Sổ tay quản lý vận hành tòa nhà là một tài liệu quan trọng giúp hướng dẫn và quản lý toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc vận hành và bảo dưỡng tòa nhà. Nó đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, an toàn và theo đúng quy định, đồng thời giúp tối ưu hóa các nguồn lực và tiết kiệm chi phí.
Sổ tay quản lý vận hành tòa nhà tổng hợp những danh mục trong công tác quản lý tòa nhà, giúp ban quản lý nắm chắc các hoạt động một cách hiệu quả.
Nội dung chính
- 1 Quản lý vận hành tòa nhà là gì?
- 2 4 lý do bạn nên quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả
- 3 Nội dung cơ bản của sổ tay quản lý vận hành tòa nhà thường bao gồm:
- 4 Những bất cập trong quản lý vận hành tòa nhà
- 5 Một số lưu ý trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà
- 6 CHUYỂN ĐỔI SỐ QUẢN LÝ TÒA NHÀ – TẠI SAO CẦN THIẾT?
Quản lý vận hành tòa nhà là gì?
Quản lý vận hành tòa nhà là công tác quản lý các hoạt động an ninh, tài chính, hành chính, đảm bảo vận hành tốt các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống điều hòa không khí, hệ thống PCCC,…
Vận hành là một khâu thiết yếu đối với mọi tòa nhà, giúp tòa nhà hoạt động trơn tru và hiệu quả. Quản lý vận hành tòa nhà thường được thực hiện bởi các nhà quản lý tòa nhà hoặc các công ty quản lý bất động sản chuyên nghiệp.
-
Công tác quản lý vận hành tòa nhà đảm bảo an toàn cư dân, hoạt động trơn tru cho tòa nhà
4 lý do bạn nên quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả
Tiết kiệm chi phí vận hành
Bằng cách sử dụng các công nghệ tiết kiệm năng lượng và thực hiện bảo trì định kỳ cho các hệ thống cơ điện, ban quản lý tòa nhà có thể giảm thiểu chi phí điện, nước và các chi phí sửa chữa không mong muốn. Đồng thời, quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả cũng giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và tăng hiệu suất làm việc.
Tăng giá trị tòa nhà
Một tòa nhà được quản lý tốt sẽ thu hút nhiều khách hàng hơn, từ đó tăng giá trị thị trường và cải thiện uy tín của tòa nhà. Bằng cách đầu tư vào bảo trì và nâng cấp cơ sở vật chất, bạn có thể tạo ra một môi trường sống và làm việc chất lượng cao, thu hút và giữ chân các khách thuê trong thời gian dài.
Đảm bảo an toàn cho con người và tài sản
Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho cư dân và tài sản. Việc lắp đặt hệ thống an ninh và giám sát, xây dựng kế hoạch ứng phó khẩn cấp và đảm bảo bảo hiểm tài sản đầy đủ, bạn có thể giảm thiểu rủi ro và tạo một môi trường sống an toàn cho cư dân trong tòa nhà.
Tạo môi trường sống và làm việc thoải mái, tiện nghi
Với việc cung cấp dịch vụ chất lượng, xây dựng các không gian xanh, kiểm soát tiếng ồn và môi trường, quản lý vận hành tòa nhà góp phần tạo ra một không gian sống và làm việc thoải mái, tiện nghi, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Nội dung cơ bản của sổ tay quản lý vận hành tòa nhà thường bao gồm:
1. Thông tin chung về tòa nhà
Địa chỉ, quy mô, công năng sử dụng
Sơ đồ mặt bằng các tầng, các hệ thống kỹ thuật quan trọng
2. Quản lý kỹ thuật
Hệ thống điện, nước, HVAC (hệ thống điều hòa, thông gió)
Thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy
Bảo trì định kỳ, xử lý sự cố kỹ thuật
3. Quy trình bảo dưỡng
Kế hoạch bảo dưỡng định kỳ cho các hệ thống chính
Hướng dẫn xử lý khi có sự cố xảy ra
Quy trình kiểm tra và giám sát các thiết bị
4. Quản lý an ninh, an toàn
Đảm bảo an ninh là ưu tiên hàng đầu trong quản lý vận hành tòa nhà. Quy trình này bao gồm việc lắp đặt và vận hành hệ thống camera giám sát, thiết bị kiểm soát ra vào, và các biện pháp phòng ngừa rủi ro, đào tạo nhân viên bảo vệ, xây dựng và thực hiện các kế hoạch ứng phó khẩn cấp.
Quy trình phòng cháy chữa cháy
Hướng dẫn an toàn lao động
Quy định về ra vào tòa nhà, quản lý bảo vệ
5. Dịch vụ tiện ích
Duy trì vệ sinh trong tòa nhà đảm bảo môi trường sống sạch sẽ và lành mạnh cho cư dân. Quy trình quản lý vệ sinh bao gồm việc lên lịch và thực hiện vệ sinh định kỳ cho các khu vực chung, kiểm soát chất lượng không khí và nước, quản lý việc xử lý rác thải.
Dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, chăm sóc cây xanh
Quản lý rác thải, đảm bảo vệ sinh môi trường
6. Quản lý tài chính
Trong quản lý vận hành tòa nhà, quản lý tài chính là quy trình không thể thiếu. Công việc bao gồm lập kế hoạch ngân sách, theo dõi các khoản thu chi, xử lý hóa đơn và thanh toán, lập báo cáo tài chính định kỳ. Việc quản lý tài chính minh bạch giúp tạo lòng tin từ cư dân và đảm bảo sự phát triển bền vững của tòa nhà.
Thu chi liên quan đến dịch vụ quản lý tòa nhà
Các loại phí dịch vụ, chi phí vận hành
7. Quản lý nhân sự
Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận: kỹ thuật, vệ sinh, bảo vệ, quản lý tài chính
Quy trình đánh giá hiệu quả công việc
8. Quản lý khách hàng
Chính sách và quy trình giải quyết khiếu nại
Giao tiếp và tương tác với cư dân, khách thuê văn phòng
9. Các quy định và luật pháp liên quan
Quy định của pháp luật về vận hành tòa nhà
Các tiêu chuẩn về an toàn, môi trường
10. Quản lý nhà thầu
Quản lý nhà thầu đảm bảo các dịch vụ và công việc từ bên ngoài được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng. Công việc này bao gồm lựa chọn, ký kết hợp đồng và giám sát hoạt động của các nhà thầu cung cấp dịch vụ bảo trì, vệ sinh, an ninh và các dịch vụ khác.
Sổ tay quản lý vận hành tòa nhà đóng vai trò là cẩm nang cho ban quản lý tòa nhà trong việc duy trì một môi trường làm việc, sinh sống an toàn, thoải mái và hiệu quả cho cư dân, doanh nghiệp thuê văn phòng.
Những bất cập trong quản lý vận hành tòa nhà
Thiếu minh bạch, rõ ràng trong quản lý quỹ bảo trì
Một trong những bất cập phổ biến trong quản lý vận hành tòa nhà là thiếu minh bạch trong việc quản lý quỹ bảo trì. Quỹ bảo trì đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và sửa chữa các phần cơ sở vật chất của tòa nhà như thang máy, hệ thống điện nước, và các tiện ích khác.
-
Quỹ bảo trì không được công khai minh bạch sẽ dẫn đến mâu thuẫn
Tuy nhiên, nhiều tòa nhà xuất hiện tình trạng không rõ ràng về việc thu, chi và sử dụng quỹ bảo trì, dẫn đến sự nghi ngờ và không hài lòng từ phía cư dân. Điều này có thể gây ra mất lòng tin và xung đột giữa quản lý và cư dân, đồng thời ảnh hưởng đến khả năng duy trì và phát triển của tòa nhà.
Tình trạng chưa bàn giao diện tích sử dụng chung
Các diện tích sử dụng chung như sảnh, hành lang, phòng gym, hoặc khu vui chơi dành cho trẻ em thường là những không gian quan trọng đối với cư dân tòa nhà. Tuy nhiên, không ít tòa nhà xảy ra tình trạng các không gian này không hoàn thiện hoặc không được phân định rõ ràng, gây ra bất tiện và không hài lòng cho cư dân.
Chất lượng tòa nhà chưa đáp ứng nhu cầu của cư dân
Một vấn đề khác là chất lượng tổng thể của tòa nhà chưa đáp ứng được nhu cầu của cư dân. Đây có thể là do việc trì hoãn trong việc thực hiện bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà, chung cư. Khi chất lượng tòa nhà không đáp ứng được nhu cầu cơ bản của cư dân như an toàn, tiện nghi và thoải mái, sẽ dẫn đến sự bất mãn và phản đối từ phía cư dân. Tình trạng này nếu kéo dài có thể ảnh hưởng đến uy tín và giá trị của tòa nhà trên thị trường.
Một số lưu ý trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà
Quản lý vận hành tòa nhà đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là một số điều cần lưu ý quan trọng khi tiến hành quản lý vận hành tòa nhà:
-
Khi triển khai quản lý vận hành tòa nhà, ban quản lý cần nắm rõ một số yếu tố then chốt
- Xây dựng và lập kế hoạch chi tiết và khoa học cho toàn bộ hệ thống tòa nhà. Điều này giúp ban quản lý nắm rõ tình trạng của tòa nhà.
- Tạo ra các giải pháp hỗ trợ cho công việc quản lý tòa nhà, nhằm đảm bảo khả năng giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh.
- Xây dựng các giải pháp tối ưu nhằm cải thiện hiệu suất kết nối giữa các bộ phận và phòng ban, đảm bảo quy trình diễn ra một cách hiệu quả nhất.
- Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho chủ đầu tư.
- Tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật, đặc biệt chú ý đến các quy định như Điều 105 của Luật Nhà ở năm 2014.
- Đánh giá và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà một cách cẩn thận, để đảm bảo tính phù hợp và chất lượng của dịch vụ.
CHUYỂN ĐỔI SỐ QUẢN LÝ TÒA NHÀ – TẠI SAO CẦN THIẾT?
Trong thời đại số hóa, việc quản lý tòa nhà thủ công đang dần trở nên lỗi thời và kém hiệu quả. Các công việc như quản lý dự án/ tòa nhà, nhân sự, phản hồi ý kiến cư dân, hay bảo trì tòa nhà với báo cáo thủ công thường tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót và khó kiểm soát toàn diện.
Tại sao chuyển đổi số quản lý tòa nhà lại cần thiết?
☑️ Tối ưu quy trình: Thay vì phải quản lý thủ công từng công đoạn phức tạp, chuyển đổi số giúp Ban Quản lý tự động hóa, dễ dàng kiểm soát mọi thông tin và dữ liệu.
☑️ Nâng cao hiệu quả công việc: Chuyển đổi số giúp tăng năng suất và giảm thiểu sai sót nhờ khả năng tích hợp dữ liệu và theo dõi mọi hoạt động trong thời gian thực (real time).
☑️ Trải nghiệm cư dân tốt hơn: Các quy trình như gửi thông báo, thanh toán, hoặc đăng ký tiện ích được thực hiện nhanh chóng qua app. Cư dân dễ dàng truy cập và tương tác với Ban Quản lý ngay trên điện thoại. Giải pháp cho công ty quản lý vận hành tòa nhà, ban quản trị, ban quản lý hiện nay chính là phần mềm quản lý tòa nhà Building Care của S-TECH khi phần mềm không chỉ giúp số hóa mọi quy trình quản lý từ thu phí, giám sát, đến bảo trì mà còn:
✅ Quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất.
✅ Theo dõi báo cáo, dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
✅ Tương tác cư dân qua ứng dụng tiện lợi, tăng cường sự kết nối.
Đăng ký DEMO và DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ngay hôm nay để được đội ngũ chuyên gia công nghệ của chúng tôi hỗ trợ và tư vấn 24/7.
