ xoay quanh những công việc như thu phí dịch vụ, kỹ thuật bảo trì – bảo dưỡng, xử lý sự cố, quản lý công nợ, chăm sóc cư dân… nhưng thực tế, đây là một hệ thống công việc phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều bộ phận và dữ liệu được cập nhật liên tục. Khi các công việc này được thực hiện bằng giấy tờ, excel hoặc qua gọi điện, chat thủ công, hàng loạt vấn đề nảy sinh:
-
Thiếu minh bạch trong thu chi: Việc ghi chép sổ sách thủ công dễ dẫn đến sai sót, thất thoát hoặc nghi ngờ từ cư dân vì thiếu thông tin cập nhật minh bạch, công khai.
-
Khó kiểm soát công việc nội bộ: Các bộ phận kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh không có nền tảng dùng chung để quản lý lịch trình, phân công nhiệm vụ, kiểm tra kết quả, dẫn đến chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.
-
Phản hồi cư dân chậm trễ: Khi cư dân báo hỏng hóc, phản ánh dịch vụ… qua điện thoại hoặc email, thông tin dễ bị trôi, không có hệ thống theo dõi tiến độ xử lý.
-
Thiếu báo cáo tổng thể: Lãnh đạo đơn vị vận hành khó nắm bắt được toàn bộ hoạt động của tòa nhà vì không có báo cáo tự động, dữ liệu bị phân tán.
-
Tốn nhiều nhân lực: Một lượng lớn nhân viên phải làm việc theo phương pháp thủ công, năng suất thấp và khó đánh giá hiệu quả.
Trong dài hạn, những bất cập này không chỉ làm giảm hiệu quả vận hành mà còn ảnh hưởng tới uy tín của đơn vị quản lý, thậm chí gây mâu thuẫn giữa cư dân và ban quản lý.
Nhu cầu thực tế của ban quản lý và các đơn vị vận hành
Đối mặt với các thách thức trên, các ban quản lý tòa nhà hiện nay có nhiều nhu cầu thiết yếu:
-
Tự động hóa các công việc định kỳ như thu phí, nhắc lịch bảo trì, xử lý sự cố, gửi thông báo… để giảm tải công việc thủ công và tránh sai sót.
-
Minh bạch hóa tài chính với hệ thống báo cáo thu chi rõ ràng, cập nhật theo thời gian thực và có thể chia sẻ công khai với cư dân.
-
Nâng cao trải nghiệm cư dân thông qua việc cung cấp các tiện ích số như app đặt chỗ tiện ích, phản ánh sự cố, nhận thông báo nhanh chóng.
-
Quản trị nội bộ hiệu quả: phân công công việc rõ ràng, có lịch biểu, báo cáo tiến độ và đánh giá nhân sự.
-
Tối ưu chi phí vận hành: nhờ giảm thiểu nhân sự thủ công và tăng tính tự động trong quy trình làm việc.
Những nhu cầu này đòi hỏi một giải pháp toàn diện và linh hoạt, có thể tùy biến theo đặc thù từng tòa nhà, từng đơn vị quản lý. Và đó chính là lý do phần mềm quản lý tòa nhà như Building Care ra đời.
Ứng dụng phần mềm Building Care – Số hóa toàn diện quản lý vận hành tòa nhà
Building Care là nền tảng phần mềm quản lý tòa nhà được thiết kế chuyên biệt cho lĩnh vực bất động sản, giúp số hóa toàn bộ quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời tăng sự hài lòng của cư dân.
Những tính năng nổi bật của Building Care:
- Quản lý dữ liệu: Quản lý công ty, dự án, tòa nhà, cư dân, phương tiện
- Kỹ thuật vận hành: Quản lý tài sản, công việc, bảo trì – bảo dưỡng
- Kế toán tài chính: Tính phí dịch vụ, quản lý công nợ, thu chi, báo cáo
- Giám sát bãi xe: Kết nối hệ thống kiểm soát phương tiện vào – ra
- Tương tác cư dân: Đặt chỗ tiện ích, gửi phản ánh, nhận thông báo, sự kiện”
Building Care không chỉ là công cụ quản lý, mà còn là cầu nối giữa cư dân và ban quản lý, tăng sự minh bạch, tin tưởng và hài lòng – yếu tố sống còn của một tòa nhà vận hành hiệu quả.
Đặc biệt, với App Building Care cư dân dễ dàng THEO DÕI và tương tác với ban quản lý hay đơn vị quản lý vận hành tòa hơn bao giờ hết.
- Quản lý và theo dõi thông tin cá nhân, căn hộ
- Cập nhật tức thì các thông báo, tin tức, sự kiện
- Gửi ý kiến, đánh giá và nhận phản hồi từ BQL kịp thời
- Đăng ký dịch vụ tiện ích tòa nhà thuận tiện, dễ dàng
- Theo dõi chỉ số điện, nước tiêu thụ hàng tháng.
- Thanh toán Phí dịch vụ nhanh chóng, minh bạch
- Quản lý các hóa đơn, phí dịch vụ tòa nhà tiện lợi
- Xây dựng cộng đồng cư dân đoàn kết, hiện đại
Với thiết kế linh hoạt – dễ triển khai – dễ sử dụng, Building Care đã được ứng dụng tại hơn 100 dự án tòa nhà trên toàn quốc, góp phần giúp các Ban quản lý tiết kiệm chi phí vận hành, chuẩn hóa quy trình, nâng cao trải nghiệm cư dân và thúc đẩy năng lực cạnh tranh cho chủ đầu tư.
Kết luận
Chuyển đổi số trong quản lý tòa nhà không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu. Việc tiếp tục quản lý thủ công không chỉ khiến đơn vị vận hành bị tụt lại, mà còn kéo theo hàng loạt rủi ro trong vận hành, minh bạch tài chính và chăm sóc cư dân. Với nền tảng như Building Care, các tòa nhà có thể quản lý thông minh, giảm chi phí, tăng năng suất và xây dựng một môi trường sống hiện đại, tiện ích cho cư dân.
Nếu bạn đang là ban quản lý hoặc đơn vị vận hành bất động sản, đã đến lúc mạnh dạn số hóa mô hình vận hành – và Building Care chính là trợ lý đắc lực giúp bạn làm điều đó hiệu quả, đơn giản và chuyên nghiệp.
Nguồn: buildingcare.biz
