Quy trình quản lý kỹ thuật tòa nhà hiệu quả

Các tòa nhà chung cư, văn phòng hiện nay muốn hoạt động ổn định và hiệu quả không thể không nhắc đến ban quản lý tòa nhà với một quy trình quản lý vận hành chuyên nghiệp. Bài viết sau Buildingcare sẽ cùng tìm hiểu rõ về quy trình quản lý kỹ thuật tòa nhà nhé.

Thông thường một tòa nhà chung cư sẽ được quản lý bởi một ban quản lý thành lập do Ban quản trị tòa nhà bầu ra hoặc thuê một đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp. Tuy vậy, dù ở hình thức nào thì để tòa nhà hoạt động ổn định và đạt hiệu quả cao cần thiết phải có một quy trình quản lý kỹ thuật tòa nhà hiệu quả.

1. Quản lý kỹ thuật tòa nhà là gì?

Quản lý kỹ thuật tòa nhà là công tác vận hành hệ thống kỹ thuật, cơ điện nhằm duy trì mọi hoạt động của tòa nhà được hiệu quả và an toàn. Đây là một công việc vô cùng quan trọng để đảm bảo điều kiện và môi trường sống tốt nhất cho người dân sống và làm việc tại đây. Và hệ thống quản lý tòa nhà BMS chính là hệ thống quản lý thông minh được ứng dụng trong trường hợp này.

2. Những lý do nên sử dụng dịch vụ quản lý kỹ thuật tòa nhà

Quản lý kỹ thuật của tòa nhà là hoạt động diễn ra hàng ngày. Bất cứ máy móc thiết bị nào trong tòa nhà dù có đang hoạt động hay ngừng hoạt động thì ban quản lý kỹ thuật tòa nhà đều phải quản lý.

Hoạt động quản lý kỹ thuật diễn ra hàng ngày, có tầm quan trọng còn cao hơn rất nhiều so với việc bảo hành bảo trì kỹ thuật tòa nhà. Tòa nhà có bộ phận quản lý kỹ thuật tốt có thể mang lại nhiều ưu thế như:

+ Đảm bảo máy móc và thiết bị trong tòa nhà vận hành liên tục, các hệ thống thiết bị máy móc trong tòa nhà hoạt động trơn tru và không bị gián đoạn.

+ Đảm bảo tính an ninh, an toàn cho cư dân và khách hàng trong tòa nhà

+ Tiết kiệm chi phí vận hành tòa nhà

+ Tăng giá trị tòa nhà

Tham khảo:>> Tiêu chuẩn thiết kế chung cư cao tầng bạn nên biết từ A – Z

3. Quy trình quản lý kỹ thuật tòa nhà bao gồm các công việc

Quản lý kỹ thuật tòa nhà có công việc chủ yếu là quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà theo đúng quy trình của nhà cung cấp. Nhân viên giám sát kỹ thuật trong khi làm việc phải đảm bảo tuân thủ theo đúng hướng dẫn của nhà cung cấp nhằm đảm bảo các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà có thể hoạt động hiệu quả nhất.

Ngoài ra, nhân viên kiểm soát kỹ thuật còn đảm nhiệm các công việc:

+ Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật

Việc bảo trì và bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà ban đầu là công việc của nhà cung cấp. Khi thiết bị kỹ thuật còn trong thời gian bảo hành thì nhà cung cấp sẽ có nhân viên kỹ thuật tới xử lý sự cố. Nhưng tới khi hết thời gian bảo hành, nhà cung cấp sẽ ủy quyền lại cho đơn vị quản lý tòa nhà.

Lúc này bộ phận quản lý kỹ thuật trong tòa nhà sẽ đảm nhiệm công việc bảo trì hệ thống kỹ thuật của tòa nhà.

+ Vận hành an toàn và đúng kỹ thuật toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Trong đó nhân viên quản lý kỹ thuật tòa nhà phải thường xuyên kiểm tra,kiểm soát các hệ thống trang thiết bị tòa nhà như điều hòa, điện nước, phòng cháy chữa cháy, camera, hệ thống xử lý nước thải…. để đảm bảo các hệ thống hoạt động thông suốt theo đúng kế hoạch, quy trình, quy chuẩn an toàn và hiệu quả.

Đảm bảo hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà được vệ sinh sạch sẽ, vận hành ổn định và hoạt động tốt, bảo dưỡng các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà đúng hạn bởi các nhà thầu chuyên nghiệp và tuân thủ theo yêu cầu của nhà sản xuất.

Theo dõi, khắc phục mọi sự cố phát sinh về quá trình vận hành của các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà.

+ Xử lý những sự cố bất trắc liên quan tới thiết bị kỹ thuật

Các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà khi sử dụng rất khó tránh khỏi những sự cố bất trắc có thể xảy ra, bao gồm các sự cố như mất điện, cháy nổ,  mất nước, rò rỉ và tắc đường ống dẫn nước, sự cố chập cháy điện, hư hỏng hệ thống điện nước hoặc thông gió điều hòa, sự cố hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy, kẹt thang máy…., lúc này bộ phận kỹ thuật tòa nhà sẽ phải nắm rõ được tình hình hoạt động của các thiết bị kỹ thuật và khắc phục sự cố kịp thời, đảm bảo môi trường sống an toàn và thuận lợi cho cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà.

+ Sửa chữa, thay thế các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà

Nhân viên kỹ thuật sẽ tổ chức lắp đặt, sửa chữa, thay thế các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà theo sự phân công của ban quản lý, giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh liên quan tới kỹ thuật tòa nhà nhằm đảm bảo sự vận hành ổn định cho tòa nhà.

Ngoài ra, bộ phận giám sát kỹ thuật tòa nhà còn cần giám sát nhà thầu và các nhà cung ứng dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, thay thế các hạng mục liên quan tới hệ thống thiết bị trong tòa nhà, đảm bảo các hoạt động này sẽ không làm ảnh hưởng tới kết cấu và hệ thống thiết bị chung của tòa nhà, đảm bảo an ninh, an toàn phòng cháy chữa cháy cũng như vệ sinh chung của tòa nhà.

Chủ động yêu cầu nhà thầu, nhà cung ứng sửa chữa ngay lập tức các hạng mục có thể gây nguy hại cho người và tài sản tại toà nhà và khu vực lân cận.

Lên lịch và báo cáo quản lý về  việc kiểm tra và thực hiện công việc bảo trì, bảo dưỡng, thay thế kỹ thuât…của nhà thầu, nhà cung ứng.

Lập các báo cáo định kỳ, checklist kỹ thuật: tuần/ tháng/ quý/ năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của quản lý.

+ Hướng dẫn, giám sát nhà thầu thi công lắp mới hoặc di dời văn phòng, làm mới các hạng mục theo chỉ đạo của ban quản lý

Quản lý kỹ thuật cũng cần phải theo dõi và phê duyệt bản vẽ thi công của các nhà thầu khi thi công trang trí văn phòng, dọn dẹp văn phòng khách hàng, giám sát các nhà thầu thi công để đảm bảo bản vẽ đúng với kỹ thuật và kết cấu, sự an toàn theo đúng tiến độ đề ra.

+ Đảm bảo an toàn cho tòa nhà

Bộ phận quản lý kỹ thuật tòa nhà sẽ phải đảm bảo các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà vận hành an toàn, khắc phục sự cố kịp thời cũng như tổ chức huấn luyện và đào tạo cho chủ đầu tư và cư dân tham gia các chương trình tập huấn phòng cháy chữa cháy, hướng dẫn vận hành các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà an toàn và hiệu quả nhất.

Ngoài ra, quản lý kỹ thuật tòa nhà còn cần phối hợp với các đơn vị và bộ phận liên quan để xử lý các tình huống bất trắc kịp thời.

Tham khảo:>> Top 5 công ty quản lý tòa nhà UY TÍN tại Hà Nội

4. Nhân viên quản lý kỹ thuật tòa nhà cần đáp ứng những yêu cầu nào?

Thực tế thì công việc quản lý cần phải có sự bao quát nhưng cũng chú ý tới chi tiết tỉ mỉ các vấn đề kỹ thuật trong tòa nhà để đảm bảo sự hài lòng từ cư dân.

Điều này cho thấy nhân viên kỹ thuật cần phải am hiểu được các kiến thức và kỹ năng về các thiết bị kỹ thuật như điện, nước, phòng cháy chữa cháy, thang máy… đồng thời phải nắm rõ được các thủ tục pháp lý, hợp đồng thuê cùng với những vấn đề phát sinh khác thì vận hành hệ thống kỹ thuật cho tòa nhà.

Ngoài ra, nhân viên kiểm soát bộ phận kỹ thuật còn phải có kỹ năng đàm phán, có sự chu đáo và quan sát nhạy bén, có khả năng chịu áp lực cao, kỹ năng giải quyết vấn đề, lên kế hoạch cụ thể để đảm bảo công việc có thể triển khai theo đúng tiến độ

5. Ứng dụng công nghệ vào công việc quản lý tòa nhà

Hiện nay, với sự bùng nổ của công nghệ 4.0 việc các đơn vị quản lý vận hành áp dụng công nghệ vào quản lý vận hành tòa nhà không còn là điều mới mẻ. Việc ứng dụng phần mềm giúp công việc quản lý dễ dàng hơn, chính xác và tiết kiệm thời gian và chi phí.

Building Care hiện là một trong số các phần mềm quản lý tòa nhà được tin dùng nhất trên thị trường hiện nay. Được thiết với nhiều tính năng dành cho ban quản lý, giúp giải quyết được các vấn đề về tính năng kế toán, báo cáo vận hành một cách nhanh chóng và chính xác. Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý tòa nhà Building Care các bạn có thể liên hệ số Hotline: 094.836.9191 để nhận được tư vấn tốt nhất về phần mềm.