Mặc dù phần mềm quản lý tòa nhà nói chung và Building Care nói riêng đang là một trong những phần mềm quản lý tòa nhà hiệu quả nhất và đang được triển khai, ứng dụng rộng rãi. Nhưng, thực tế thì chủ đầu tư vẫn sẽ gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình triển khai phần mềm quản lý tòa nhà này trong quá trình quản lý.
Vậy những khó khăn đó là gì, và làm thế nào để chủ đầu tư cũng như Ban Quản Lý có thể khắc phục triệt để những khó khăn đó, tạo điều kiện thuận lợi để phần mềm quản lý tòa nhà hoạt động hiệu quả nhất, tận dụng được tối đa những chức năng nền tảng, hỗ trợ ban quản lý tòa nhà trong quá trình quản lý tòa nhà?
- Đơn vị quản lý chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản lý tòa nhà
Thực tế hiện nay, có không ít tòa nhà vừa và nhỏ, thậm chí kể cả các hệ thống tòa nhà quy mô lớn, hầu như chưa tận dụng được những tiến bộ trong CNTT vào quản lý, hầu như các công đoạn đều được thực hiện thủ công.
Chính vì thế, khi quyết định sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Building Care, nhiều đơn vị quản lý tự đặt mình vào tình huống khó khăn khi phải đào tạo lại toàn bộ quá trình sử dụng CNTT của các nhân viên các bộ phận trong ban quản lý tòa nhà.
Để tránh việc lãng phí trong quá trình sử dụng phần mềm Building care, tốt nhất đơn vị quản lý nên tiến hành khảo sát hiện trạng sử dụng CNTT trong nội bộ kỹ càng để đưa ra những quyết định chính xác.
- Hoạt động quản lý tòa nhà chưa thực sự được phân tích bài bản.
Building Care là một trong những phần mềm hiệu quả nếu được sử dụng hợp lý. Tuy vậy, đơn vị quản lý chủ quan trong quá trình phân tích hoạt động quản lý, kinh doanh dịch vụ thực tế để lựa chọn ra những giải pháp phù hợp thì không những đơn vị sử dụng phần mềm không thể tận dụng những ưu điểm mà thậm chí có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với việc không triển khai phần mềm quản lý tòa nhà.
Phần mềm Building care được phát triển dựa trên nền tảng quản trị doanh nghiệp ERP. Chính vì vậy, phần mềm này sở hữu những modul cốt lõi và cả những modul tùy chỉnh. Vậy nên, để lựa chọn cho tòa nhà của mình những module phù hợp,ban quản lý cần phải sát sao trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh trước khi triển khai để đảm bảo phần mềm Building care được lựa chọn đáp ứng được đầy đủ nhu cầu và mô hình quản lý thực tế của tòa nhà. Bên cạnh đó, đơn vị cung ứng phầm mềm cũng phải tư vấn và đưa ra được giải pháp sát với thực tế nhu cầu của ban quản lý.
Tham khảo: >> Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý chung cư?
- Khúc mắc trong quá trình truyền đạt thông tin giữa ban quản lý tòa nhà và đơn vị cung cấp phần mềm
Phần mềm quản lý tòa nhà là một mảng khá đặc thù mà hầu hết trước khi tìm hiểu, chủ đầu tư và các đơn vị quản lý khá mơ hồ về khái niệm của chúng nếu không phải người trong ngành. Vì thế, quá trình trao đổi bước đầu giữa đơn vị cung ứng phần mềm Building care và đơn vị quản lý tòa nhà có thể gặp nhiều khó khăn, rào cản do hai bên chưa thực sự hiểu nhau.
Để khắc phục được tình trạng này, phía đơn vị quản lý tòa nhà, trước khi tiến hành trao đổi nên tìm hiểu kỹ lưỡng về phần mềm mà mình muốn và sắp sử dụng.
Đối với đơn vị cung cấp phần mềm, cần tìm ra những cách diễn đạt tường minh nhất, trực quan nhất, nên sử dụng các hình ảnh và các casestudy để đơn vị quản lý tòa nhà có thể hình dung rõ ràng về phần mềm Building Care.
Khi xuất hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai, nâng cấp hai bên cần kịp thời thông báo cho nhau để tránh bị bỏ lỡ những thông tin quan trọng, có thể dẫn đến tư vấn sai hoặc thiết kế cấu hình quản lý tòa nhà không tương thích với mô hình quản lý của tòa nhà.
- Đơn vị quản lý tòa nhà phải tiết lộ những thông tin quan trọng ra ngoài
Để một mô hình Building Care thực sự hoạt động có hiệu quả, đơn vị quản lý tòa nhà và đơn vị cung cấp phần mềm cần hiểu nhau đến mức tường minh tất cả mọi thứ, kể cả những thông tin tuyệt mật, những thông tin về khách hàng cũng như cư dân của tòa nhà đang quản lý. Chính vì vậy, đây là điều nhiều đơn vị quản lý tòa nhà băn khoăn. Vì nếu thông tin bị rò rỉ ra ngoài, Chủ đầu tư cũng như đơn vị quản lý có thể đánh mất độ uy tín của mình, vì để rò rỉ thông tin cư dân.
Vì vậy, để tiến hành triển khai Building care hiệu quả, chủ đầu tư/đơn vị quản lý nên lựa chọn những đối tác cung cấp đáng tin cậy và có uy tín, nên đặt niềm tin cũng như chia sẻ với nhà cung cấp tất cả những thông tin liên quan để xây dựng hệ thống.
- Sự phản đối của các ban, đơn vị
Điều này rất quan trọng, vì nếu chủ đầu tư/ đơn vị quản lts tự ý quyết định mà không thông qua các bộ phận phía dưới, các ban quản lý trực tiếp của tòa nhà có thể sẽ gặp phải sự phản đối khi các bộ phận đã quen sử dụng các phần mềm trước đây, giờ phải chuyển sang một phần mềm mới, hiệu quả chưa được kiểm chứng nhưng họ lại mất thêm thời gian để làm quen. Trong quá trình đó, các đầu việc của các bộ phận có thể bị lỡ dở.
Không chỉ vậy, nếu trước kia, dữ liệu là tài sản riêng của mỗi phòng ban, các phòng ban khác khi muốn truy xuất sẽ phải “xin” dữ liệu, thì với Building care, mọi thông tin và dữ liệu được công khai cho bên đối tác quản trị phần mềm, khiến một số phòng ban cảm thấy mất đặc quyền sở hữu dữ liệu. Một khó khăn khác khi đơn vị quản lý và nhân viên không thống nhất được quan điểm đó là: quyền lợi của một số cá nhân, phòng ban mâu thuẫn với mục tiêu của dự án, dẫn đến việc họ không nhiệt tình làm việc hoặc cản trở triển khai thực hiện dự án.
Như vậy, điều quan trọng là người điều hành quản lý và mọi nhân viên cần phải có quan điểm chung để có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và thành công nhất. Chủ đầu tư/đơn vị quản lý cần thống nhất các bộ phận trước khi thực sự tiến hành triển khai.
- Đơn vị quản lý không thực sự quyết tâm trong quá trình triển khai
Nhiều đơn vị quản lý, sau khi tìm hiểu, nhận thấy rằng dù bỏ ra một số tiền lớn để đầu tư, nhưng lợi nhuận thu về được từ phần mềm này rất lớn, vì thế không ngần ngại bỏ tiền. Tuy nhiên, đôi khi, có các đơn vị khá chủ quan, cho rằng phần mềm quản lý chung cư Building care dễ thực hiện, chưa hình dung được đầy đủ các khó khăn trong quá trình triển khai. Vì vậy, khi thực sự đưa vào hoạt động, dự án có thể dễ dàng bị ngừng lại giữa chừng mà không tiếp tục đi đến cuối cùng để hưởng trái ngọt từ những lợi ích mà Building care đem lại.
Để khắc phục được tình trạng này, khi tư vấn, nhà cung ứng cần thẳng thắn và trung thực khi chia sẻ những khó khăn trong việc tiến hành triển khai Building Care để chủ đầu tư cũng như đơn vị quản lý có cái nhìn tổng quan nhất, chuẩn bị sẵn sàng tinh thần để vượt qua khó khăn, cùng thực hiện xây dựng cho đơn vị mình một phần mềm quản lý tòa nhà phù hợp và tiện ích nhất, phục vụ cho quá trình quản lý của đơn vị.
Trong quá trình triển khai, ban quản lý sẽ gặp phải một số rào cản nhất định, nhưng không đồng nghĩa với việc ban quản lý ngại khó mà không triển khai. Bởi vì nếu vượt qua những khó khăn và rào cản đó, chủ đầu tư/đơn vị quản lý sẽ có được những lợi ích vô cùng trong công tác quản lý tòa nhà. Thực tế, các tòa nhà sử dụng thành công phần mềm Building care đã chứng minh điều đó. Điển hình là các tòa Imperial Plaza, Phương Đông Green Park, Riverside Garden, Opal Boulevard Bình Dương, Eco lakeview, Hà Nội Paragon…
Hãy để Building Care thực sự trở thành trợ thủ đắc lực của Ban quản lý tòa nhà.
Nguồn: buildingcare.biz
