Quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Quy trình vận hành Hiệu Quả

Hiện nay, nhiều tòa nhà được xây dựng và hoạt động dành riêng cho các công ty doanh nghiệp, văn phòng thuê để làm việc nên tập trung một lượng lớn người tại tòa nhà. Vấn đề quản lý, vận hành tòa nhà trở nên cần thiết để các công ty, văn phòng hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất. Vậy, quản lý tòa nhà văn phòng là gì? và thực hiện những công việc gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng là một bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, vận hành mọi hoạt động, không gian làm việc của các doanh nghiệp đảm bảo cho các doanh nghiệp hoạt động ổn định và an toàn nhất. Cụ thể đơn vị này sẽ kiểm soát không gian làm việc, hệ thống điện nước, điều hòa, hệ thống hầm gửi xe, dịch vụ vệ sinh, hệ thống an ninh tòa nhà,…

Đơn vị này có vai trò cực kỳ quan trọng, mang đến một hình ảnh chuyên nghiệp và tăng giá trị cho tòa nhà. Chất lượng quản lý văn phòng là yếu tố quyết định việc định giá giá trị tòa nhà cũng như thu hút khách hàng thuê.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi thuê văn phòng tại các tòa nhà sẽ tìm hiểu về vị trí , giá và đơn vị chủ đầu tư thì đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cũng là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hiện nay.

Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng thực hiện những công việc gì?

* Quản lý nhân sự

Bộ phận quản lý tòa nhà gồm nhiều nhân sự khác nhau phụ trách những mảng công việc khác nhau để đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách thuê văn phòng. Việc quản lý nhân sự chính là trách nhiệm của bộ phận quản lý, đây là đơn vị sẽ giám sát toàn bộ nhân viên như lễ tân, nhân viên điều hành, bảo vệ, nhân viên vệ sinh,…đảm bảo hoàn thành mọi công việc và đảm bảo những tiêu chuẩn đề ra.

* Quản lý tài chính

Đơn vị vận hành tòa nhà văn phòng sẽ làm việc tực tiếp với khách thuê nên có trách nhiệm giải quyết các vấn đề về tài chính, chi phí thuê văn phòng. Vì vậy, đơn vị quản lý phải có quy trình làm việc, phải minh bạch trong quản lý tài chính đây là yếu tố tạo nên sự chuyên nghiệp cho đơn vị quản lý và tạo được niềm tin cho khách thuê.

* Chăm sóc khách hàng

Đây là bộ phận sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, giải quyết mọi thắc mắc, như cầu của khách thuê văn phòng một cách tinh tế. Đem lại sự hài lòng cho khách hàng là nhiệm vụ tiên quyết giúp làm tăng uy tín của đơn vị quản lý.

* Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà

Một tòa nhà (tòa nhà cao tầng) muốn hoạt động ổn định cần vận hành cấc kỹ thuật hạ tầng như: hệ thống thông gió, hệ thống điện – nước, hệ thống điều hòa, hệ thống mạng internet, hệ thống camera giám sát,… Việc vận hành kỹ thuật, lên lịch bảo trì, bảo dưỡng hay sửa chữa sẽ đơn vị quản lý tòa nhà chịu trách nhiệm. Đảm bảo vận hành kỹ thuật hệ thống tòa nhà tốt góp phần vào việc hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cũng đảm bảo và hiệu quả công việc được tăng cao.

Xem thêm bài viết:>> Danh sách công ty quản lý tòa nhà tại Hà Nội

* Đảm bảo dịch vụ vệ sinh

Đảm bảo công tác vệ sinh chung của toàn bộ tòa nhà là việc làm hết sức quan trọng. Đội ngũ dọn vệ sinh phải đảm bảo vệ sinh của các khu vực như sảnh lễ tân, các hành lang chung giữa các doanh nghiệp khác nhau, các tầng khác nhau, khu vệ sinh công cộng,… Vệ sinh sạch sẽ các không gian làm việc, sự hài lòng của khách hàng sẽ tăng cao và tăng sự uy tín cửa đơn vị vận hành tòa nhà.

* Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà

Một tòa nhà văn phòng là nơi tập trung số lượng người làm việc tương đối lớn và luôn phải đón tiếp các khách ra vào tòa nhà để giao dịch với các doanh nghiệp đòi hỏi công tác an ninh phải được đảm bảo trong suốt thời gian công sở làm việc. Các hệ thống camera giám sát phải hoạt động ổn định, nhân viên an ninh với nghiệp vụ tốt sẽ góp phần vào việc đảm bảo hoạt động của tòa nhà được ổn định và an toàn nhất.

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng tính như thế nào?

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng được tính theo m². Phí quản lý tòa nhà văn phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau:

• Quy mô của tòa nhà: tòa nhà có quy mô càng lớn, càng nhiều tầng thì cần có nhiều hệ thống kỹ thuật và dịch vụ hơn. Do đó, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng cao, nhiều tầng sẽ cao hơn các tòa nhà có quy mô nhỏ và ít tầng.
• Nhu cầu sử dụng dịch vụ: Phí quản lý vận hành gồm có 2 loại (phí bắt buộc và phí không bắt buộc).
  • Phí bắt buộc gồm (phí bảo trì điện nước, thang máy,…)
  • Phí không bắt buộc (phí dịch vụ ngoài giờ, phí nước uống,…)

Các doanh nghiệp thuê mặt bằng tòa nhà văn phòng với nhu cầu khác nhau sẽ có mức phí quản lý khác nhau.

• Diện tích thuê văn phòng: văn phòng có diện tích lớn thì phí quản lý sẽ càng cao. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tính toán diện tích phù hợp với nhu cầu để giảm thiểu chi phí quản lý tòa nhà.

Bí kíp quản lý văn phòng hiệu quả cần biết!

Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳ

Tòa nhà văn phòng nếu không được đảm bảo về cơ sở vật chất sẽ làm giảm sức hút đối với khách hàng. Do đó, chủ đầu tư cần bảo trì thường xuyên để phát hiện và kịp thời xử lý các hỏng hóc nhằm giảm bớt các tổn thất của tòa nhà.

Chất lượng tòa nhà tốt sẽ nâng cao giá trị của tòa nhà và thu hút nhiều khách hàng hơn. Do đó, chủ đầu tư nên thực hiện việc bảo trì theo định kỳ:

• Định kỳ 1 tháng 1 lần: bảo trì hệ thống điện, nước, thông gió,…
• Định kỳ 3 tháng 1 lần: chăm sóc cây cảnh, cảnh quan tòa nhà
• Định kỳ 1 năm 1 lần:  xử lý các vết nứt trên tường, sàn,…

2. Hiểu, nắm rõ thông tin trên hợp đồng cho thuê

Ban quản lý tòa nhà cần hiểu rõ để hỗ trợ chủ đầu tư thực hiện tốt các cam kết. Đặc biệt, ban quản lý tòa nhà cũng đóng vai trò quan trọng trong hạn chế các tranh chấp giữa khách hàng và chủ đầu tư. Một ban quản lý chuyên nghiệp góp phần đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa chủ đầu tư và khách hàng.

Xem thêm: Phân biệt sự khác nhau giữa quản lý chung cư và văn phòng

3. Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoài

Một trong cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả là nắm rõ dự án từ trong ra ngoài. Không chỉ chủ đầu tư mà ban quản lý cũng cần tìm hiểu nhu cầu và các yếu tố mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng từ đó hoàn thiện tòa nhà hơn.

Ngoài ra, chủ đầu tư và ban quản lý kiểm tra, chụp hình hiện trạng văn phòng. Sau đó lập biên bản bàn giao hiện trạng trước khi bàn giao cho khách. Biên bản giúp chủ đầu tư nắm rõ bất động sản của mình, vừa giúp khách có ý thức giữ gìn cơ sở vật chất hơn khi thuê văn phòng.

4. Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê

Một cách quản lý tòa nhà hiệu quả là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Ban quản lý tòa nhà văn phòng nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng để đảm bảo mọi thứ được hoạt động ổn định, đồng thời xử lý các vấn đề mà khách chưa hài lòng. Giao tiếp và trao đổi sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách và hình ảnh đẹp cho đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tư.

Tham khảo: Ban quản lý tòa nhà – Chức năng, nhiệm vụ bạn NÊN biết!

5. Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà

Thường xuyên nâng cấp và tiện ích văn phòng là cách quản lý văn phòng hiệu quả. Hoạt động lâu dài sẽ cải thiện chất lượng cơ sở vật chất, nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Nhờ đó mà chủ đầu tư có thể cho thuê với mức phí cao hơn. Hơn nữa, chủ đầu tư có cơ hội gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng, góp phần tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của tòa nhà.

6. Lưu trữ thông tin quan trọng của người thuê

Chủ đầu tư cần đặc biệt chú ý đến các thông tin quan trọng của người thuê và tòa nhà trong quá trình quản lý tòa nhà văn phòng.

• Lưu trữ thông tin về người thuê: đây là các giấy tờ quan trọng, căn cứ để pháp luật bảo vệ và xử lý các vấn đề phát sinh. Vì vậy, chủ đầu tư cần lưu trữ các thông tin cẩn thận, bảo mật.
• Lưu trữ các hóa đơn, biên lai: căn cứ để tính toán chi phí thuê hàng tháng của khách hàng, do đó chủ đầu tư cần công khai thông tin với người thuê và lưu trữ cẩn thận.
• Lưu trữ các báo cáo tài chính: các báo cáo tài chính sẽ giúp chủ đầu tư đánh giá được quá trình kinh doanh có hiệu quả không? Từ đó, nhà đầu tư sẽ có các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

7. Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợp

Chủ đầu tư có thể yêu cầu khách hàng thanh toán chi phí thuê theo chu kỳ từ 3 đến 6 tháng. Cách này sẽ giúp hai bên giảm bớt các thủ tục thanh toán và giúp chủ đầu tư có thêm kinh phí bảo trì tòa nhà định kỳ.

Ngoài ra, chủ đầu tư cần xây dựng các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng nhằm hạn chế các rủi ro khi thanh toán và nâng cao trách nhiệm của khách hàng.

Nếu bạn có nhu cầu trong việc quản lý tòa nhà văn phòng hoặc tìm hiểu về phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng có thể tìm hiểu về Phần mềm quản lý tòa nhà Building Care hoặc liên hệ trực tiếp số Hotline: 094.836.9191 để nhận được tư vấn trực tiếp từ chúng tôi. 

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

 

Kết luận

Với những kiến thức và chia sẻ trên đây hi vọng sẽ giúp các bạn hiểu được rõ hơn về nghiệp vụ quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Thực hiện những công việc gì? Quy trình như thế nào? Để tham khảo thêm những thông tin hữu ích hơn các bạn có thể xem thêm chuyên mục Cẩm nang tòa nhà của chúng tôi nhé. 

Nguồn: Theo Buildingcare.biz