Hiện nay, các tòa nhà chung cư ngày xuất hiện càng nhiều về quy mô lẫn số lượng. Đòi hỏi phải cần một đơn vị quản lý chuyên nghiệp, uy tín. Đăc biệt, là vị trí lễ tân tòa nhà, là bộ mặt của một ban quản lý. Vậy, lễ tân tòa nhà sẽ thực hiện các công việc gì? cùng Building Care tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Vị trí lễ tân tòa nhà sẽ là nhóm những người làm việc, đứng tại sảnh tầng 1 của các tòa nhà, chung cư đây là vị trí sẽ phải tiếp xúc và giao tiếp với rất nhiều người như cư dân sinh sống tại tòa nhà, khách bên ngoài tòa nhà,… Đây là những người đại diện cho sự chuyên nghiệp của một ban quản lý tòa nhà.
Tham khảo:>> phần mềm quản lý tòa nhà
Cụ thể, công việc của một lễ tân tòa nhà sẽ thực hiện và luôn đảm bảo các công việc như sau:
- Trực quầy lễ tân tại sảnh tòa nhà theo lịch được phân công từ Ban quản lý.
- Tiếp đón, cung cấp thông tin và chỉ dẫn khách đến làm việc, tham quan tòa nhà, cư dân sinh sống tại chung cư,…
- Trực điện thoại, tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi theo yêu cầu của khách gọi đến.
- Ghi nhận và báo cáo lại thông tin về khách gọi đến nếu không chuyển được cuộc gọi theo yêu cầu.
- Tiếp nhận đơn đăng ký sử dụng các dịch vụ của tòa nhà và trình Ban quản lý xem giải quyết.
- Thu thập – tiếp nhận ý kiến của khách hàng, định kỳ tổng hợp trình cấp trên xem xét giải quyết.
- Thông báo, nhắc nhở các công ty, tổ chức làm việc trong tòa nhà về những trách nhiệm họ phải thực hiện.
- Phát giấy mời, thông báo, công văn của Ban quản lý đến các công ty, tổ chức… làm việc trong tòa nhà.
- Nhận và chuyển phát thư, bưu phẩm, bưu kiện đi – đến.
- Cập nhật, quản lý tài liệu văn thư được giao phụ trách.
- Hỗ trợ gọi xe khi khách có nhu cầu.
- Phối hợp bộ phận an ninh giám sát việc ra vào, đảm bảo an ninh tòa nhà.
- Thực hiện việc báo động, liên hệ cơ quan chức năng khi có sự cố xảy ra.
- Tham gia các cuộc họp định kỳ, đột xuất; làm các báo cáo công việc theo quy định.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
Các vị trí lễ tân tòa nhà, chung cư thường lựa chọn những nhân sự có thể là nam hoặc nữ đáp ứng đầy đủ các tiêu chí như sau:
- Ngoại hình đẹp, thái độ chuyên nghiệp
- Sử dụng thành thạo các ứng dụng văn phòng
- Kỹ năng hành chính tốt
- Nhanh nhẹn, chuyên nghiệp, có khả năng giao tiếp tốt
- Tốt nghiệp trung học phổ thông/ trung cấp trở lên
- Giao tiếp Tiếng Anh tốt là một lợi thế
Có thể nói, vị trí lễ tân tòa nhà là một vị trí hết sức quan trọng, là bộ mặt đại diện cho sự chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị quản lý tòa nhà. Có một bộ phận lễ tân chuyên nghiệp sẽ giúp ghi điểm trước cư dân và khách hàng từ đó làm tăng uy tín cho tòa nhà, tăng giá trị bất động sản của tòa nhà đó.
Hi vọng, với những thông tin trên sẽ giúp các bạn có thể hiểu được công việc của một lễ tân tòa nhà nhé. Mọi thông tin thắc mắc quý vị có thể liên hệ Hotline: 094.836.9191 để được tư vấn tốt nhất nhé!
Nguồn: buildingcare.biz
