Quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

Hiện nay, các tòa nhà văn phòng mọc lên và đi vào hoạt động với một số lượng lớn tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP. HCM,… đáp ứng nhu cầu của nhiều công ty muốn tìm kiếm văn phòng mở chi nhánh,… Để quản lý, khai thác tốt của các tòa nhà văn phòng, cần phải có các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng uy tín và chuyên môn cao. Vậy để quản lý chi phí vận hành tòa văn phòng hiệu quả cần những điều gì?

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là gì?

Để hiểu rõ từ A-Z về chi phí vận hành tòa nhà văn phòng, bước đầu tiên bạn cần nắm được khái niệm cũng như mức phí vận hành tòa nhà văn phòng.

Chi phí vận hành tòa nhà là một khoản phí do bên thuê và sử dụng tòa nhà chi trả cho chủ đầu tư hoặc đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và vận hành tòa nhà. Đơn vị đó sẽ dùng khoản phí thu được để duy trì mọi hoạt động quản lý và vận hành tòa nhà. Đơn vị thuê sẽ được hưởng tất cả các dịch vụ trong tòa nhà để phục vụ cho việc kinh doanh, sau khi đã thanh toán các khoản phí kể trên.

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng gồm những gì?

Để tòa nhà vận hành cần có các hoạt động, dịch vụ đi kèm như: dịch an ninh, đảm bỏa trật tự; dịch vụ vệ sinh, cảnh quan, chăm sóc cây xanh; vận hành, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật; lễ tân… Những dịch vụ này được duy trì từ phí dịch vụ tòa nhà.

Chi phí quản lý tòa nhà (chung cư, văn phòng, cao ốc…) là khoản phí mà khách hàng phải trả cho đơn vị chịu trách nhiệm quản lý, vận hành tòa nhà và được dùng cho các dịch vụ được kể trên và duy trì hoạt động các thiết bị dùng chung trong tòa nhà như chiếu sáng, thang máy…

Xem thêm:>> Quản lý tòa nhà văn phòng – Những kiến thức bạn cần biết

Quy mô tòa nhà

Có thể nói, quy mô tòa nhà là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến cách tính chi phí quản lý hay vận hành của bất kỳ sản phẩm bất động sản nào. Nếu tòa nhà đó có quy mô lớn; nhiều tầng, có thêm các tiện ích cảnh quan thì phần chi phí phát sinh về điện nước, chăm sóc cây xanh hay các phần tiện ích chung sẽ nhiều hơn.

Nhu cầu sử dụng

Mỗi doanh nghiệp thuê tòa nhà cũng sẽ có nhu cầu sử dụng theo mục đích của mình. Có những doanh nghiệp sẽ sử dụng nhiều tiện ích hơn; hoặc sử dụng các tiện ích không bao gồm trong gói quản lý chung. Điều này cũng bắt buộc phải trả thêm các chi phí phát sinh theo yêu cầu đó.

Để phù hợp hơn với mục đích nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp thuê. Thông thường thì ban quản lý tòa nhà sẽ phân thành 2 loại phí đó là phí quản lý bắt buộc và không bắt buộc.

Diện tích thuê

Diện tích thuê văn phòng chính là yếu tố thứ 3 ảnh hưởng đến chi phí quản lý tòa nhà. Với các đơn vị thuê văn phòng diện tích lớn thì sẽ phải chi phí cao hơn so với các đơn vị thuê văn phòng diện tích nhỏ.

Khu vực của tòa nhà văn phòng

Tùy theo tòa nhà văn phòng nằm ở vị trí nào trong khu vực thì sẽ có chi phí vận hành tòa nhà văn phòng khác nhau. Ở các vị trí trung tâm, giao thông phát triển, nhiều tiện ích ngoại khu đi kèm thì phần chi phí này cũng sẽ cao hơn các tòa nhà vùng ven.

Hạng tòa nhà

Chi phí vận hành hay quản lý cũng phụ thuộc khá nhiều vào xếp loại theo bảng tiêu chuẩn của tòa nhà. Hiện nay hầu hết các đơn vị quản lý đều xếp hạng và phân loại các tòa nhà theo loại A, B,C để dễ dàng định giá thuê cũng như chi phí quản lý.

Tiêu chuẩn phân loại văn phòng hạng A, B, C là cách phân loại chất lượng các tòa nhà văn phòng cho thuê dựa trên các tiêu chí như vị trí, thiết kế, tiện ích, chất lượng xây dựng… Việc phân loại này giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn không gian làm việc phù hợp với nhu cầu và ngân sách.

Văn phòng hạng A: là loại hình văn phòng cao cấp nhất, thường nằm ở vị trí trung tâm, có kiến trúc hiện đại, thiết kế độc đáo, diện tích sàn lớn, không cột, và đầy đủ các tiện ích cao cấp như nhà hàng, khu vực tổ chức sự kiện…

Văn phòng hạng B: là loại văn phòng có hất lượng xếp sau hạng A, thường có vị trí tốt, thiết kế đẹp, diện tích sàn vừa phải, và các tiện ích cơ bản.

Văn phòng hạng C: là loại hình văn phòng có chất lượng thấp nhất, thường nằm ở vị trí ngoại thành, có thiết kế đơn giản, diện tích sàn nhỏ và ít tiện ích.

Để thị trường văn phòng cho thuê ở Việt Nam phát triển theo hướng chuyên nghiệp và minh bạch, việc xây dựng một bộ tiêu chuẩn văn phòng hạng A, B, C theo quy định quốc tế là rất cấp thiết. Bộ tiêu chuẩn xếp hạng văn phòng cho thuê này sẽ là một công cụ hữu ích cho các bên liên quan trong thị trường, từ những người thiết kế, xây dựng, đầu tư, tư vấn cho đến những người thuê văn phòng

Chất lượng dịch vụ và chất lượng cơ sở hạ tầng tại từng tòa nhà

Tòa nhà sở hữu cơ sở hạ tầng hiện đại, chất lượng dịch vụ tốt sẽ có mức phí quản lý cao hơn. Theo đó, những tòa nhà văn phòng hạng B có thể có giá phí quản lý vận hành cao hơn tòa nhà hạng A lâu năm, đã cũ vì được trang bị cơ sở hạ tầng khang trang, hiện đại hơn cùng nhiều tiện ích.

Cách tính chi phí quản lý tòa nhà văn phòng (tham khảo)

Mục đích sử dụng của chi phí vận hành tòa nhà văn phòng

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng được chia ra thành nhiều hạng mục phục vụ những mục đích sử dụng khác nhau, bao gồm các hạng mục cơ bản là:

• Phí quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các tiện ích công cộng như: Phí bảo dưỡng và vệ sinh các khu vực chung. Phí chăm sóc và bảo vệ cảnh quan môi trường.
• Phí bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật chung và riêng của tòa nhà văn phòng, phí khắc phục các sự cố hỏng hóc tại các khu vực chung của tòa nhà, phí thu dọn vệ sinh và các thiết bị thu gom rác thải.

Ngoài ra, còn các hạng mục chi phí phụ dành cho các dịch vụ khác:

• Dịch vụ lễ tân tại sảnh chính.
• Dịch vụ giữ xe, bảo vệ tòa nhà, hỗ trợ các sự cố khi cần thiết.
• Dịch vụ thu dọn vệ sinh cho tòa nhà, văn phòng riêng.
• Dịch vụ phun thuốc diệt côn trùng theo định kỳ.

Phụ thuộc vào quy mô, nhu cầu của từng doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư mà chi phí vận hành tòa nhà sẽ có đầy đủ các hạng mục trên hoặc không. Tuy nhiên, các hạng mục cơ bản thì tòa nhà nào cũng cần có.

Những vấn đề khi quản lý chi phí tòa nhà văn phòng

Những khách thuê văn phòng là những doanh nghiệp, họ luôn mong muốn khách của họ đến tòa nhà, văn phòng làm việc luôn cảm nhận được sự chuyên nghiệp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp họ. Tuy nhiên họ không thể chi số tiền quá lớn cho dịch vụ văn phòng được. Đối với đơn vị quản lý tòa nhà họ gặp không ít những khó khăn về quản lý mặt bằng; quản lý nhân sự; quản lý chi phí văn phòng như:

– Mỗi mặt bằng trong tòa nhà được xác địch bằng diện tích thông thủy, được quản lý bằng mã tại các tầng lầu, khối nhà khác nhau. Mỗi mặt bằng dùng những dịch vụ khác nhau khiến công việc quản lý chi phí thêm phức tạp.

– Việc thay đổi khách thuê mặt bằng, chuyển quyền sử dụng, hay cho thuê lại mặt bằng thường xuyên xảy ra. Việc quản lý thông tin khách thuê, ghi nhận lịch sử khách thuê của từng mặt bằng khiến ban quản lý tốn khá nhiều công sức.

– Trong ban quản lý tòa nhà sẽ có nhiều bộ phận khác nhau như: vệ sinh, an ninh, kỹ thuật; và mỗi nhân sự phụ trách công việc khác nhau. Làm sao để quản lý phân công công việc được tốt nhằm tăng hiệu suất, giảm chi phí thuê thêm nhân sự trở thành thách thức không hề nhỏ cho ban quản lý.

Ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

Phần mềm quản lý tòa nhà Building Care là một giải pháp toàn diện giúp các đơn vị quản lý tối ưu hóa chi phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng một cách hiệu quả. Bằng cách tự động hóa các quy trình quản lý, lập lịch bảo trì, cập nhật chỉ số điện-nước, tính toán công nợ và tự động gửi hóa đơn/phí dịch vụ hàng tháng đến cư dân, khách hàng thuê văn phòng,…

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Để tận dụng những lợi ích của công nghệ số trong quản lý tòa nhà chung cư, hãy liên hệ với chúng tôi để biết thêm về các giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà Building Care. Và được trải nghiệm DEMO 20+ các tính năng trên phần mềm miễn phí ngay hôm nay.

Nguồn: Tổng hợp