Từ ngày 01/07/2025, các doanh nghiệp và tổ chức trên toàn quốc bắt buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức do Bộ Công an cấp khi thực hiện các thủ tục hành chính điện tử – đặc biệt là truy cập hệ thống Thuế điện tử (etax).
Đây là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số quốc gia nhằm thống nhất dữ liệu, tăng cường bảo mật và minh bạch trong mọi giao dịch giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước.
Đối với các công ty quản lý vận hành tòa nhà, việc đăng ký tài khoản định danh không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là điều kiện để duy trì các hoạt động nghiệp vụ thường xuyên như kê khai thuế, xuất hóa đơn điện tử, ký hợp đồng vận hành, giao dịch hành chính…
Nội dung chính
Tài khoản định danh điện tử tổ chức là gì?
Tài khoản định danh điện tử tổ chức là loại tài khoản được cấp và xác thực bởi Bộ Công an, thông qua nền tảng VNeID – ứng dụng định danh quốc gia.
Khác với các tài khoản hành chính trước đây, tài khoản này có giá trị pháp lý cao hơn, cho phép doanh nghiệp:
– Đăng nhập hệ thống Thuế điện tử để kê khai, nộp thuế.
– Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử.
– Thực hiện các thủ tục hành chính số với cơ quan nhà nước.
– Giao dịch điện tử có xác thực pháp lý.
Tài khoản này được gắn trực tiếp với thông tin pháp lý của doanh nghiệp, đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hệ thống đăng ký kinh doanh.
Vì sao doanh nghiệp quản lý vận hành tòa nhà cần đặc biệt lưu ý?
Do đặc thù là đơn vị trung gian giữa cư dân, Ban quản trị, chủ đầu tư và các cơ quan chức năng, các công ty quản lý tòa nhà đảm nhiệm vai trò kết nối và thực thi phần lớn các thủ tục hành chính – tài chính của cả tòa nhà.
Các hoạt động tiêu biểu chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi quy định này gồm:
- Kê khai và nộp thuế dịch vụ quản lý, vệ sinh, bảo vệ, điện nước chung, vận hành kỹ thuật.
- Xuất hóa đơn điện tử hằng tháng cho cư dân, khách thuê, hoặc đối tác thương mại trong tòa nhà.
- Ký kết hợp đồng thuê dịch vụ với nhà thầu phụ, các đơn vị bảo trì.
- Đăng ký hồ sơ hành chính với chính quyền địa phương (PCCC, vệ sinh môi trường, an ninh tòa nhà…).
Nếu không có tài khoản định danh điện tử tổ chức hợp lệ, tất cả các nghiệp vụ nêu trên sẽ không thể thực hiện trên hệ thống thuế điện tử, dẫn đến:
- Gián đoạn thanh toán và nghĩa vụ tài chính.
- Bị xử phạt hành chính do nộp hồ sơ chậm.
- Mất uy tín với Ban quản trị và cư dân vì không đảm bảo đúng thời hạn quy định.
Ai Có Thể Thực Hiện Thủ Tục Đăng Ký Tài Khoản Định Danh Điện Tử Cho Đơn Vị Vận Hành Tòa Nhà?
Một điểm thuận lợi trong quy định mới là không bắt buộc người đại diện pháp luật của doanh nghiệp phải trực tiếp thực hiện việc đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức. Điều này mang lại sự linh hoạt và phù hợp hơn với mô hình hoạt động đặc thù của các công ty quản lý vận hành tòa nhà – nơi cơ cấu vận hành đa tầng và phân công chuyên biệt theo chức năng.
Doanh nghiệp có thể ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác trong tổ chức để thay mặt thực hiện thủ tục đăng ký. Người được ủy quyền cần có đủ năng lực, hiểu biết về hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định.
Các vị trí phù hợp để được ủy quyền
Các vị trí phù hợp để được doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức bao gồm: kế toán tài chính, trưởng hoặc phó bộ phận hành chính – pháp lý, trợ lý giám đốc hoặc thư ký văn phòng, và trong một số mô hình tích hợp – trưởng ban quản lý tòa nhà cũng có thể đảm nhiệm nếu là nhân sự trực thuộc công ty. Đây đều là những vị trí nắm giữ vai trò quan trọng trong hệ thống vận hành, am hiểu thông tin pháp lý và thường xuyên làm việc với các cơ quan nhà nước.
Việc ủy quyền cho người phù hợp không chỉ đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình đăng ký mà còn giúp tiết kiệm thời gian cho ban giám đốc hoặc người đại diện pháp luật, duy trì tiến độ công việc trong giai đoạn chuyển đổi định danh, đồng thời phân công rõ ràng trách nhiệm hành chính, phù hợp với bộ máy đa tầng của các công ty đang vận hành nhiều tòa nhà hoặc cụm công trình cùng lúc. Đây là giải pháp thiết thực để tăng tính chủ động, giảm thiểu rủi ro gián đoạn trong quản lý vận hành hiện đại.
Điều kiện bắt buộc đối với người được ủy quyền
– Có Căn cước công dân (CCCD) gắn chip còn hiệu lực.
– Đã có tài khoản VNeID mức độ 2 (định danh cá nhân tại công an hoặc online).
– Có văn bản ủy quyền hợp lệ do người đại diện pháp luật ký. Văn bản này cần ghi rõ:
+ Họ tên, chức vụ và thông tin của cả hai bên.
+ Nội dung ủy quyền: “Thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức trên VNeID.”
Có thể là bản ký tay hoặc công chứng, nhưng cần xuất trình bản gốc khi được yêu cầu.
Các Bước Đăng Ký Tài Khoản Định Danh Điện Tử Tổ Chức Trên Ứng Dụng VNeID
Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VNeID bằng tài khoản cá nhân đã định danh mức 2.
Bước 2: Tại giao diện chính, chọn “Định danh tổ chức” → chọn “Đăng ký”.
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin pháp lý của tổ chức (tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ…).
Bước 4: Thực hiện xác thực sinh trắc học (vân tay hoặc khuôn mặt) theo hướng dẫn.
Bước 5: Gửi yêu cầu đăng ký và chờ hệ thống phê duyệt. Kết quả sẽ được thông báo trên ứng dụng hoặc qua email/SMS.
Lưu ý: Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát kỹ:
– Tên công ty (không viết tắt nếu GPKD không viết tắt).
– Mã số thuế, địa chỉ chi tiết (phường/xã, quận/huyện…).
– Họ tên, chức danh người đại diện pháp luật.
Thông tin trên hồ sơ đăng ký phải khớp tuyệt đối với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và đăng ký doanh nghiệp, tránh trường hợp hệ thống không xác thực được hoặc hồ sơ bị trả lại.
Kết luận
Đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, mà còn là điều kiện tiên quyết để các công ty quản lý vận hành tòa nhà duy trì hoạt động ổn định, minh bạch và hiệu quả trong môi trường số.
