Dịch Vụ Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng – Tối Ưu Hóa Vận Hành, Nâng Tầm Giá Trị

Bạn đang tìm kiếm giải pháp để vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả, tiết kiệm và chuyên nghiệp? Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chính là chìa khóa giúp tối ưu chi phí, duy trì giá trị bất động sản và nâng cao trải nghiệm của khách thuê. Hãy cùng khám phá chi tiết về dịch vụ này và cách phần mềm quản lý tòa nhà BuildingCare đang hỗ trợ các đơn vị quản lý vận hành một cách đơn giản, hiện đại và minh bạch.

Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng là tổng hợp các hoạt động nhằm đảm bảo việc vận hành, bảo trì, chăm sóc khách hàng, và quản lý tài chính của một tòa nhà văn phòng được diễn ra trơn tru, chuyên nghiệp và hiệu quả. Đây là công việc yêu cầu cao về tổ chức, chuyên môn kỹ thuật, khả năng phối hợp giữa nhiều bộ phận cũng như sự hiểu biết về pháp lý, tài chính và công nghệ.

Các hạng mục chính trong dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng

Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm nhiều mảng công việc đan xen giữa kỹ thuật, hành chính và chăm sóc khách hàng. Mỗi hạng mục đều có ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành ổn định, hiệu quả và chất lượng dịch vụ tổng thể của tòa nhà. Cụ thể:

Quản lý vận hành kỹ thuật tòa nhà

Đây là hạng mục quan trọng nhất, ảnh hưởng đến an toàn – tiện nghi – tính liên tục trong hoạt động của các doanh nghiệp thuê văn phòng.

Các công việc chính bao gồm:

• Vận hành hệ thống kỹ thuật: Điện, nước, điều hòa, thông gió, thang máy, máy phát điện, hệ thống PCCC, hệ thống an ninh CCTV, âm thanh – ánh sáng…

• Kiểm tra định kỳ: Lập lịch kiểm tra, bảo trì thiết bị theo tiêu chuẩn nhà sản xuất và quy định pháp luật.

• Xử lý sự cố: Có đội kỹ thuật túc trực để kịp thời khắc phục mọi sự cố kỹ thuật phát sinh.

• Tiết kiệm năng lượng: Tối ưu hệ thống chiếu sáng, điều hòa, kiểm soát tiêu hao điện – nước thông qua công nghệ và cảm biến.

Việc quản lý kỹ thuật chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo sự vận hành liên tục của tòa nhà mà còn giúp giảm chi phí bảo trì và nâng cao tuổi thọ thiết bị.

Quản lý nhân sự, hành chính và điều phối dịch vụ

Đội ngũ nhân sự tại tòa nhà là bộ mặt của đơn vị quản lý quản lý vận hành, trực tiếp tương tác với khách thuê và khách ra vào hàng ngày.

Các vị trí thường được điều phối gồm:

• Lễ tân – hành chính: Tiếp nhận thông tin, thư tín, giao nhận hồ sơ và hỗ trợ thông tin cho khách hàng.

• Bảo vệ – an ninh: Đảm bảo an toàn tài sản và con người, kiểm soát người và phương tiện ra vào.

• Vệ sinh – cảnh quan: Giữ gìn vệ sinh môi trường làm việc, chăm sóc cây xanh, đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của tòa nhà.

• Kỹ thuật viên trực ca: Luôn sẵn sàng kiểm tra và xử lý các vấn đề kỹ thuật khẩn cấp.

Ngoài ra, bộ phận quản lý còn thực hiện các công việc hành chính như:

• Soạn thảo hợp đồng dịch vụ.

• Lập biên bản bàn giao mặt bằng.

• Lưu trữ hồ sơ vận hành, nhật ký kỹ thuật, hóa đơn thanh toán.

Quản lý tài chính, thu – chi và phí dịch vụ

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của đơn vị quản lý là đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ và đúng hạn trong các khoản thu – chi của tòa nhà.

Nội dung công việc bao gồm:

• Lập kế hoạch ngân sách vận hành: Dự toán chi phí bảo trì, điện nước, lương nhân sự, vật tư tiêu hao…

• Quản lý và thu phí dịch vụ: Bao gồm phí quản lý, điện, nước, điều hòa, chỗ đậu xe, quảng cáo…

• Theo dõi công nợ: Gửi thông báo nhắc phí, hỗ trợ khách hàng kiểm tra thông tin thanh toán.

• Báo cáo tài chính hàng tháng/quý: Tổng hợp chi tiêu, dư nợ, tồn kho vật tư.

Chăm sóc khách thuê và xử lý phản ánh

Trong môi trường văn phòng chuyên nghiệp, sự hài lòng của khách thuê là yếu tố sống còn, quyết định đến tỷ lệ duy trì hợp đồng và danh tiếng của tòa nhà.

Công việc chính của bộ phận chăm sóc khách hàng gồm:

• Tiếp nhận và xử lý phản ánh: Qua điện thoại, email, ứng dụng hoặc trực tiếp tại lễ tân.

• Gửi thông báo, tin tức: Lịch bảo trì, gián đoạn điện nước, nội quy mới, các sự kiện tại tòa nhà.

• Khảo sát hài lòng khách hàng định kỳ: Đánh giá chất lượng dịch vụ, đề xuất cải tiến.

• Hỗ trợ các dịch vụ bổ sung: Giao nhận thư, phòng họp, dịch vụ vệ sinh ngoài giờ, setup nội thất…

Nhiều tòa nhà hiện nay sử dụng ứng dụng trên điện thoại di động phần mềm quản lý tòa nhà BuildingCare, giúp khách hàng gửi yêu cầu – phản ánh – nhận thông báo trực tuyến, giảm thiểu thời gian xử lý và nâng cao trải nghiệm.

Truyền thông nội bộ và quản lý hình ảnh tòa nhà

Một yếu tố thường bị bỏ quên nhưng lại ảnh hưởng lớn đến thương hiệu của tòa nhà:

• Tổ chức sự kiện nội bộ, truyền thông: Ngày hội doanh nghiệp, tiệc cuối năm, tuần lễ an toàn,…

• Quản lý hệ thống biển bảng, banner, quảng cáo trong tòa nhà.

• Cập nhật thông tin kịp thời: Trên website, bảng tin, fanpage, ứng dụng khách hàng.

Việc truyền thông nội bộ tốt không chỉ nâng cao giá trị thương hiệu mà còn gắn kết cộng đồng doanh nghiệp trong tòa nhà, tạo môi trường làm việc tích cực và thân thiện.

Lợi ích của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng

Sử dụng dịch vụ quản lý giúp ban quản lý, chủ đầu tư và cả khách thuê đạt được nhiều lợi ích vượt trội:

• Tăng hiệu suất vận hành: Hạn chế lỗi kỹ thuật, giảm chi phí vận hành.

• Minh bạch tài chính: Rõ ràng, dễ kiểm soát các khoản thu – chi.

• Nâng cao trải nghiệm khách thuê: Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, sạch sẽ, an toàn.

• Duy trì giá trị bất động sản: Cơ sở vật chất được bảo trì đúng hạn, tránh xuống cấp.

• Tiết kiệm thời gian quản lý: Chủ đầu tư tập trung vào phát triển dự án thay vì xử lý công việc hàng ngày.

Những thách thức khi quản lý tòa nhà thủ công

Nhiều tòa nhà văn phòng hiện nay vẫn đang vận hành theo cách truyền thống – ghi chép sổ sách, Excel, liên lạc qua điện thoại – điều này gây ra không ít khó khăn như:

• Sai sót trong dữ liệu thu – chi.

• Khó kiểm soát tình trạng kỹ thuật tòa nhà.

• Phản hồi chậm từ khách thuê.

• Không có hệ thống đánh giá chất lượng dịch vụ.

• Thiếu báo cáo tổng thể, dẫn đến quyết định thiếu chính xác.

Tối ưu quản lý vận hành với phần mềm BuildingCare

Trong bối cảnh chuyển đổi số tòa nhà đang ngày càng bùng nổ , các đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng đã bắt đầu ứng dụng công nghệ để thay thế các quy trình thủ công cồng kềnh. Phần mềm quản lý tòa nhà BuildingCare là một trong những giải pháp tiên phong trong lĩnh vực này.

Tính năng nổi bật của BuildingCare

– Quản lý dữ liệu: Cho phép phía ban quản lý theo dõi và quản lý danh sách công ty, các dự án, tòa nhà, quản lý thông khách thuê, diện tích và phương tiện.

– Kỹ thuật vận hành: Cho phép ban quản lý, đơn vị quản lý vận hành: Quản lý tài sản, công việc, bảo trì – bảo dưỡng (hệ thống điện, nước, hệ thống thang máy, điều hòa và phòng cháy chữa cháy,..) theo định kỳ được đề ra.

– Kế toán tài chính: Tự động tính chi phí quản lý theo hợp đồng/diện tích, quản lý công nợ, thu chi, báo cáo một cách đồng bộ và chính xác theo từng khách thuê.

– Giám sát bãi xe: Cho phép hệ thống đếm và giám sát độc lập từ AI Camera lượng xe ra, vào và quản lý thu chi, phí phương tiện hàng tháng

– Tương tác: Gửi thông báo phí & hóa đơn điện tử qua app/email.

Lợi ích khi sử dụng BuildingCare

• Tối ưu chi phí vận hành.

• Nâng cao chất lượng dịch vụ và mức độ hài lòng của khách thuê.

• Rút ngắn thời gian xử lý sự cố và yêu cầu.

• Tăng khả năng giám sát từ xa và quản lý nhiều tòa nhà trong cùng một thời điểm.

• Nâng cao giá trị tòa nhà văn phòng với chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Vì sao nên chọn đơn vị quản lý tòa nhà có sử dụng phần mềm hiện đại?

Đơn vị quản lý có kinh nghiệm kết hợp phần mềm quản lý không chỉ giúp vận hành hiệu quả mà còn:

• Tăng tính minh bạch trong mọi hoạt động.

• Chứng minh năng lực quản lý với chủ đầu tư và khách hàng.

• Giảm rủi ro và sự cố bất ngờ nhờ quy trình rõ ràng, có cảnh báo.

• Hỗ trợ mở rộng quy mô khi có thêm dự án mới.

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng được tính như thế nào?

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng thường được tính theo diện tích sử dụng (hoặc diện tích thuê) của khách hàng trong tòa nhà, được thể hiện bằng đơn giá VNĐ/m²/tháng.

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Chi phí quản lý là khoản phí mà khách thuê văn phòng phải thanh toán hàng tháng cho đơn vị vận hành/ban quản lý tòa nhà để duy trì các hoạt động vận hành chung như:

• An ninh, bảo vệ, lễ tân

• Vệ sinh tòa nhà, chăm sóc cảnh quan

• Bảo trì hệ thống kỹ thuật (thang máy, điện, nước, điều hòa…)

• Quản lý hành chính, chăm sóc khách thuê

• Hệ thống tiện ích chung: phòng họp, khu sinh hoạt, bãi đỗ xe…

Lưu ý: Chi phí này không bao gồm điện nước riêng, phí gửi xe hay thuế VAT, trừ khi hợp đồng quy định khác.

Công thức tính chi phí quản lý tòa nhà văn phòng

Công thức tính phổ biến nhất hiện nay là:

Ví dụ:

• Đơn giá quản lý: 70.000 VNĐ/m²/tháng

• Diện tích thuê: 100 m²
  
  ==> Chi phí quản lý hàng tháng: 70.000 × 100 = 7.000.000 VNĐ/tháng

Các yếu tố ảnh hưởng đến đơn giá quản lý

Mỗi tòa nhà sẽ có đơn giá khác nhau tùy theo:

Thực tế thị trường hiện nay (tham khảo)

Một số tòa nhà sử dụng phần mềm quản lý như BuildingCare, giúp tự động tính phí – thông báo – thu phí online để tránh sai sót và minh bạch hoàn toàn với khách thuê.

8. Kết luận

Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng không đơn thuần chỉ là chuổi bao gồm các công việc kỹ thuật hay thu phí dịch vụ – đó là một chuỗi giá trị đóng vai trò duy trì hoạt động ổn định, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và nâng cao giá trị bất động sản theo thời gian. Và để đạt hiệu quả tối đa, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý là yếu tố không thể thiếu hiện nay.

ĐĂNG KÝ DEMO PHẦN MỀM

Nếu bạn là chủ đầu tư, ban quản lý hay đơn vị vận hành đang tìm kiếm giải pháp quản lý toàn diện – hãy trải nghiệm ngay phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng BuildingCare để nâng cấp hiệu quả và chuyên nghiệp hóa toàn bộ quy trình.

Nguồn: buildingcare.biz