Bí quyết quản lý tòa nhà thông minh: Ứng dụng phần mềm để tối ưu hóa vận hành

Trong kỷ nguyên số,việc quản lý tòa nhà truyền thống đang dần trở nên lỗi thời trước sự phát triển nhanh chóng của công nghệ. Ứng dụng phần mềm sẽ là giải pháp hợp thời và tốt nhất để tối ưu hóa và nâng cao năng lực cạnh tranh giữa các công ty quản lý vận hành tòa nhà.

Bài viết của Building Care dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về việc ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà để tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng của cư dân.

Quản lý tòa nhà thông minh là gì và tầm quan trọng trong kỷ nguyên số

Ở thời đại công nghệ số, mọi lĩnh vực đều chịu sự tác động mạnh mẽ của chuyển đổi số, và quản lý tòa nhà cũng không ngoại lệ. Quản lý tòa nhà thông minh là sự kết hợp giữa việc quản lý truyền thống và ứng dụng phần mềm công nghệ, giúp nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm nguồn lực và mang lại các trải nghiệm dịch vụ tốt hơn cho cư dân.

Quản lý tòa nhà không chỉ đơn thuần là việc nắm thông tin số lượng căn hộ,bảo trì bảo dưỡng rồi đảm bảo an ninh, mà còn là việc tạo ra một môi trường sống tiện nghi, an toàn, kết nối gần hơn với cư dân, đồng thời đảm bảo quá trình vận hành suôn sẻ cho ban quản lý. 

Sự phát triển công nghệ và được ứng dụng trong lĩnh vực quản lý tòa nhà đã mang đến giải pháp hoàn hảo để thực hiện tất cả những điều này thông qua việc các đơn vị quản lý tòa nhà đã quan tâm, tìm hiểu để sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà tại các dự án.

Những thách thức trong quản lý tòa nhà theo phương pháp truyền thống

Cách thức quản lý tòa nhà theo phương pháp truyền thống đã được sử dụng trong thời gian dài, nhưng với sự phức tạp và quy mô ngày càng lớn của các tòa nhà hiện đại, việc quản lý “thủ công” đã xuất hiện nhiều hạn chế:

– Quản lý, kiểm soát thông tin kém hiệu quả: Dữ liệu căn hộ, cư dân, nhân sự, tài sản, bảo trì,… thường không được quản lý tập trung mà rải rác qua các bảng tính excel, giấy tờ,…y gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin và cập nhật các thông tin mới.

– Theo dõi bảo trì bảo dưỡng thiếu chặt chẽ: Việc bảo trì thiết bị và cơ sở hạ tầng luôn cần được theo dõi sát sao để đảm bảo an toàn cho tòa nhà. Tuy nhiên, việc quản lý thủ công, không phân bổ công việc rõ ràng, hay thậm chí có việc phát sinh chỉ trao đổi bằng miệng dễ xảy ra tình trạng quên lịch bảo trì hoặc bảo trì không đúng hạn, dẫn đến các sự cố nghiêm trọng.

– Tương tác với cư dân còn hạn chế: Mối quan hệ giữa ban quản lý (BQL) và cư dân thường không thực sự gắn kết. BQL thường phải xử lý các yêu cầu từ cư dân thông qua điện thoại hoặc cư dân phải đến trực tiếp văn phòng BQL. Tốn thời gian, nhưng chưa giải quyết được yêu cầu, cư dân không thực sự hài lòng.

– Quản lý tài chính, công nợ rối & phức tạp: Theo dõi công nợ, tính toán hóa đơn và quản lý tài chính bằng phương pháp thủ công dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn, hoặc thất thoát tiền bạc.

Những thách thức này không chỉ làm tăng chi phí quản lý mà còn gây ra nhiều bất tiện trong việc vận hành của BQL và trải nghiệm các dịch vụ tòa nhà của cư dân.

Phần mềm quản lý tòa nhà – Giải pháp cho ban quản lý thời đại mới

Phần mềm quản lý tòa nhà là công cụ tích hợp giúp số hóa toàn bộ quá trình quản lý và vận hành tòa nhà, từ việc thu thập dữ liệu, theo dõi công tác vận hành kỹ thuật, tính toán – quản lý công nợ đến việc tương tác với cư dân. Theo cách thức truyền thông, nhân sự kế toán tòa nhà sẽ phải làm việc trên các bảng tính hoặc giấy tờ rời rạc thì phần mềm cho phép họ dễ dàng thực hiện các thao tác tính toán, theo dõi và quản lý mọi quy trình trên một nền tảng.

Với việc ứng dụng công nghệ số trong quản lý tòa nhà, ban quản lý dễ dàng tự động hóa các quy trình thủ công, giảm thiểu rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian cũng như nhân sự. Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian thực, hỗ trợ Giám đốc dự án hay trưởng ban quản lý đưa ra kế hoạch vận hành phù hợp, tối ưu chi phí cho các tháng/quý/ năm tiếp theo.

Các lợi ích lớn mà phần mềm quản lý tòa nhà toàn diện đem đến

Phần mềm quản lý tòa nhà không chỉ là công cụ giúp tự động hóa một số quy trình vận hành, mà còn đem đến rất nhiều lợi ích cho cả chủ đầu tư, ban quản lý, ban quản trị và cư dân.

– Dễ dàng theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động trong tòa nhà, giảm thiểu sự phân mảnh thông tin và chồng chéo, nhầm lẫn dữ liệu tại các dự án tòa nhà khác nhau. Quy trình làm việc sẽ trở nên liền mạch, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.

– Tự động hóa các quy trình bảo trì – bảo dưỡng, chụp số điện – nước, thu phí, và quản lý tài chính giúp giảm bớt gánh nặng cho nhân viên bộ phận kỹ thuật và kế toán.

– Theo dõi chi tiết từng khoản thu chi, tạo lập bảng giá dịch vụ, gửi thông báo phí đến cư dân, và quản lý công nợ một cách nhanh chóng và chính xác.

– Tăng cường sự hài lòng của cư dân thông qua App dành riêng cho cư dân tòa nhà.

– Các dữ liệu cư dân, tài sản và công việc đều được lưu trữ tập trung và có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm Quản lý tòa nhà Building Care và những tính năng nổi bật hỗ trợ tối ưu hóa vận hành tòa nhà

Building Care là giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà toàn diện được phát triển bởi Công ty TNHH Công nghệ S-TECH, giúp tối ưu hóa mọi quy trình quản lý vận hành. 

Sứ mệnh phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số tòa nhà toàn diện, Building Care mang đến một loạt các tính năng ưu việt, hỗ trợ ban quản lý giải quyết các thách thức trong quản lý tòa nhà một cách hiệu quả và dễ dàng hơn. 

Dưới đây là những nhóm tính năng nổi bật của Building Care:

– Quản lý dữ liệu tòa nhà: Toàn bộ thông tin về cư dân, căn hộ, tài sản, phương tiện của tòa nhà đều được tập hợp trong một hệ thống duy nhất, giúp ban quản lý dễ dàng kiểm tra, theo dõi và cập nhật thông tin tức thì.

– Quản lý công việc và bảo trì: Lên lịch cho các công việc, phân bổ nhân sự thực hiện, theo dõi tiến độ và nhận thông báo khi có vấn đề phát sinh. Tính năng này giúp ban quản lý đảm bảo tòa nhà luôn trong tình trạng vận hành tốt nhất.

– Quản lý tài chính và công nợ: Hỗ trợ thiết lập bảng giá, chính sách giá, quản lý hóa đơn, và theo dõi công nợ của cư dân một cách minh bạch và chính xác.

– Quản lý tương tác cư dân: Bên cạnh phần mềm quản lý tòa nhà và App admin dành cho Ban quản lý, đội ngũ Building Care còn xây dựng App cư dân dành riêng cho cư dân tòa nhà. Thông qua App cư dân dễ dàng nhận thông báo từ BQL, gửi ý kiến, đăng ký dịch vụ tiện ích và thanh toán phí dịch vụ hàng tháng mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại.

Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng, mà là yêu cầu tất yếu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng cao, chuyển đổi số trong quản lý tòa nhà không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành tòa nhà muốn tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao trải nghiệm cư dân, và duy trì lợi thế cạnh tranh phải nhanh chóng áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến.

Phần mềm quản lý tòa nhà Building Care chính là một trong những giải pháp toàn diện giúp ban quản lý nắm bắt xu hướng chuyển đổi số này. Với hơn 20+ tính năng, Building Care sẽ hỗ trợ tối ưu việc quản lý thông tin, công việc, tài chính đến tương tác cư dân, nâng cao chất lượng dịch vụ và năng lực cạnh tranh cho người sở hữu phần mềm.
DEMO Đăng ký dùng thử Building Care ngay!

Nguồn: buildingcare.biz