Tại sao quản lý tòa nhà đòi hỏi nhiều kỹ năng và sự bao quát?Và tại sao những vấn đề liên quan đến tài liệu quản lý cơ sở của chung cư lại được coi là vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ của toà nhà? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về tài liệu vận hành chung cư để giải đáp thắc mắc của mọi người!
Nội dung chính
Thế nào là dịch vụ quản lý tòa nhà?
Dịch vụ quản lý tòa nhà là các hoạt động và quy trình được thực hiện để duy trì và điều hành các hoạt động hàng ngày của một tòa nhà để đảm bảo an toàn, tiện lợi và hiệu quả.
Các dịch vụ này bao gồm một loạt các nhiệm vụ như bảo trì, vệ sinh, quản lý an ninh, quản lý hệ thống cơ điện, quản lý hệ thống điều hòa không khí, xử lý rác thải, quản lý các tiện ích công cộng như hồ bơi, phòng tập thể dục, sân chơi,…Và các hoạt động khác nhằm đáp ứng nhu cầu của cư dân trong chung cư.
Sự quan trọng của tài liệu quản lý tòa nhà chung cư
Tài liệu vận hành chung cư đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc duy trì và quản lý hiệu quả của một tòa nhà .
Dưới đây là những điểm nổi bật về tầm quan trọng của tài liệu:
- Hệ thống hóa thông tin: Tài liệu quản lý tòa nhà chung cư chứa các thông tin quan trọng về cấu trúc, hệ thống điện nước, hệ thống PCCC, hệ thống an ninh và các thiết bị khác.
- Hỗ trợ cho việc bảo trì và sửa chữa: Các thông tin chi tiết trong tài liệu quản lý trợ giúp định hướng cho các hoạt động bảo trì định kỳ và sửa chữa khi có sự cố xảy ra.
- Quản lý tài chính: Tài liệu quản lý cũng thường bao gồm các thông tin về ngân sách, chi phí vận hành, chi phí bảo trì, thu phí dịch vụ và các khoản chi tiêu khác.
- Tuân thủ pháp luật và tiêu chuẩn: Tài liệu quản lý tòa nhà cũng chứa các thông tin về các quy định pháp luật và tiêu chuẩn an toàn cần phải tuân thủ.
- Dễ dàng chia sẻ thông tin: Tài liệu vận hành là một công cụ hữu ích để chia sẻ thông tin với các cư dân trong tòa nhà, giúp họ hiểu rõ hơn về các công trình vận hành và các dự án bảo trì trong tương lai.
Tài liệu quản lý tòa nhà chung cư cung cấp những gì?
Để đạt được hiệu quả cao trong quản lý và vận hành tòa nhà, đội ngũ nhân viên và nhân viên làm việc trong lĩnh vực này cần được trang bị kiến thức và kỹ năng chuyên môn sâu.Đây là lý do tại sao các nhà quản lý tòa nhà ngày càng trở nên cần thiết và quan trọng.
Dưới đây là danh sách các tài liệu mà mọi cá nhân và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này không nên bỏ qua:
Quản lý về hợp đồng cho thuê
- Quy trình quản lý hợp đồng cho thuê bao gồm kế hoạch thanh toán và sổ theo dõi thông tin khách hàng.
- Quy trình triển khai hợp đồng thuê bao gồm biên bản bàn giao mặt bằng, biên bản kiểm tra sửa chữa nội dung, biên bản triển khai quy định tòa nhà.
Quản lý khách hàng
- Quy định quản lý và sử dụng phòng họp bao gồm sổ theo dõi phòng họp.
- Quy định đánh giá sự hài lòng của khách hàng
- Quy định xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng
- Quy định trang trí và tiếp thị của khách hàng.
- Quy định an ninh và an toàn của khách hàng.
- Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng
- Quy định quản lý tài sản của khách hàng
- Quy định bảo dưỡng sửa chữa của khách hàng
- Quy định hình thức, thái độ, nhân viên phòng khách hàng
- Quy định quản lý thiết bị, tòa nhà dịch vụ
Tham khảo: Biểu mẫu gửi ý kiến kiến nghị đến Ban quản lý tòa nhà
An ninh tòa nhà
- Nội quy phòng cháy chữa cháy Tòa nhà bao gồm hướng dẫn sử dụng PCCC và danh mục dụng cụ PCCC thường dùng.
- Quy định tuần tự bộ phận bảo vệ bao gồm kế hoạch điều tra
- Quy định huấn luyện an toàn PCCC bao gồm kế hoạch huấn luyện an toàn hàng năm, chương trình huấn luyện an toàn và danh sách nhân viên được huấn luyện an toàn.
- Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hóa bao gồm sổ theo dõi hàng hóa, sổ theo dõi tài sản.
- Quy trình kiểm soát khách hàng và nhân viên bao gồm sổ theo dõi khách hàng, nhân viên ra vào cổng.
- Nội quy bộ phận bảo vệ
- Quy trình xử lý sự cố bảo vệ
- Phương pháp phòng cháy chữa cháy toà nhà.
- Quy định sử dụng và quản lý công cụ bảo vệ.
- Quy trình xử lý tình trạng khẩn cấp.
- Quy trình giữ ô tô, xe máy.
Kỹ thuật xây dựng nhà
- Quy trình sửa chữa bao gồm thông báo sửa chữa, phiếu yêu cầu, phương pháp sửa chữa, phiếu thử nghiệm sửa chữa và sổ theo dõi sửa chữa.
- Quy trình bảo trì tòa nhà
- Quy trình bảo vệ tòa nhà : kế hoạch bảo vệ tòa nhà
- Quy trình bảo trì công trình xây dựng
- Quy trình bảo vệ công trình xây dựng
- Quy trình bảo dưỡng máy điều hòa
- Quy trình bảo vệ thang máy
Tham khảo : Quy trình quản lý kỹ thuật tòa nhà hiệu quả
Vệ sinh tòa nhà
- Quy định lập kế hoạch bảo vệ tòa nhà
- Quy định xử lý rác tòa nhà
- Quy trình vệ sinh nhà vệ sinh bao gồm danh sách kiểm tra vệ sinh WC
- Quy trình vệ sinh kính, sàn, thảm.
- Quy định sử dụng công cụ vệ sinh
- Quy trình bảo vệ sàn
- Quy định chuẩn mực vệ sinh tòa nhà
Quản lý nhà thầu
- Quy trình mua hàng dịch vụ bao gồm kế hoạch và biên soạn giám sát
- Quy trình đánh giá nhà cung cấp ứng dụng bao gồm bảng tiêu đề đánh giá nhà cung cấp ứng dụng, danh sách nhà cung cấp ứng dụng chính thức, bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp ứng dụng.
- Quy trình hình thức, thái độ, tác phong nhân viên nhà thầu.
Giám sát tòa nhà
- Quy trình giám sát tòa nhà
- Quy trình giám sát nhà vệ sinh bao gồm phiếu giám sát nhà vệ sinh hàng ngày, phiếu giám sát nhà vệ sinh hàng tuần, báo cáo tổng hợp tình hình vệ sinh.
- Quy trình giám định bảo mật bao gồm sổ theo dõi yêu cầu sửa chữa, biên bản kiểm tra sửa chữa, danh mục thiết bị kiểm tra, biên bản đánh giá tình trạng sử dụng tài sản và thiết bị.
- Quy trình giám sát khách hàng
- Quy trình giám sát an ninh
> Có thể bạn quan tâm: Trọn bộ tài liệu quản lý tòa nhà chung cư mới nhất
Quản lý tài liệu tinh gọn trên Phần mềm Quản lý tòa nhà Building Care
Phần mềm quản lý tòa nhà Building Care là một công cụ hiệu quả để quản lý tài liệu tinh gọn trong các tòa nhà chung cư. Nó cung cấp khả năng lưu trữ và quản lý các tài liệu quan trọng như hồ sơ kỹ thuật, biên bản họp, hợp đồng và chứng từ từ quản lý tòa nhà một cách dễ dàng và có tổ chức.
Dưới đây là danh sách các tài liệu quản lý của phần mềm vận hành chung mà mọi người có thể biết:
Tài liệu quản lý tòa nhà:
- Sổ tay hướng dẫn quản lý chung
- Sổ tay chuẩn dịch vụ
- Sổ tay bán quản trị
- Sổ tay hướng dẫn hướng dẫn những quy định chung về nhà thầu
- Sổ tay hướng dẫn an toàn và sức khỏe
- Sổ tay hướng dẫn trường hợp khẩn cấp
- Sổ tay hướng dẫn khi xảy ra hỏa hoạn
- Sổ tay hướng dẫn tiết kiệm năng lượng
- Quy trình kiểm soát và phòng ngừa rủi ro
Tài liệu kinh doanh
Building Care là một giải pháp hiệu quả để quản lý các tài liệu kinh doanh.
Từ việc lưu trữ các hợp đồng, biên tập bản họp, đề xuất và báo cáo cho đến các tài liệu pháp lý và chứng khoán từ quản lý tòa nhà, phần mềm cho phép tổ chức và quản lý tất cả các loại tài liệu kinh doanh một cách hiệu quả .
Hợp đồng mua sắm
Phần mềm quản lý tòa nhà cho phép lưu trữ và quản lý các hợp đồng mua sắm theo cách hiệu quả, từ việc tạo, xem xét, phê duyệt đến quản lý thay đổi và gia hạn.
Building Care cũng hỗ trợ theo dõi thời hạn và thanh toán của các hợp đồng, đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý tài chính và nâng cao tính toàn vẹn của quy trình mua sắm. Đồng thời, tính năng bảo mật của phần mềm giúp bảo vệ thông tin quan trọng, đảm bảo Tuân thủ các quy tắc định nghĩa liên quan đến hợp đồng mua bán.
Hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng
Các hoạt động bảo trì và bảo vệ sự sống của các tòa nhà và tài sản được tổ chức lưu trữ.
Các tính năng của Building Care bao gồm kế hoạch bảo trì định kỳ, theo dõi tiến độ công việc và ghi lại thông tin chi tiết về các công việc được thực hiện thường xuyên.
Phần mềm cũng hỗ trợ việc tạo báo cáo tổng hợp về trạng thái bảo trì và bảo dưỡng, giúp cải thiện quản lý chi phí và tối ưu hóa hiệu quả vận hành của tài sản. Điều này giúp đảm bảo rằng các tài sản luôn được bảo trì đúng thời hạn và đạt hiệu suất tối ưu.
Với các tính năng vượt trội trong quản lý tài liệu và tài sản, Building Care không chỉ là một công cụ hữu ích mà còn là một giải pháp toàn diện giúp các tổ chức quản lý tòa nhà hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.Đầu tư vào Building Care là đầu tư vào sự phát triển bền vững và nâng cao năng lực quản lý của tổ chức.Liên hệ với chúng tôi qua Hotline 094. 836. 9191 để được tư vấn thêm.
