Một tòa nhà văn phòng để hoạt động ổn định và hiệu quả chắc chắn không thể thiếu các nội quy, quy chế mà ban quản lý tòa nhà đó đề ra. Bài viết sau Building Care chia sẻ với các bạn mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng để tham khảo nhé!
Nội dung chính
1. Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng là gì?
Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng là các quy định được đặt ra cho công tác quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng. Nội quy quản lý tòa nhà đầy đủ sẽ bao gồm các đầu mục công việc như sau:
- Các quy định về đảm bảo an ninh an toàn cho toàn bộ các cá nhân, tổ chức cũng như tài sản, cơ sở vật chất thuộc phạm vi của tòa nhà văn phòng; các quy định về tác phong cũng như nội quy trong triển khai công tác an ninh an toàn của đội ngũ bảo vệ.
- Nội quy về việc sử dụng, vệ sinh và giữ gìn môi trường các khu vực chung trong khu vực tòa nhà.
- Các quy định về hoạt động gửi xe, ra vào, vận chuyển đồ đạc, trách nhiệm trong việc sử dụng các trang thiết bị – cơ sở – vật chất của CBNV, khách hàng cũng như các nhà thầu khi đến làm việc tại tòa nhà.
- Nội quy, quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy đảm bảo tính mạng người và tài sản…
Tham khảo:>> Tham khảo mẫu báo cáo quản lý vận hành tòa nhà
2. Mục đích của nội quy quản lý tòa nhà văn phòng
2.1. Mục đích chung
Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng được công khai và thông báo rõ ràng tới toàn bộ các cá nhân, tổ chức thuê – sử dụng mặt bằng và khách hàng ra vào tòa nhà. Qua đó, giúp cán bộ nhân viên, khách hàng và nhà thầu đến làm việc nắm được các quy định chung và tuân thủ nội quy khi sử dụng tòa nhà. Điều này cũng giúp quá trình vận hành tòa nhà văn phòng diễn ra có quy củ, nhất quán ngay từ đầu.
Bên cạnh đó, nội quy quản lý còn giúp đảm bảo lợi ích của các cá nhân – tổ chức sử dụng và chủ đầu tư, đảm bảo an toàn về người và tài sản trong quá trình khai thác tòa nhà văn phòng. Từ đó, hướng tới xây dựng được một môi trường văn minh, an toàn, kỷ luật, cùng nhau phát triển lâu dài và bền vững trong tòa nhà.
2.2. Mục đích riêng
Đối với cá nhân và doanh nghiệp thuê mặt bằng tòa nhà văn phòng, nội quy tòa nhà không chỉ giúp đảm bảo an toàn về tính mạng, tài sản mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc nghiêm túc. Qua đó, giúp mọi người có một môi trường làm việc lành mạnh, an toàn. Đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp, khẳng định vị thế của doanh nghiệp trong lòng đối tác, khách hàng khi ghé thăm văn phòng.
Đối với cơ quan quản lý tòa nhà văn phòng, chủ đầu tư, hệ thống nội quy quản lý có vai trò cực kỳ quan trọng. Các quy định này không chỉ giúp các hoạt động vận hành được triển khai đúng hướng mà còn là thước đo để tham chiếu phân chia và truy cứu trách nhiệm khi xảy ra các sai phạm trong quá trình quản lý.
3. Mẫu tham khảo nội quy quản lý tòa nhà văn phòng
Để các chủ đầu tư cũng như đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng có hình dung cụ thể nhất thì PSA đã tổng hợp lại một số mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng mới nhất như sau:
3.1. Nội quy về hoạt động trong phạm vi tòa nhà
Các hoạt động của toàn bộ các cá nhân tổ chức ra vào tòa nhà cần tuân theo các quy định sau:
Đối với cán bộ nhân viên làm việc tại Tòa nhà
- Các cán bộ viên chức phải đeo thẻ CBNV khi ra vào cũng như trong giờ làm việc. Vào các khung giờ ngoài giờ làm việc, CBNV khi ra vào cần xuất trình thẻ và đăng ký qua bộ phận bảo vệ tòa nhà.
- CBNV có trách nhiệm giữ gìn, sắp xếp các trang thiết bị và tài liệu trong phòng làm việc gọn gàng, đúng chỗ. Nhằm tạo môi trường làm việc văn minh, không gây ảnh hưởng đến các hoạt động khác
- Sử dụng các tài sản, máy móc, khu vực không gian chung của tòa nhà đúng mục đích và công năng. Trong trường hợp vận chuyển trang thiết bị ra vào hoặc tổ chức các hoạt động tập thể, cần đăng ký trước và tuân theo sự hướng dẫn của nhân viên bảo vệ/ nhân viên ban quản lý tòa nhà.
- Tuân thủ các quy định phòng cháy chữa cháy. Cần lập tức báo cáo tới ban quản lý tòa nhà các phát sinh, hỏng hóc liên quan đến tài sản chung của tòa nhà ngay khi phát hiện.
Cách hành vi bị cấm
- Thực hiện các hoạt động tai tệ nạn xã hội (nghiện hút, đánh bạc, mại dâm, tàng trữ chất cấm, chất nổ, các hoạt động mê tín dị đoan…) trong phạm vi tòa nhà.
- Hút thuốc lá tại các khu vực cấm. Không sử dụng đồ uống có cồn trừ các trường hợp được phép như liên hoan, hội họp…
- Tổ chức các hoạt động kinh doanh, buôn bán, thương mại bất hợp pháp trong tòa nhà.
- Các hành vi khiếm nhã như tụ tập đông người, khạc nhổ, xả rác bừa bãi, gây tiếng ồn, phá hoại tài sản chung hoặc kết cấu của tòa nhà….
Nội quy với khách hàng đến liên hệ công tác
- Cần xuất trình giấy tờ tùy thân và đăng ký nhận thẻ khách tại khu vực quầy lễ tân để ra vào tòa nhà. Trước khi ra về, phải trả lại thẻ khách và nhận lại giấy tờ tùy thân.
- Không thực hiện các hoạt động, hành vi bị cấm trong tòa nhà.
- Không được tự do đi lại tại các khu vực không phận sự hoặc ngoài khu vực của đơn vị đăng ký đến làm việc.
Nội quy đối với các nhà thầu, đơn vị bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hành tại tòa nhà
- Cần xuất trình đầy đủ hồ sơ xin phép và đăng ký với ban quản lý tòa nhà trước khi thực hiện các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hành tại tòa nhà.
- Nhân viên của nhà thầu phải đeo thẻ nhà thầu (được cấp khi đăng ký) khi ra vào tòa nhà và trong suốt quá trình làm việc.
- Các hoạt động gây ảnh hưởng đến môi trường làm việc như khoan, đục, hàn, sơn… bắt buộc phải thực hiện ngoài giờ hành chính.
- Các hoạt động thô như cắt đá, sắt thép… phải thực hiện bên ngoài tòa nhà sau đó mới được chuyển vào nhà để hoàn thiện.
- Nhà thầu phải tuân thủ các quy định chung về phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo an toàn tài sản chung của tòa nhà.
- Không được thực hiện các hành vi cấm theo quy định chung.
Nội quy khi sử dụng thang máy
- Tuân thủ theo bảng hướng dẫn sử dụng thang máy gắn trong buồng thang và nhân viên hướng dẫn sử dụng nếu có.
- Không vứt rác, bôi bẩn, hút thuốc… trong thang máy. Lịch sự văn minh khi sử dụng thang.
- Khi vận chuyển thực phẩm tươi sống hoặc có mùi cần được bọc và cất vào thùng có nắp đậy, phải vận chuyển trước 7h hàng ngày.
- Tất cả các nhà thầu khi thi công chỉ được đi lại và vận chuyển đồ đạc bằng thang hàng chuyên dụng.
3.2. Nội quy về phòng cháy chữa cháy
Nhằm đảm bảo an toàn tính mạng con người và tài sản, tất cả các cá nhân tổ chức, khi ra vào, sử dụng tòa nhà văn phòng có trách nhiệm và nghĩa vụ tuyệt đối phải tuân theo các nội quy về phòng cháy chữa cháy.
- CBNV phải tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về phòng cháy chữa cháy do Ban quản lý tòa nhà văn phòng tổ chức
- Nghiêm cấm hút thuốc lá, tàng trữ và sử dụng các chất cháy nổ tại các khu vực có biển cấm hoặc gần nơi để ô tô, xe máy, nhà kho, bếp ăn… Trường hợp cần thiết phải sử dụng các vật dễ cháy nổ cần khai báo, đăng ký, tuân thủ hướng dẫn của Ban quản lý tòa nhà và chuẩn bị đầy đủ các điều kiện để phòng khi sự cố xảy ra.
- Không dùng dây cắm trực tiếp vào ổ điện, cũng như không để các vật gần cầu dao, bảng điện và đường dây điện.
- Không để các chướng ngại vật trên lối đi và thang thoát hiểm.
- Khi ra về phải tắt toàn bộ các thiết bị điện và khóa cửa để đảm bảo an toàn
- Khi phát hiện có cháy nổ, cần lập tức hô to cảnh báo người xung quanh để kịp thời di chuyển đến nơi an toàn. Đồng thời cần kích hoạt hệ thống báo cháy khẩn cấp bằng cách nhấn chuông báo cháy hoặc đập vỡ kính hộp báo cháy…
3.3. Nội quy đối với công tác bảo vệ
Đội ngũ nhân viên bảo vệ công tác tại tòa nhà cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định sau:
Nội quy về tác phong nhân viên bảo vệ khi làm việc trong tòa nhà
- Không tổ chức uống bia rượu bia trong tòa nhà hoặc làm việc trong tình trạng không làm chủ được hành vi. Không tổ chức đánh bạc dưới bất kỳ hình thức nào, không làm việc riêng trong khi đang làm nhiệm vụ.
- Phải mặc đồng phục theo quy định của bộ phận bảo vệ.
- Luôn lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng CBNV và khách hàng ra vào làm việc tại tòa nhà. Đồng thời, luôn đoàn kết hỗ trợ đồng nghiệp.
- Luôn bình tĩnh, tỉnh táo và khôn khéo giải quyết trong mọi tình huống (trộm cắp, lừa đảo, uy hiếp…)
Trách nhiệm của nhân viên bảo vệ
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho người, tài sản cũng như nghiêm túc thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy theo quy định của tòa nhà và pháp luật.
- Cùng với bộ phận lễ tân kiểm soát người và điều phối phương tiện ra vào tòa nhà. Đồng thời hướng dẫn khách, nhà thầu thi công… đến đăng ký làm việc với bộ phận phụ trách tương ứng.
- Trông coi, sắp xếp các phương tiện của các cá nhân tổ chức khi ra vào tòa nhà. Trong trường hợp xảy ra mất mát (trường hợp có vé xe) phải lập biên bản và hoàn toàn chịu trách nhiệm theo thỏa thuận của hai bên, đồng thời báo cho bộ phận phụ trách để giải quyết.
- Tuần tra, kiểm soát việc khóa cửa, các thiết bị điện, vệ sinh, các hoạt động trong phạm vi chung của tòa nhà… Khi phát hiện các sự cố như rò rỉ, tiếng ồn, mất an ninh trật tự… cần lập tức thông báo tới chỉ huy, các bộ phận liên quan, ban quản lý tòa nhà hoặc các đường dây nóng để kịp thời giải quyết.
- Có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ cung cấp thông tin cho các đơn vị pháp luật để giải quyết các sự cố xảy ra.
Quyền hạn của Bộ phận bảo vệ tòa nhà
- Nhắc nhở, hướng dẫn những người vi phạm hoặc chưa nắm rõ quy định của tòa nhà.
- Kiểm tra giám sát hoạt động của các nhà thầu thi công, đảm bảo các đơn vị này thực hiện đúng thông tin đăng ký.
- Có quyền tạm dừng các hoạt động, lập biên bản, tạm giữ tại hiện trường người, phương tiện, vật dụng liên quan khi phát hiện các hoạt động sai phạm pháp luật, nội quy của tòa nhà. Trường hợp nghiêm trọng phải báo với cơ quan công an trên địa bàn để giải quyết
- Có quyền ngăn cản, không đón tiếp những người không tỉnh táo, cố tình gây rối, bán hàng rong, mang vũ khí… hoặc không có mục đích rõ ràng minh bạch khi ra vào tòa nhà.
3.4. Nội quy về việc gửi xe tại tòa nhà
Toàn bộ phương tiện của các cá nhân, tổ chức khi ra vào tòa nhà cần phải được tuân thủ các quy định như sau:
Quy định chung
- Phải dừng đỗ, để đúng nơi quy định theo biển báo và hướng dẫn của nhân viên bảo vệ. CBNV làm việc trong tòa nhà bắt buộc phải đăng ký biển kiểm soát với ban quản lý tòa nhà. Trường hợp thay đổi phương tiện, cần phải thông báo và đăng ký lại.
- Không được sửa chữa xe trong hầm, không gây tiếng ồn (bóp còi, rú ga), không chạy quá tốc độ quy định của khu vực để xe
- Chủ phương tiện phải nhận vé xe khi vào và trả trước khi ra khỏi bãi đỗ xe. Trường hợp làm mất vé phải xuất trình các giấy tờ liên quan, lập biên bản và thực hiện bồi thường theo quy định của ban quản lý tòa nhà.
- Chủ phương tiện tự bảo quản tư trang cá nhân tại phương tiện (mũ nón, quần áo…)
- Ban quản lý tòa nhà không chịu trách nhiệm đối với các hư hỏng, tai nạn khi người gửi không cất giữ phương tiện đúng quy định hoặc các trường hợp mất xe không có vé.
Quy định với xe gắn máy và ô tô
- CBNV làm việc tại tòa nhà để xe đúng nơi quy định.
- Xe của khách hàng khi ra vào cần đăng ký thông tin, lấy vé và dùng đỗ, để tại đúng vị trí theo sự hướng dẫn của đội ngũ bảo vệ.
3.5. Quy định về việc quản lý và sử dụng chìa khoá dự phòng
Chìa khóa dự phòng được chuẩn bị sẵn đề phòng các trường hợp phát sinh. Để đảm bảo an ninh, an toàn cho tòa nhà, các cá nhân tổ chức bộ phận liên quan cần phải tuân thủ các quy định sau:
- Các cá nhân/ phòng ban/ tổ chức cần đăng ký thông tin người được phân công chịu trách nhiệm chìa khóa dự phòng với ban quản lý tòa nhà (tối đa 2 người). Trong trường hợp thay đổi phải thông báo lại, chỉ người được phân công mới có quyền yêu cầu mở cửa phòng làm việc.
- Người yêu cầu mở cửa phòng có trách nhiệm ký xác nhận thời gian, lý do sử dụng chìa khóa dự phòng và phải bàn giao lại chìa khóa sau khi sử dụng cho ban quản lý tòa nhà.
- Ban quản lý tòa nhà phải kiểm soát, theo dõi thời gian, mục đích sử dụng của các trường hợp sử dụng chìa khóa dự phòng.
3.5. Nội quy việc sử dụng khu vực công cộng
Nhằm hướng tới môi trường làm việc văn minh, sạch đẹp, an toàn cho sức khỏe cộng đồng, các cá nhân tổ chức cần phải nghiêm túc thực hiện các nội quy sử dụng khu vực công cộng trong tòa nhà.
- Không được nấu ăn, hút thuốc tại các khu vực cấm của tòa nhà.
- Không tổ chức các hoạt động mua bán, chiếm dụng hành lang khu vực công cộng trong phạm vi tòa nhà.
- Khi vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu cồng kềnh phải có biện pháp để tránh làm hư hỏng, mất vệ sinh chung không gian công cộng. Rác thải phải được vận chuyển và để đúng nơi quy định, tuyệt đối không để bừa bãi tại các không gian chung như hành lang, cầu thang…
- Không tự ý đầu nối nguồn điện, nước từ các khu vực công cộng
4. Những lưu ý khi xây dựng nội quy
Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng cần được thiết lập và tuân thủ xuyên suốt trong quá trình vận hành, khai thác sử dụng tòa nhà văn phong. Vì vậy, để đảm bảo các hoạt động quản lý vận hành trong tòa nhà diễn ra một cách thống nhất, rõ ràng, ban quản lý tòa nhà cần xây dựng một bảng nội quy chuẩn ngay từ đầu. Dưới đây là một số lưu ý để công tác này diễn ra một cách chính xác và nhất quán.
4.1. Lưu ý về yêu cầu đối với người xây dựng nội quy
Bảng nội quy quản lý tòa nhà văn phòng được xây dựng và phải được giám đốc ban quản lý thông qua, chịu trách nhiệm và phân công cho từng bộ phận và cá nhân phụ trách phù hợp.
Người xây dựng nội quy phải có chứng chỉ vận hành tòa nhà được cấp bởi bộ xây dựng. Đồng thời người này phải nắm rõ các quy định về pháp luật cũng như các quy định về an ninh phòng cháy chữa cháy của nhà nước cũng như phải khách quan, minh bạch, công bằng, luôn tôn trọng tính mạng, tài sản của các cá nhân tổ chức khi tham gia vào quá trình hoạt động của tòa nhà.
4.2. Lưu ý về tiêu chí xây dựng nội quy chuẩn
Các nội quy quản lý tòa nhà văn phòng cần phải:
- Công bằng, văn minh, rõ ràng, nêu rõ quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ đối với mọi cá nhân bộ phận tham gia vào quá trình quản lý cũng như các cá nhân tổ chức khi tham gia khai thác sử dụng tòa nhà văn phòng.
- Các quy định phải ưu tiên tập trung vào bảo vệ tính mạng con người hàng đầu sau đó là đảm bảo các yếu tố tài sản, hệ thống cơ sở vật chất, vệ sinh môi trường…
4.3. Lưu ý về sửa đổi nội quy
Nội quy quản lý tòa nhà có thể thay đổi tùy vào tình trạng, mục đích khi tòa nhà đi vào vận hành, khai thác. Tuy nhiên, sau khi sửa đổi nội quy, ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm phải thông báo đến toàn bộ các cá nhân tổ chức và các bộ phận khác trong tòa nhà bằng văn bản, email và dán nội quy tại các vị trí bảng tin công khai.
5. Làm thế nào để đảm bảo nội quy được thực hiện hiệu quả?
Để đảm bảo nội quy được thực hiện hiệu quả, cần thường xuyên tổ chức các hoạt động truyền thông, tập huấn để toàn bộ các cá nhân, bộ phận, tổ chức đều nắm được thông tin, hiểu rõ và nghiêm túc thực hiện các quy định của nội quy quản lý tòa nhà văn phòng.
Đồng thời, ban quản lý tòa nhà cũng cần bố trí, sắp xếp lực lượng bảo vệ thường xuyên đi tuần tra, giám sát các hoạt động, kịp thời phát hiện, nhắc nhở và xử lý các sai phạm.
Xem thêm:>> https://buildingcare.biz/phan-mem-tien-ich-chung-cu-building-care/
